Jednym z obszarów, w których możliwość potwierdzania wszelkiego typu dokumentów podpisem elektronicznym okazuje się szczególnie przydatna, jest szeroko rozumiany biznes. Jako przedsiębiorca posiadający własny zestaw z certyfikatem kwalifikowanym, zyskujesz zupełnie nowe możliwości, oszczędzając jednocześnie czas i pieniądze. W jaki sposób?

E-podpis do sprawozdań dla KRS

Zgodnie z art. 19e ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym – w brzmieniu obowiązującym od 15 marca 2018 roku – wszystkie spółki zarejestrowane w KRS mają obowiązek składania sprawozdań finansowych za rok poprzedni, przygotowanych w formie elektronicznej i poświadczonych za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub też z użyciem profilu zaufanego na platformie ePUAP.

Rozwiązanie to jest wprawdzie o wiele łatwiejsze i wygodniejsze niż sposób tradycyjny, jednak niesie ze sobą pewne oczywiste wymagania. Jednym z nich jest posiadanie zestawu z certyfikatem kwalifikowanym. Składany za jego pomocą bezpieczny podpis elektroniczny to najprostsza metoda poświadczania dokumentacji elektronicznej, która dodatkowo ma bardzo wiele zastosowań. Zwłaszcza w biznesie i w kontaktach z administracją publiczną, która coraz częściej posługuje się tą właśnie formą dokumentacji, czego przykładem są choćby wprowadzone niedawno Jednolite Pliki Kontrolne.

Podpis elektroniczny dla JPK

W podobnym czasie, kiedy wprowadzono obowiązek składania sprawozdań dla KRS w formie elektronicznej, pojawiła się konieczność dla mikroprzedsiębiorców (więksi przedsiębiorcy musieli zmierzyć się z tym wyzwaniem już wcześniej) sporządzania i przesyłania do urzędów skarbowych Jednolitych Plików Kontrolnych, zwanych w skrócie JPK. Jednolite Pliki Kontrolne mają za zadanie szybkie wykrywanie wszelkich nieprawidłowości finansowych i jednocześnie zmotywowanie wszystkich przedsiębiorców do zachowywania należytego porządku w dokumentach potwierdzających przeprowadzane operacje gospodarcze.

Jedną z cech szczególnych JPK jest fakt, iż mogą być one przekazywane do określonego urzędu skarbowego online lub za pomocą nośnika danych, pod warunkiem jednak, że zostaną one uwiarygodnione bezpiecznym podpisem elektronicznym. Podpis taki można składać dzięki zestawom do kwalifikowanego podpisu elektronicznego Szafir od KIR, gwarantującym całkowite bezpieczeństwo i nadającym podpisywanym dokumentom pełnej wymaganej ważności.

ZUS i kwalifikowany podpis elektroniczny

Dysponując już własnym zestawem do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, nie musisz wcale ograniczać się w używaniu e-podpisu wyłącznie tam, gdzie jest to niezbędne. Istnieje cały szereg instytucji, które coraz chętniej korzystają z dokumentacji elektronicznej i przychylnie patrzą na przedsiębiorców korzystających z bezpiecznego podpisu elektronicznego. Jedną z takich instytucji jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych, czyli popularny ZUS. Wszystko, czego potrzebujesz do obsługi programu Płatnik – podpisywania deklaracji do ZUS – to otrzymany od KIR zestaw do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, w którym znajdują się:

• ważny co najmniej 1 rok (mogą być też 2 lata) certyfikat,
• specjalna karta kryptograficzna w wybranym formacie,
• czytnik odpowiedni dla wybranej karty.

Jeśli posiadasz tego typu zestaw, możesz swobodnie korzystać z dobrodziejstw dokumentacji elektronicznej nie tylko w kontaktach z ZUS, ale też z GIIF oraz wieloma urzędami.

Lista korzyści płynących z posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego rośnie z każdym rokiem.