Dokumentację firmową możemy magazynować na wiele sposobów. Sprawdź z nami 3 najpopularniejsze metody przechowywania dokumentów!
Segregatory
To zdecydowanie najbardziej popularna metoda na przechowywanie dokumentów. Segregatory umożliwiają łatwe segregowanie oraz magazynowanie wszelkiego typu dokumentacji.
Dokumenty mogą być wówczas dziurkowane i wpinane segregator albo też można umieszczać je w koszulkach z dziurkami. Do dyspozycji mamy także innego rodzaju akcesoria ułatwiające przechowywanie, na przykład plastikowe przekładki do segregatorów, które pozwalają na łatwe oznaczenie konkretnych miejsc w segregatorze.
Głównym minusem segregatorów jest ich wysoka cena, zwłaszcza wtedy, gdy firma przechowuje bardzo duże ilości dokumentacji.
Pudełka na dokumenty
Druga popularna metoda stosowana do przechowywania dokumentów to pudełka, które nazywane są także pudełkami archiwizacyjnymi czy kartonami archiwizacyjnymi.
Wielkość tego typu opakowań jest dopasowana do standardowych wymiarów dokumentów, na przykład A4, co ułatwiają przechowywanie i zapewniają maksymalne wykorzystanie przestrzeni. Pudełka pozwalają na magazynowanie dokumentacji w orientacji pionowej albo poziomej. Na ściance każdego kartonu jest miejsce do opisania jego zawartości, które pomaga zachować porządek i łatwo odszukać potrzebne dokumenty.
Pudełka na dokumenty można ustawiać na regałach lub też wkładać do większych kontenerów.
Klipsy archiwizacyjne
Dobrym wyborem, który ułatwi przechowywanie dokumentów będą klipsy archiwizacyjne. Są to specjalne plastikowe klipsy z rączką, które mogą być stosowane zamiast segregatorów, od których są znacznie tańsze. Klipsy archiwizacyjne umożliwiają także łatwe wyjęcie dokumentacji i przeniesienie jej z segregatora do segregatora.
Klipsy archiwizacyjne pozwalają na proste przechowywanie i przenoszenie dokumentów, które mogą być następnie umieszczone również w kartonach i w kontenerach do przechowywania.
Korzystanie z klipsów archiwizacyjnych jest bardzo proste – wystarczy tylko umieścić w nich dokumenty, a następnie zapiąć. Specjalna konstrukcja klipsa uniemożliwia rozsypanie się dokumentów, a przy tym ułatwia korzystanie z nich wtedy, gdy pojawia się taka potrzeba.
