Organizacja przestrzeni biurowej

Kilka uwag o tym, jak można zorganizować przestrzeń biurową.

Biuro, a szerzej przestrzeń biurowa to pojemne określenie dla miejsca pracy, które podlega wielu wymogom. Okazuje się, że tylko niewielki procent firm spełnia wymogi ergonomii w zakresie urządzania miejsca pracy biurowej. Jednak z roku na rok tematem tym interesuje się coraz więcej właścicieli firm, którzy widzą potrzebę dostosowania biur, nie bacząc na koszty. Wiedzą jakie efekty przyniesie poprawa komfortu pracy w biurze i przede wszystkim mają świadomość, jak bardzo komfort ten wpływa na ich efektywność.

Oprócz świadomości, jak istotne są elementy takie jak fotele biurowe, wolna przestrzeń wokół stanowiska pracy, podnóżek czy odpowiednia wielkość biurka oraz odległość od monitora, nie bez znaczenia jest również sama obecność innych pracowników i dostosowanie biura tak, aby nawet w przypadku, kiedy na jednej hali pracuje ich wielu, każdy z nich posiadał własne miejsce, w którym spokojnie może wykonywać swoje obowiązki.

Obecnie stosuje się wiele rodzajów aranżacji przestrzeni biurowej, ale najbardziej popularne, czyli najczęściej widoczne w polskich firmach są trzy:

• open space

• call center

• hot desking

Przestrzeń biurowa open space

Jak sama nazwa wskazuje, open space to otwarta przestrzeń, a więc koncepcja, które szerzej wprowadzana została do Polski już kilkanaście lat temu. Oczywiście jak w każdym wypadku, również tutaj znajdą się zarówno przeciwnicy jak i zwolennicy tego typu rozwiązania. Choć open space charakteryzuje przede wszystkim obniżenie kosztów utrzymania biura, to ani w Polsce ani w Europie nie jest to rozwiązanie, które zostało w pełni zaakceptowane i w pełni spełniałoby wszelkie konieczne standardy.

Poza obniżonymi kosztami, opcja open space charakteryzuje się również innymi pozytywnymi cechami:

• duża łatwość przekształcania

• bardzo dobra komunikacja między pracownikami

• możliwość dostosowywania biura do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa

Niestety istnieje również wiele elementów negatywnych, takich jak na przykład niepokój związany z możliwością dostawiania kolejnych biurek co bywa związane z chęcią jeszcze większej oszczędności albo ogromny hałas spowodowany ogromną ilością ludzi pracujących w tym samym miejscu. Oczywiście by ograniczyć hałas czy zapewnić prywatność buduje się specjalne ścianki działowe, ale to i tak nie rozwiązuje wszystkich problemów.

Aranżacja Open Space nie jest oczywiście niemożliwa do spełnienia i negatywna w każdym wypadku, ale wymaga wielu starań ze strony projektantów i szefów.

Przestrzeń biurowa call center

Call center to drugi bardzo specyficzny rodzaj biura, który skupia się na realizacji rutynowych zada związanych z wyszukiwaniem i dostarczaniem informacji. Zazwyczaj pracownicy obsługują dwa urządzenia – komputer i telefon, co znacząco sprzyja minimalizacji powierzchni biurowej, która może zostać przeznaczona na inne elementy (na przykład drukarki, szafy czy skanery).

Jako, że praca tego typu nie wymaga wstawania od stanowiska, niekiedy zdarza się sytuacja wręcz absurdalnej minimalizacji – odległość między stanowiskami jest minimalnie mała. Bardzo dobrym przykładem takich biur są centra obsługi klientów, centra informacyjne czy działy zamówień.

Przestrzeń biurowa hot desking

To przeciwieństwo wspomnianego wcześniej call center – tutaj istnieje nastawienie na wykonywanie większości prac poza biurem. Pracownicy tak naprawdę tylko odwiedzają macierzyste biuro, a większość czasu spędzają w terenie, dlatego grafik ich prac jest ustalany tak, aby uniknąć ewentualnego, nawet chwilowego zbyt dużego zagęszczenia pomieszczeń. W takim wypadku z jednego stanowiska pracy może korzystać kilka osób. Takie biuro wykorzystywane jest na przykład do prac doradców ubezpieczeniowych czy handlowców.

Artykuł powstał we współpracy ze sklepem ergo-fotel.pl.