Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu Urzędu Miejskiego w Jaworznie przeprowadził kontrolę Miejskiego Zarządu Dróg i Mostów. Jakie są efekty?

Wyniki kontroli przeprowadzonej w MZDiM w Jaworznie, datowane na 16 kwietnia bieżącego roku, zostały opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej dnia 22 kwietnia. Zawierają one szereg nieprawidłowości w działaniu podmiotu kontrolowanego. Zaznaczane jest między innymi powoływanie się na nieobowiązujący akt prawny (z 2004 roku) w kontekście zarządzenia dotyczącego Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130 tys. złotych.

Telefoniczne zaproszenie do składania ofert

Wskazywane są problemy dokumentacji, w której brakuje dat wpływu przez co niemożliwe jest dokonanie kontroli prawidłowości przeprowadzonych działań. Sprawy dotyczące zamówień publicznych cechują się również dziwnymi zabiegami, których elementami są przykładowo przekazywane telefonicznie zaproszenia do składania ofert.

„Kilka zaproszeń do złożenia ofert zostało przekazanych podczas rozmów telefonicznych, co jest niezgodne z § 5 ust. 4 pkt 3 Zarządzenia Nr 1/K/2021 z dnia 4 stycznia 2021 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130 000,00 zł netto w Miejskim Zarządzie Dróg i Mostów w Jaworznie oraz § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b Zarządzenia Nr 2/K/2022 z dnia 18 stycznia 2022 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130 000,00 zł netto w Miejskim Zarządzie Dróg i Mostów w Jaworznie.”

W wyniku kontroli ujawniono kilka sytuacji, w których zaproszenia zostały skierowane wyłącznie do jednego oferenta co jest problematyczne w ocenie ponieważ sam regulamin nie reguluje ewentualności wystąpienia jedynie jednego podmiotu:

„W kilku przypadkach zaproszenia do złożenia oferty zostały przekazane tylko do jednego oferenta, co jest niezgodne z § 5 ust. 4 pkt 2 Zarządzenia Nr 1/K/2021 z dnia 4 stycznia 2021 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130 000,00 zł netto w Miejskim Zarządzie Dróg i Mostów w Jaworznie oraz § 4 ust. 1 pkt 2 lit. a Zarządzenia Nr 2/K/2022 z dnia 18 stycznia 2022 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130 000,00 zł netto w Miejskim Zarządzie Dróg i Mostów w Jaworznie. W regulaminie brak wytycznych, jakie należy podjąć działania w sytuacji, gdy dane zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego Wykonawcę.”

Dokument wskazuje wiele innych nieprawidłowości, których występowanie możemy uznać za co najmniej dziwne. Zwłaszcza gdy okazuje się, że w zatwierdzeniach wpłat brakuje podpisów Dyrektora lub jego zastępcy. Przy czym warto zauważyć, że według raportu nie było ustanowionych zastępstw na czas nieobecności Dyrektora.

„W kilku przypadkach na fakturach brak podpisów Dyrektora jednostki lub osoby go zastępującej dot. Zatwierdzenia do wypłaty.”

Sam protokół z kontroli także nie został przez Dyrektora podpisany. Niemniej zawarte zostały zalecenia do wykonania przez kontrolowanego. Informacja dotycząca wywiązania się z poleconych działań ma zostać złożona do 15 maja 2024 roku.

Zalecenia:

1. Powoływać aktualne podstawy prawne przy tworzeniu zasad i procedur wewnętrznych.
2. Wzmocnić nadzór nad przestrzeganiem postanowień wewnętrznych procedur obowiązujących w jednostce.
3. Doprecyzować zapis regulaminu udzielania zamówień publicznych w zakresie realizacji zadania tylko przez jednego oferenta (w szczególnych przypadkach).
4. Ustanowić zastępstwa na czas nieobecności osoby zastępowanej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, tak aby zachować ciągłość działania jednostki.
5. Przestrzegać zapisów wynikających z art. 54 ust. 1 pkt 3 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.) w zakresie przeprowadzania kontroli wstępnej.
6. Dokonać aktualizacji Instrukcji obiegu i postępowania z dokumentami finansowo–księgowymi w zakresie zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty.
7. Zamieszczać na fakturach:
   • podpisy osób zatwierdzających do wypłaty,
   • daty wpływu do działu księgowości,
   • imienne pieczątki przy parafkach lub czytelny podpis.
8. Wprowadzić takie zmiany organizacyjne i mechanizmy kontroli, które zminimalizują ryzyko wystąpienia podobnych nieprawidłowości.

Więcej można przeczytać na BIP Jaworzno.

https://bip.jaworzno.pl/a,45577,wnioski-i-zalecenia-po-kontroli-w-miejskim-zarzadzie-drog-i-mostow-w-jaworznie.html