Archiwum dokumentów

Większość dokumentów firmy muszą przechowywać całymi latami. Najdłużej akta pracownicze, bo aż 50 lat! Ale przepisy nakazują także trzymanie dowodów księgowych, list płac oraz dokumentacji technicznej. Co jednak zrobić z papierowym archiwum gdy firma upada lub brakuje jej miejsca na składowanie teczek?

W Polsce powstaje coraz więcej firm zajmujących się przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentów. Te bardziej wyspecjalizowane nie tylko przechowują akta, ale także zajmują się ich porządkowaniem, a także skanowaniem i udostępnianiem w wersji cyfrowej. To ciągle nisza rynkowa, która może być niezłym pomysłem na prowadzenie własnego biznesu.

Archiwizowanie nie dla każdego

W Polsce przechowywanie dokumentów w formie papierowej wciąż jest obowiązkowe. Czas ich przechowywania określają dokładnie przepisy i jest to uzależnione od rodzaju dokumentacji. W wielu firmach nie ma fizycznie miejsca na archiwizowanie tych danych. Problemem dla większych firm jest także konieczność utworzenia dodatkowego etatu archiwisty, który będzie miał nad całością pieczę. Niestety, nawet w przedsiębiorstwach, w których archiwum się znajduje, przeważnie jest ono bardzo zaniedbane – często znajduje się w piwnicy lub na strychu, a dokumentacja składowana jest w kartonach, do których nikt nie zaglądał od dziesięcioleci. Kurz, pajęczyny, a nierzadko mysie odchody, w takich warunkach muszą pracować osoby, które podejmują się uporządkowania dokumentacji w urzędach lub dużych przedsiębiortwach.

Właściwie w każdym dużym mieście znajduje się firma, która zajmuje się przechowywaniem papierowych dokumentów. Opłaty są pobierane w zależności od miejsca, jakie dokumenty zajmują na półce – płaci się od metra bieżącego. Jednak taki magazyn musi spełniać wiele warunków, by akta nie zostały zniszczone. „Papierowe dokumenty są bardzo wrażliwe na działanie czynników zewnętrznych, głównie na wahania temperatury oraz zbyt wysoką wilgotność powietrza. Trzeba więc zadbać, by nie uległy one zawilgoceniu, ponieważ wówczas bardzo szybko zaczyna się na nich rozwijać pleśń” – czytamy na stronie http://www.osuszacze.watersmile.pl/. W utrzymaniu stałej wilgotności pomagają osuszacze powietrza. Bardziej zaawansowane modele są właściwie bezobsługowe, po ustawieniu odpowiednich parametrów same się uruchomiają lub wyłączają, gdy zostaną przekroczone normy.

Digitalizacja danych

Pomimo obowiązku przechowywania dokumentów papierowych coraz większą popularnością cieszy się możliwość ich archiwizowania ich w formie cyfrowej. Cyfrowe dokumenty bardzo ułatwiają pracę w księgowości i kadrach, ponieważ nie trzeba za każdym razem przeglądać starych list płac czy akt w zakurzonych teczkach.

Wiele firm archiwistycznych zajmuje się wyłącznie katalogowaniem i skanowaniem dokumentów, a następnie udostępnianiem ich zlecającemu przedsiębiorcy. Zainteresowanie tym biznesem jest spore, bowiem nie trzeba mieć dostosowanego magazynu, wystarczy skaner, program do obróbki dokumentów, a także oprogramowanie do udostępniania zeskanowanych danych. Ceny są różne, najczęściej spotyka się stawkę około 200 zł za dokumenty, które by zajęły metr powierzchni na półce.