Przechowywanie dokumentów to jeden z obowiązków przedsiębiorcy. Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, przez jaki okres czasu przechowuje się poszczególne grupy dokumentów, aby nie zajmować miejsca papierami już przedawnionymi, a także nie zniszczyć dokumentów, które jeszcze mogą być potrzebne.

Trzeba też wziąć pod uwagę fakt, że wraz z upływem czasu dokumentów będzie przybywać. Nawet w najmniejszej jednoosobowej firmie przydatna jest szafka na dokumenty. W dobrej sytuacji jesteśmy, gdy na dokumenty możemy przeznaczyć oddzielne pomieszczenie. Jeżeli nie ma takiej możliwości, można wykorzystać każdy kąt w biurze i postawić tam odpowiednie meble na dokumenty. 

Ważne jest utrzymanie porządku w dokumentach, ich odpowiednia segregacja. W przeciwnym razie wśród dokumentów może zapanować chaos i ciężko będzie cokolwiek znaleźć. A szukanie ważnego dokumentu w stercie innych papierów może pochłonąć mnóstwo czasu. 

Meble na dokumenty

Trzeba wyposażyć biuro w funkcjonalne, przystosowane do archiwizacji segregatorów, teczek, pudeł meble takie, jak szafy i regały z oferty sklepu regaly.biz. Idealnym miejscem do przechowywania dokumentów są szafy zamykane na klucz. Szafy na dokumenty powinny być wyposażone w szuflady na teczki zawieszkowe. Dzięki nim szybko odnajdziemy potrzebne akta.

Dużą popularnością cieszą się szafy zamykane na kilkucyfrowy kod. Zabezpieczają dokumenty przed dostępem osób nieupoważnionych. Zamykane szafy chronią dokumenty przed zniszczeniem, przed kurzem, roztoczami, wilgocią, ewentualnym zalaniem i pożarem. Mile widziane są także metalowe półki i regały, na których można ustawić segregatory z podpisanymi grzbietami.

Segregatory i teczki

Do przechowywania dokumentów, z których korzystamy na bieżąco świetnie sprawdzają się segregatory. Teczki wiązane sznurkiem sprawdzą się, gdy pliki dokumentów nie są zbyt obszerne. W przypadku dużej ilości dokumentów jednego rodzaju najlepiej sprawdzą się pudełka kartonowe. To też dobre rozwiązanie, gdy posiadamy kilka plików dokumentów w teczkach i chcemy przechowywać te teczki w jednym miejscu. 

Biurko

Najpotrzebniejsze dokumenty, które chcemy stale mieć w zasięgu ręki można przechowywać na blacie biurka. Dokumentacja będzie zawsze na widoku. W tym celu warto zaopatrzyć się w przezroczyste, plastikowe szuflady, zwane szufladopółkami. Każdą taką szufladkę można przeznaczyć na inny rodzaj dokumentów. Najpotrzebniejsze dokumenty można przechowywać też w szufladach i szafkach biurka.