Obowiązki księgowe w Danii – wskazówki dla przedsiębiorców

Rozważasz założenie firmy w Danii i zastanawiasz się, jakie przepisy księgowe będą Cię obowiązywać? Duńskie regulacje dotyczące rachunkowości i podatków mogą wydawać się skomplikowane, jednak dzięki uporządkowanej wiedzy i odpowiedniemu przygotowaniu bez trudu odnajdziesz się w tamtejszym systemie. Poniższy artykuł przybliży najważniejsze obowiązki księgowe w Danii oraz podpowie, jak skutecznie zadbać o bieżące rozliczenia swojego biznesu.

Pierwszy krok związany z prowadzeniem firmy w Danii to wybór odpowiedniej formy prawnej. Najpopularniejsze formy to:

• Enkeltmandsvirksomhed (działalność jednoosobowa) – forma najprostsza w założeniu, a obowiązki księgowe z reguły są mniej skomplikowane niż w przypadku spółek kapitałowych. Właściciel działalności odpowiada całym swoim majątkiem.
• ApS (Anpartsselskab) – odpowiednik polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Charakteryzuje się odrębną osobowością prawną i wymaga wniesienia kapitału zakładowego w wysokości co najmniej 40 000 DKK.
• A/S (Aktieselskab) – odpowiednik polskiej spółki akcyjnej. Przeznaczona dla większych przedsięwzięć, wymaga wyższego kapitału początkowego (najczęściej 400 000 DKK).
• IVS (Iværksætterselskab) – dawniej popularna spółka dla startupów z bardzo niskim kapitałem zakładowym, jednak obecnie przepisy dotyczące IVS zostały zmienione (w praktyce ta forma jest wygaszana i zastępowana innymi).

Każda z powyższych form działalności podlega nieco odmiennym przepisom w zakresie księgowości w Danii. Dla przedsiębiorców kluczowe jest zapoznanie się z wymaganiami dotyczącymi raportowania finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg, a także ewentualnych audytów. W dalszej części artykułu przedstawiamy uniwersalne wskazówki i obowiązki, które obejmują większość podmiotów działających na terytorium Danii.

Centralny Rejestr Przedsiębiorstw (CVR) jest duńskim odpowiednikiem polskiego KRS. Po założeniu firmy należy dokonać rejestracji w systemie CVR, gdzie otrzymuje się unikalny numer identyfikacyjny (tzw. CVR-nummer). Rejestracja w CVR jest wymagana zarówno dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jak i spółek.

Wraz z rejestracją przedsiębiorstwa w CVR warto dokonać rejestracji podatkowej, w tym rejestracji VAT (duńskie MOMS). Jeśli przewidujesz, że obroty Twojej firmy przekroczą 50 000 DKK w ciągu 12 kolejnych miesięcy, masz obowiązek zgłosić się do rozliczania VAT. Po pomyślnym wpisie do CVR możesz rozpocząć swoją działalność, pamiętając o dalszych obowiązkach, takich jak składanie deklaracji, prowadzenie ewidencji sprzedaży czy przygotowywanie rocznych sprawozdań.

Duńskie prawo wymaga od wszystkich przedsiębiorców, aby prowadzili rzetelną i bieżącą ewidencję transakcji finansowych. Księgi mogą być prowadzone elektronicznie lub w formie tradycyjnej (choć w Danii dominują rozwiązania cyfrowe). Niezależnie od sposobu, muszą one odzwierciedlać prawdziwy obraz stanu majątkowego firmy.

Kluczowe elementy prawidłowego prowadzenia ksiąg to:

1. Dokumentowanie przychodów i kosztów – wszystkie faktury sprzedaży, faktury zakupu, dowody wpłat i wypłat muszą być przechowywane i właściwie zaksięgowane.
2. Przestrzeganie terminów – bieżąca księgowość powinna być aktualizowana na bieżąco, aby w razie kontroli móc łatwo zweryfikować prawidłowość rozliczeń.
3. Przechowywanie dokumentów – duńskie prawo nakazuje przechowywanie dokumentów księgowych przez co najmniej 5 lat. Dokumenty mogą być archiwizowane w formie elektronicznej, co w praktyce ułatwia przedsiębiorcom organizację i zarządzanie.

