Polska do 2023 roku ma szansę stać się liderem cyfryzacji na rynku europejskim – czytamy w raporcie dot. rozwoju digitalizacji, przygotowanym przez Instytut Sobieskiego. Dane wskazują na wysoki potencjał, który warto wykorzystać w firmie podczas optymalizacji codziennych zadań. Problemy, takie jak: brak czasu, wysokie koszty prowadzenia biznesu i nieefektywna komunikacja, można rozwiązać poprzez wdrożenie odpowiednich aplikacji. Poniżej prezentujemy rozwiązania, które zapewnią organizacji większą wydajność i skuteczny workflow.

Elektroniczna wersja teczki pracowniczej

Przepisy, które weszły w życie w 2019 roku pozwalają pracodawcom przechowywać akta pracownicze w dwóch formach – papierowej oraz elektronicznej. Zachodzące zmiany oraz rozwój technologiczny powodują, że coraz więcej firm decyduje się na wirtualną dokumentację. Jest to spowodowane tym, że tradycyjny model papierowy wymaga większego nakładu pracy i organizacji. Prowadzenie teczek pracowniczych musi być utrzymane w odpowiednim porządku. Kolejnym problemem może być piętrząca się sterta dokumentów, na którą z czasem potrzebna będzie dedykowana przestrzeń do przechowywania. Pomimo, że przepisy przyniosły również zmiany w zakresie archiwizacji akt pracowniczych – z 50 lat obowiązek ten skrócono do 10 lat. To jednak nadal jest długi okres czasu i duża liczba dokumentów. 

Elektroniczna teczka jest wzorowana na standardowej i stanowi komplet informacji o pracowniku. Każdy z dokumentów jest skanowany i uzupełniany kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy lub elektronicznym podpisem.

E-teczki przynoszą sporo korzyści, a są to m.in.:

• Skrócony czas pracy oraz większa wydajność poprzez szybki i prosty dostęp do informacji.
• Gwarancja bezpieczeństwa – aplikacja posiada wysokiej jakości zabezpieczenia przed nieupoważnionym dostępem.
• Uporządkowana i czytelna baza danych, która ogranicza ryzyko wystąpienia błędów.
• Rezygnacja z drukowania dokumentów to wsparcie postawy proekologicznej i oszczędność kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji.

Deklaracje PIT w formie cyfrowej

Kolejne zmiany w przepisach z 2019 roku umożliwiają pracodawcom wystawienie deklaracji PIT drogą elektroniczną, poprzez dedykowany system. Wymagane jest, by przesyłane rozliczenie posiadało formę nieedytowalną oraz zawierało kwalifikowany podpis elektroniczny. Jak przebiega proces? Pracownik otrzymuje powiadomienie o wystawionym rozliczeniu drogą mailową lub za pomocą SMS. Następnie po zalogowaniu się do platformy pobiera załączone do wiadomości pliki. W przypadku byłych pracowników procedura wygląda dokładnie tak samo.

Aplikacja automatycznie generuje raporty i zestawienia, co znacznie przyspiesza cały proces. Procedura wymaga przetwarzania danych osobowych, zatem system zapewnia najwyższe standardy bezpieczeństwa, jak np. wieloetapowe uwierzytelnianie lub ograniczony czasowo dostęp do platformy. Ponadto aplikacją mogą zarządzać jedynie osoby posiadające wymagane uprawnienia.

Moduł e-PIT dostępny w Systemie Obiegu Dokumentów to rozwiązanie, dzięki któremu pracownicy działu Kadr mogą zaoszczędzić sporo czasu, a także pracować znacznie wydajniej. Narzędzie to jest dużym ułatwieniem w pracy, zwłaszcza dla korporacji i wielooddziałowych firm.

Sprawny workflow dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów

Zarządzanie dokumentacją to spore wyzwanie, a przy nieprawidłowej organizacji może generować wiele problemów. Jednym z nich są gromadzone z roku na rok różnego rodzaju dokumenty rozmieszczone w wielu miejscach przedsiębiorstwa. Z czasem mogą one być przyczyną dezinformacji oraz spowalniać pracę. Elektroniczny Obieg Dokumentów jest narzędziem informatycznym, które wspiera szereg procesów biznesowych, przyspiesza realizację zadań, pozwala zachować porządek w dokumentacji, prawidłowe funkcjonowanie wewnętrznych procesów i pozytywnie wpływa na wizerunek organizacji.

Dzięki aplikacji codzienne obowiązki są prostsze i wygodniejsze. System oferuje szereg przydatnych funkcji, m.in. pozwala na ustalenie szczegółowej ścieżki przepływu dla każdego rodzaju dokumentu. Elektroniczny Obieg Dokumentów to rozbudowana baza modułów, które łatwo dopasować do wymagań i charakteru danej firmy.

„Wdrożony do Ideo Elektroniczny Obieg Dokumentów ułatwił realizację codziennych zadań należących do działu Kadr, a wiele procesów zostało przyspieszonych. Co jest również bardzo istotne, to poprawa jakości obsługi spraw pracowniczych i komunikacji wewnętrznej. Automatyczne generowanie raportów i wygodna baza dokumentów, to dla administracji zupełnie nowa jakość pracy.” – mówi Joanna Nowicka – Bereś, Kierownik ds. Kadr i Administracji, Ideo Sp. z o. o.

Aplikacja znajduje swoje zastosowanie również podczas obsługi delegacji oraz spraw związanych z urlopami pracowników. Stanowi niejako organizacyjno-informacyjne narzędzie, które pozwala m.in. na monitorowanie podróży służbowych czy kontrolę kosztów. System ułatwia realizację wszelkich zadań związanych z wnioskowaniem i rozliczeniem wyjazdów. Dostęp do terminarza pozwala na organizację zastępstw, co eliminuje niezaplanowane przestoje.

Intranet – centrum informacyjne organizacji

Platforma intranetowa wspiera wszelkie procesy komunikacyjno-biznesowe zachodzące w firmie. Ze względu na swoje szerokie zastosowanie i korzyści jest wdrażana w wielu przedsiębiorstwach. Jedną z wielu zalet intranetu jest to, że może zawierać wyżej opisane moduły. Takie rozwiązanie wpływa na efektywność pracy zespołu, gdyż pracownicy mają dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi. Intranet również świetnie sprawdza się jako platforma społecznościowa. Dzięki takim funkcjonalnościom jak np. komunikator, newsletter czy forum, skutecznie realizuje funkcje komunikacyjną oraz integracyjną.

Tak zintegrowany system informacyjny sprawia, że codzienne obowiązki administracji stają się dużo łatwiejsze i szybsze w wypełnianiu. Uporządkowana i na bieżąco aktualizowana baza informacji i dokumentów pracowniczych oraz sprawna realizacja wewnętrznych procesów, eliminuje nieefektywną komunikację i piętrzące się stosy papierów.

Platforma intranetowa jest niezwykle elastyczna. Pozwala na wybór pojedynczych modułów, które z punktu widzenia firmy są najbardziej intersujące lub potrzebne. Intranet bezproblemowo dopasowuje się do charakteru i wielkości organizacji – począwszy od tych kilkuosobowych, a skończywszy na ogromnych korporacjach.

Sprawne realizowanie wewnętrznych procesów ma wpływ na prawidłowe funkcjonowanie firmy.  Optymalizacja pracy, szczególnie działu Kadr, przynosi wiele korzyści zarówno wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z otoczeniem biznesowym. Nowoczesne rozwiązania jakie oferuje rynek, są wsparciem nie tylko podczas wykonywania codziennych obowiązków, ale także pomocą w osiągnięciu wybranych celów.