Ile czasu niepubliczna szkoła specjalna o uprawnieniach szkoły publicznej powinna przechowywać dokumentację: dzienniki zajęć, dzienniki specjalistów, dziennik zajęć dodatkowych, oceny opisowe dziecka, dokumentację związaną z nadzorem pedagogicznym (arkusze obserwacji, dokumentacja ewaluacji wewnętrznej)?
Dokumentacja przebiegu nauczania powinna być przechowywana przez cały okres funkcjonowania szkoły.
W pierwszej kolejności należy odnieść się do przepisów ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 217 ze zm.). Zgodnie z art. 5 ust. 1 tej ustawy dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne, a następnie:
Przepis ten ma zastosowanie do samorządowych jednostek organizacyjnych, czyli samorządowych szkół, nie ma natomiast zastosowania do szkół niesamorządowych. Nie ma więc przepisów wskazujących wprost okresy przechowywania dokumentacji przebiegu nauczania w niepublicznych szkołach, jak również nie ma regulacji nakazujących tworzenie w tych szkołach jednolitych rzeczowych wykazów akt.
Warto tu natomiast odwołać się do regulacji dotyczących postępowania w razie likwidacji szkoły, one bowiem pośrednio wskazują okresy przechowywania dokumentów. W przypadku szkół publicznych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego zastosowanie ma art. 89 ust. 6 Prawa oświatowego, zgodnie z którym dokumentację zlikwidowanej szkoły publicznej przekazuje się organowi prowadzącemu szkołę, z wyjątkiem dokumentacji przebiegu nauczania, którą przekazuje się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji.
Dokumentacja przebiegu nauczania musi zostać przekazana kuratorowi z istotnej przyczyny – w razie zagubienia przykładowo świadectwa szkolnego promocyjnego, świadectwa ukończenia szkoły i świadectwa dojrzałości to właśnie kurator oświaty jest właściwy do wydania duplikatu takiego dokumentu, zgodnie z § 22 ust. 9 Ministra Edukacji Narodowej z 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych. Duplikat wydaje się na druku według wzoru obowiązującego w dniu wydania oryginału świadectwa, dyplomu lub zaświadczenia.
Istotny jest również art. 172 ust. 5 Prawa oświatowego. Zgodnie z tą regulacją dokumentację przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły przekazuje się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji. Przepis ten zatem wyraźnie nakazuje przekazanie kuratorowi dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły niepublicznej i w tym wypadku również kurator będzie właściwy do wydania duplikatów świadectw.
Całą dokumentację przebiegu nauczania, a nie tylko przykładowo świadectwa promocyjne, należy przekazać kuratorowi po likwidacji szkoły. To z kolei wskazuje, że nie ma ustalonej daty granicznej przechowywania dokumentów przez szkołę – powinny one być one przechowywane przez cały okres jej funkcjonowania, czyli w praktyce bezterminowo.
Dokumentację przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły przekazuje się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji.
Michał Łyszczarz
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego, współautor komentarza do ustawy o systemie oświaty, obecnie pracuje w Wydziale Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego, gdzie zajmuje się nadzorem nad samorządem terytorialnym.
Ekspert Portalu Oświatowego
www.PortalOswiatowy.pl
Za nieco ponad miesiąc, bo 9 czerwca, odbędą się wybory do Parlamentu Europejskiego. Z 13…
Celem naszej dzisiejszej, historycznej wędrówki jest miejsce trudno dostępne, ukryte w zaroślach i leśnych gąszczach,…
Na co dzień z narażeniem własnego życia walczą z żywiołami, ratują ludzkie życie i dobytek.…
W 2024 roku, podobnie jak w latach ubiegłych przypada 7 niedziel handlowych. W które niedziele…
Uroczyste obchody 233. rocznicy uchwalenia Konstytucji 3 Maja odbyły się na Rynku w Jaworznie. Przedstawiciele…
Mokasyny damskie to jeden z mocnych modowych trendów, które utrzymują się od wielu sezonów. Nic…