Jeśli wydaje Ci się, że ułożenie grafiku pracy dla dużej, średniej czy nawet niewielkiej firmy to kilka chwil spędzonych z kartką i ołówkiem w ręce, niestety jesteś w dużym błędzie. Żeby ułożyć taki harmonogram pracy, który dogodzi pracownikom, zapewni płynność i efektywność wykonywania zadań oraz nie zrujnuje budżetu firmy, trzeba się sporo nagimnastykować. Na szczęście dziś nie musi to polegać na wielogodzinnym, odręcznym tworzeniu ogromnej tabelki. Z pomocą przychodzą dostępne w Internecie narzędzia – często zupełnie darmowe – które usprawniają i ułatwiają uporanie się z tym odpowiedzialnym zadaniem. Dowiedz się, dlaczego warto przyłożyć się do układania grafiku pracy i jakie trzy aspekty są absolutnie kluczowe przy tworzeniu harmonogramu!
1. Szanuj prawo – w przeciwnym razie spotka Cię kara
Podstawowe prawa pracowników nie zależą od pracodawcy, ale od Kodeksu Pracy. Ten dokument reguluje wiele aspektów, których osoba układająca grafik nie ma prawa ignorować. Przykładowo – nie można ustalać własnych norm odpoczynków i wyznaczać długości zmian według własnego widzimisię. Ilość przeprowadzonych godzin jest jasno określona, nawet w branżach gdzie funkcjonuje równoważny czas pracy. Choć zapoznanie się z przepisami wymaga czasu, nie jest to żadną wymówką – nieznajomość prawa szkodzi. I to szkodzi dość potężnie, bo może ściągnąć na firmę karę w wysokości nawet 30 000 zł. Chociażby dlatego warto skorzystać z darmowych, łatwo dostępnych narzędzi (np. na stronie GrafikOptymalny.pl), które pomogą stworzyć grafik w pełnej zgodzie z polskim prawem.
2. Bądź wyrozumiały – to podniesie efektywność pracy
W zasadzie każdy wie, że układanie harmonogramu pracy ma służyć ulepszonej organizacji. Nie chodzi jednak tylko o to, żeby wszyscy wiedzieli, kiedy stawić się przy biurku. Trzeba dopilnować szeregu innych elementów, choćby wspomnianych wyżej przepisów prawa. Jeśli się tego nie zrobi, do firmy szybko przylgnie plakietka nieuczciwego i nieetycznego pracodawcy, a sfrustrowani pracownicy zaczną rozglądać się za alternatywną posadą. Nawet jeśli nie zrobią tego o razu, w odwecie za brak wypraszanego wcześniej urlopu mogą zrobić sobie wolne bez zapowiedzi i na żądanie. Jak widać, niedociągnięcia w tym zakresie prowadzą ostatecznie do dezorganizacji pracy, skazy na wizerunku firmy i zniecierpliwionych, bo nieobsłużonych w umówionym terminie klientów.
Z kolei prawidłowo opracowany harmonogram zadziała zupełnie odwrotnie: usprawni pracę, poprawi wizerunek firmy, a przede wszystkim zwiększy efektywność pracowników, którzy – docenieni – odwdzięczą się lojalnością. Oczywistym jest, że nikt nie jest w pełni dyspozycyjny. Osoba odpowiedzialna za układanie grafiku powinna w miarę możliwości brać pod uwagę oddolne prośby związane choćby z wizytą u lekarza czy chęcią obecności na ważnej uroczystości. Dzięki bezpłatnym narzędziom możesz także ustawić z góry określone preferencje pracowników (np. przypisać komuś tylko zmiany po południu albo upewnić się, że student będzie mógł uczestniczyć w piątkowych zajęciach).
3. Dbając o grafik, dbasz o firmowe finanse
Ostatnia konieczna do poruszenia kwestia dotyczy finansów. Źle ułożony grafik pracy prowadzi do niezadowolenia kadry, a przez to wymusza opłacanie organizowanych na szybko zastępstw. W ostateczności trzeba liczyć się z kosztami nadmiernej rotacji pracowników, organizowania rekrutacji i prowadzenia szkoleń. Mało tego – opóźnienia w obsłudze klientów powodują problemy finansowe. Jest jeszcze druga strona medalu – dobrze ułożony grafik oznacza spore oszczędności. Tworząc harmonogram pracy na GrafikOptymalny.pl można automatycznie obliczyć koszty pracy i skonstruować grafik tak, żeby zoptymalizować wydatki nawet o 50%. Pomoże w tym pozbycie się zmian na zakładkę i redukcja kosztownych nadgodzin. Najważniejsze, żeby pamiętać o możliwościach firmowego budżetu i brać siły na zamiary!
