Co należy do codziennych zadań osoby odpowiedzialnej za monitoring floty? Sprawdzamy

Osobą, która zazwyczaj odpowiada za monitoring floty z użyciem systemu bazującego na GPS, jest dyspozytor. Pojawienie się monitoringu GPS znacznie ułatwiło jego codzienną pracę i pozwoliło na zwiększenie efektywności. Czym zajmują się dyspozytorzy w firmach korzystających z floty pojazdów?

Ustalanie harmonogramów

Pierwszą czynnością dyspozytora powinno być stworzenie planu dnia – dokąd w danym dniu auto ma dotrzeć, na kiedy planowane są przerwy dla kierowcy, o której godzinie auto powinno znaleźć się w ruchu, kiedy zatankować, przyjąć lub oddać ładunek. Harmonogram nie musi być bardzo szczegółowy – nie wszystkie sytuacje na drodze da się przewidzieć, dlatego stworzony plan powinien posiadać margines akceptowalnego błędu i dawać w pewnym stopniu wolną rękę kierowcy. Monitoring floty polega przede wszystkim na reagowaniu na odstępstwa od harmonogramu. Jeśli plan zostanie przygotowany w sposób rzetelny i na drodze nie zaistnieją żadne nieprzewidziane okoliczności, praca dyspozytora jest spokojna i przebiega bez problemów.

Reagowanie na odstępstwa od harmonogramu

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku anomalii. Niektóre systemy monitoringowe samodzielnie wykrywają odstępstwa od normy, przekazując dyspozytorowi odpowiednie informacje – taki schemat działania jest bardzo skuteczny i pozwala jednej osobie zarządzać w czasie rzeczywistym nawet kilkudziesięcioma autami. W przypadku odstępstwa, np. nieautoryzowanej zmiany trasy, dyspozytor kontaktuje się z kierowcą telefonicznie i ustala przyczynę tej zmiany. Brak kontaktu może oznaczać kradzież pojazdu wraz z ładunkiem i jeśli po kilku próbach do kierowcy nadal nie będzie można się dodzwonić, a wskazania GPS pokażą, że auto cały czas jest w ruchu, stanowi to wystarczającą przesłankę do wysłania zgłoszenia na policję. Dyspozytor monitorujący pozycję pojazdu może przyczynić się do powodzenia pościgu podając położenie lub przewidywany cel złodzieja. W wielu przypadkach okazuje się jednak, że problem wynika z pomyłki kierowcy lub tego, że na drodze był korek.

Monitoring floty – rozliczanie kierowców i paliwa

Systemy monitoringu floty to nie tylko sposób na zapewnienie pojazdom bezpieczeństwa, ale również doskonałe narzędzie do prowadzenia statystyk. Dane uzyskiwane z GPS są gromadzone i przetwarzane automatycznie, dzięki czemu ustalenie efektywności danego kierowcy lub porównanie ilości paliwa, jakie zużył z ilością, jakiej potrzebował, sprowadza się do kilku kliknięć myszką. Obowiązkiem dyspozytora jest między innymi ustalenie, którzy spośród kierowców zasługują na premię, a którym należy się ostrzeżenie lub nawet wymówienie. Dyspozytor musi się również konsultować z kadrą kierowniczą ustalającą szczegółową strategię firmy – pomaga stwierdzić opłacalność lub nieopłacalność danego kursu i wychwytuje problemy, które często pojawiają się na poszczególnych trasach.

Jeśli wszystko idzie zgodnie z planem, praca dyspozytora floty jest lekka, łatwa i przyjemna. W praktyce jednak odstępstwa od harmonogramu zdarzają się bardzo często i trzeba na nie reagować szybko i adekwatnie do sytuacji.