Prowadzenie ksiąg w Danii jest ściśle powiązane z koniecznością składania deklaracji podatkowych, w tym deklaracji VAT, a także ze sporządzaniem rocznego sprawozdania finansowego. Ważne jest, aby zapewnić przejrzystość wszystkich transakcji i zgodność z prawem rachunkowym (Årsregnskabsloven).

Jednym z kluczowych obowiązków księgowych przedsiębiorcy w Danii jest rozliczanie podatku VAT (MOMS). Standardowa stawka VAT w Danii wynosi 25%. Do obowiązków przedsiębiorcy należy:

• Rejestracja VAT (o ile obrót firmy przekroczy 50 000 DKK w ciągu 12 miesięcy).
• Terminowe składanie deklaracji VAT – w zależności od wielkości przedsiębiorstwa rozliczenia VAT mogą być składane kwartalnie, półrocznie lub miesięcznie. System duński potrafi być elastyczny dla mniejszych firm, czasem umożliwiając rzadsze składanie deklaracji.
• Prawidłowe wystawianie faktur – faktury powinny zawierać niezbędne elementy, w tym dane sprzedawcy i nabywcy, numer CVR sprzedawcy, datę wystawienia oraz łączną kwotę wraz z wyszczególnioną stawką podatku.

Niespełnienie obowiązku terminowego rozliczania VAT może skutkować karami finansowymi lub innymi sankcjami nałożonymi przez duński urząd podatkowy (Skattestyrelsen). Warto zadbać o to, by deklaracje były składane w prawidłowy sposób i terminowo. Wiele firm, zwłaszcza w początkowej fazie działalności, decyduje się skorzystać z pomocy biur rachunkowych lub doradców podatkowych, by uniknąć błędów rozliczeniowych.

Obowiązkiem większości duńskich przedsiębiorstw (z pewnymi wyjątkami, np. bardzo małe firmy jednoosobowe) jest sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego (Årsrapport) zgodnie z duńskim prawem bilansowym (Årsregnskabsloven). Sprawozdanie zazwyczaj obejmuje:

• Bilans,
• Rachunek zysków i strat,
• Noty objaśniające,
• Czasem także sprawozdanie z działalności (Management Commentary).

Termin i sposób złożenia rocznego sprawozdania finansowego mogą różnić się w zależności od wielkości i formy prawnej firmy. Najczęściej raport finansowy należy złożyć elektronicznie do Erhvervsstyrelsen (Duńskiej Agencji ds. Przedsiębiorstw) w ciągu 5 miesięcy (niekiedy 6 miesięcy) po zakończeniu roku obrotowego. Spółki kapitałowe, takie jak ApS czy A/S, są objęte bardziej restrykcyjnymi przepisami i ich roczne sprawozdania często wymagają przynajmniej uproszczonego audytu lub przeglądu (review) przez biegłego rewidenta.

W zależności od kategorii, do której zalicza się przedsiębiorstwo (tzw. klasa rozmiaru – Micro, Class B, Class C, Class D), stosuje się różne wymogi co do prezentacji i audytu sprawozdań. Zasadniczo, im większa firma, tym bardziej złożone wymogi w zakresie rachunkowości i audytu.

W Danii przedsiębiorcy są zobowiązani do składania rozliczeń podatkowych zarówno w zakresie VAT, jak i podatku dochodowego. W przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność (Enkeltmandsvirksomhed) podatek dochodowy jest rozliczany w ramach osobistego zeznania podatkowego, a ewentualne zaliczki ustala się na podstawie prognozowanego dochodu.

Dla spółek (ApS, A/S) obowiązuje podatek CIT od zysków spółki. Stawka CIT w Danii wynosi obecnie 22%. Firma może być zobowiązana do płacenia zaliczek w ciągu roku obrotowego na podstawie planowanego zysku. Po zakończeniu roku dokonuje się końcowego rozliczenia podatkowego, uwzględniając rzeczywisty wynik finansowy spółki.

Ważne, by pamiętać o regularnym zgłaszaniu ewentualnych korekt wysokości zaliczek, gdy prognozowane dochody znacząco różnią się od stanu faktycznego. W ten sposób przedsiębiorca może uniknąć znacznych dopłat lub kar za niedopłatę podatku dochodowego.

