Potwierdzanie za zgodność z oryginałem dokumentów dołączanych do akt osobowych – jakie zasady po 1 stycznia 2019 r.?

Czy po zmianach wprowadzonych 1 stycznia 2019 r. kopie świadectw pracy z poprzednich zakładów, znajdujące się w części A akt osobowych, powinny być opieczętowane i podpisane „za zgodność z oryginałem”, czy wystarczy opis „kopia”?

Kopie dokumentów składanych do akt osobowych pracownika od dnia 1 stycznia 2019 r. muszą być potwierdzane za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub upoważnionego pracownika.

Od 1 stycznia 2019 r. weszły w życie nowe przepisy w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z nimi pracodawca, który przechowuje w aktach osobowych kopie lub odpisy dokumentów, które składa osoba ubiegająca się o zatrudnienia lub pracownik. Kopie dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną. Oznacza to, że takiego potwierdzenia nie może dokonać każdy pracownik, ale osoba, która jest umocowana do potwierdzania za zgodność z oryginałem. 

Upoważnienie konkretnego pracownika

Przepisy nie określają, w jaki sposób należy potwierdzić upoważnienie. Może to być więc upoważnienie imienne, wydane konkretnemu pracownikowi, ale również wpisanie w karcie zadań, o ile jest ona podpisywana przez pracodawcę, ewentualnie wskazanie może być dokonane w regulaminie organizacyjnym jednostki do danego stanowiska, jak np. do kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za sprawy kadrowe.

Praktycznym rozwiązaniem jest jednak wydanie upoważnienia konkretnym pracownikom tak, aby zapewnić ciągłość wykonywania tego zadania w przypadku nieobecności.

Odpis a kopia – są różnice

Należy w tym miejscu wskazać na różnice pomiędzy kopią a odpisem, które są mylone z uwagi na ich potoczną równoznaczność. Jednak przez kopię należy rozumieć dokładne odwzorowanie danego dokumentu, zarówno w zakresie treści, jak i układu graficznego.

Odpisem jest zaś odwzorowanie jedynie treści dokumentu, bez odzwierciedlenia grafiki (np. odpis świadectwa). Odpis jest więc dokumentem przepisanym, co obecnie rzadko jest stosowane ze względu na powszechność kserokopiarek czy skanerów.

Dla dokumentów zgromadzonych przed 2019 r. – stosujemy stare zasady

Odnośnie dokumentów w aktach osobowych, które zostały złożone przed dniem 1 stycznia 2019 r. obowiązują zasady wynikające z poprzednich przepisów, na mocy których nie było sformułowane wymaganie potwierdzanie kopii dokumentów za zgodność z oryginałem. Nie ma więc uzasadnienia do uzupełniania potwierdzenia na dokumentach zgromadzonych do dnia 31 grudnia 2018 r.

Podstawa prawna:

• § 5  rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369)

Maria Kucharska-Fiałkowska
Specjalista w zakresie zagadnień prawa pracy
w jednostkach sektora finansów publicznych
Ekspert Portalu Kadrowego