Tłumaczenia dokumentów księgowych: czy każdy tłumacz przysięgły języka niemieckiego może się tego podjąć?

Tłumaczenia kojarzymy przede wszystkim z pismami urzędowymi, medycznymi, rzadziej prywatnymi i biznesowymi. Tymczasem to właśnie przedsiębiorstwa bardzo często korzystają z usług tłumaczeniowych, potrzebując ich do utrzymywania relacji z zagranicznymi kontrahentami, administracją państwową czy organami kontrolnymi. W Polsce szybko przybywa firm angażujących swój kapitał na niemieckim rynku, który jest wyjątkowo atrakcyjny dla rodzimych przedsiębiorców z uwagi na siłę tamtejszej gospodarki.

Praktycznie każda polska firma wchodząca do Niemiec prędzej czy później będzie potrzebować pomocy tłumacza przysięgłego języka niemieckiego, chociażby do wykonania tłumaczeń dokumentów księgowych. Jest to bardzo specyficzny rodzaj translacji, dlatego nie należy ich zlecać przypadkowemu tłumaczowi.

Kiedy wymagane jest posiadanie przetłumaczonych dokumentów księgowych?

Dokumenty przeznaczone do księgowania w działalności gospodarczej wymagają przetłumaczenia zawsze wtedy, gdy ma to zapobiec popełnieniu różnego rodzaju błędów. Pokażmy to na konkretnym przykładzie przedsiębiorstwa, które współpracuje z niemieckim kontrahentem. Oba podmioty wzajemnie wystawiają sobie faktury sprzedaży i oczywiście muszą je zaksięgować. Dokumenty są jednak sporządzane w rodzimym języku wystawcy – polskim i/lub niemieckim.

Załóżmy, że polski przedsiębiorca otrzymuje fakturę w języku niemieckim. Jej zaksięgowanie może być problematyczne dla księgowego, który nie zna języka naszych sąsiadów. To rodzi poważne ryzyko popełnienia różnego rodzaju błędów, a tym samym może skutkować np. nieuprawnionym pomniejszeniem kwoty należnego podatku. W analogicznej sytuacji może się znaleźć niemiecki przedsiębiorca otrzymujący fakturę od swojego polskiego kontrahenta.

Aby uniknąć podobnych problemów warto przekazywać dokumenty księgowe do przetłumaczenia, czym powinien się zająć tłumacz przysięgły języka niemieckiego. Jest to szczególnie ważne w przypadku bardziej rozbudowanej i trudniejszej do księgowania dokumentacji, jak:

• dokumenty celne,
• faktury korygujące i noty korygujące,
• dzienne zestawienia dowodów sporządzone do zaksięgowania zbiorczym zapisem,
• noty księgowe,
• dowody przesunięć,
• dowody opłat bankowych,
• dowody opłat pocztowych,
• opisy i specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych,
• dowody wewnętrzne.

Tłumaczenia dokumentów księgowych sporządza się nie tylko na potrzeby przedsiębiorstwa. Polskie prawo jasno nakazuje, aby w przypadku kontroli skarbowej udostępnić organom kontrolnym wszelkie niezbędne dokumenty w języku ojczystym – o ile kontroler o to poprosi. Lepiej nie ryzykować, że w razie np. kontroli skarbowej trzeba będzie pilnie organizować tłumaczenia, co niepotrzebnie wydłuży okres prowadzenia czynności.

Komu zlecać tłumaczenia dokumentów księgowych?

Przede wszystkim powinien to być tłumacz przysięgły języka niemieckiego, który został wpisany na listę Ministerstwa Sprawiedliwości. Z jednej strony stanowi to potwierdzenie jego kompetencji zawodowych, a z drugiej chroni interesy zleceniodawcy, który w razie wystąpienia jakichś problemów może domagać się od tłumacza zadośćuczynienia. W przypadku współpracy z freelancerem byłoby to w zasadzie niemożliwe.

Dokumenty księgowe wymagają perfekcyjnego przetłumaczenia, bo to warunkuje ich wiarygodność w oczach zarówno kontrahenta, jak i organów kontrolnych. Popełnienie nawet drobnego błędu może spowodować, że taki dokument zostanie odrzucony, co uruchomi całą lawinę problemów. Dlatego tłumaczenia księgowe bezwzględnie należy zlecać tłumaczom mającym duże doświadczenie w tej materii. Sama znajomość języka niemieckiego jest niewystarczająca.

Profesjonalne biura tłumaczeń, jak cieszące się dobrą opinią wśród polskich przedsiębiorców Exare.pl, w trakcie tłumaczenia dokumentów księgowych niejednokrotnie korzystają ze wsparcia merytorycznego ekspertów z zakresu finansów i księgowości, doskonale orientujących się w przepisach skarbowych obowiązujących zarówno w Polsce, jak i w Niemczech. To daje przedsiębiorcy poczucie bezpieczeństwa, co ma niebagatelne znaczenie w każdym biznesie, niezależnie od branży.