Dania słynie z wysoko rozwiniętej cyfryzacji sektora publicznego. W praktyce większość spraw urzędowych załatwia się online – dotyczy to także obowiązków księgowych i podatkowych. Kluczowe narzędzia, które przedsiębiorca powinien poznać, to m.in.:

• MitID/NemID – systemy umożliwiające elektroniczną identyfikację i podpisywanie dokumentów.
• e-Boks – oficjalna skrzynka odbiorcza, do której trafiają ważne pisma urzędowe. Każda zarejestrowana firma powinna ją regularnie sprawdzać, ponieważ duńskie urzędy nie wysyłają już papierowej korespondencji, chyba że w wyjątkowych sytuacjach.
• Virk.dk – portal dla przedsiębiorców, za pośrednictwem którego można m.in. składać deklaracje VAT, wypełniać formularze podatkowe, rejestrować zmiany w działalności.

Opanowanie wymienionych narzędzi jest kluczowe dla sprawnego prowadzenia biznesu w Danii. Wiele osób decyduje się powierzyć część obowiązków biurom rachunkowym, które dzięki pełnomocnictwu mogą załatwiać większość spraw urzędowych w imieniu przedsiębiorcy.

Duński urząd podatkowy (Skattestyrelsen) znany jest z dość skrupulatnych kontroli, zwłaszcza w zakresie rozliczania VAT i podatków dochodowych. Regularne, rzetelne prowadzenie ksiąg oraz terminowe składanie deklaracji pozwala uniknąć przykrych niespodzianek. W przypadku wykrycia nieprawidłowości możliwe jest nałożenie kar finansowych i odsetek za zwłokę.

W skrajnych przypadkach, np. gdy stwierdzi się celowe zaniżanie przychodów czy podrabianie faktur, przedsiębiorca może ponieść odpowiedzialność karną. Dlatego warto dbać o przejrzystą politykę rachunkową, a wszelkie wątpliwości wyjaśniać zawczasu z doradcą podatkowym lub księgowym.

Mniejsze firmy w Danii mogą skorzystać z pewnych uproszczeń:

• Rzadsze składanie deklaracji VAT – dla firm o niewielkich obrotach możliwe jest składanie deklaracji raz na pół roku.
• Uproszczone roczne sprawozdanie – część mikrofirm (micro-B enterprises) może prezentować sprawozdania w formie uproszczonej, z mniejszą liczbą wymaganych informacji.
• Brak obowiązku audytu – przedsiębiorstwa, które nie przekraczają określonych progów przychodów, sumy bilansowej i liczby zatrudnionych, nie muszą poddawać się audytowi.

Takie rozwiązania mają na celu wspieranie rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw oraz ograniczanie biurokracji. Warto jednak pamiętać, że nawet mniejsze firmy muszą przechowywać dokumenty przez 5 lat i zachowywać pełną przejrzystość w rozliczeniach finansowych.

• Poznaj lokalne przepisy – choć duński system jest przyjazny, różni się od polskiego. Zadbaj o to, by być na bieżąco z najważniejszymi regulacjami dotyczącymi VAT, CIT i rocznych sprawozdań.
• Wykorzystaj cyfrowe narzędzia – w Danii niemal wszystko można załatwić przez internet. Zainstaluj aplikacje i platformy (Virk.dk, e-Boks, MitID), dzięki którym oszczędzisz czas i zminimalizujesz ryzyko błędów.
• Rozważ współpracę z biurem rachunkowym – jeśli nie czujesz się pewnie w kwestiach księgowych, duńskie biuro rachunkowe lub polski doradca współpracujący z duńskimi służbami podatkowymi może uchronić Cię przed kosztownymi pomyłkami.
• Zapewnij płynność finansową – pamiętaj o zaliczkach na podatek dochodowy i terminowym rozliczaniu VAT, by uniknąć nagromadzenia się zaległości.
• Systematycznie archiwizuj dokumenty – przechowywanie faktur i potwierdzeń przez 5 lat to wymóg prawny, a ponadto rzetelna archiwizacja ułatwia kontrolę przychodów i kosztów.

Dania to kraj przyjazny przedsiębiorcom, oferujący wiele udogodnień i cyfrowych rozwiązań ułatwiających prowadzenie firmy. Jednocześnie wymaga sumienności i dbałości o szczegóły w zakresie księgowości. Najważniejsze obowiązki obejmują rejestrację w CVR, terminowe rozliczanie VAT, sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych oraz przestrzeganie zasad dotyczących podatku dochodowego i CIT. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu, regularnemu prowadzeniu ksiąg rachunkowych i korzystaniu z pomocy specjalistów można skutecznie zminimalizować ryzyko błędów i skupić się na rozwoju własnego biznesu.