Pandemia przyniosła ze sobą wiele wyzwań. Jednym z nich jest konieczność organizacji posiedzeń i głosowań online. Na szczęście, przepisy przewidują taką opcję.
Posiedzenia online w przypadku Zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Obecnie, dzięki nowelizacji Kodeksu Spółek Handlowych, Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może odbyć posiedzenie bez osobistego stawiennictwa. Warunkiem jaki stawiają przepisy jest to, aby umowa spółki nie stanowiła inaczej, to znaczy, aby takiej możliwości nie wyłączała. Co do zasady, Zarząd może podjąć uchwały pisemnie lub też przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Co więcej, członkowie Zarządu mają prawo do oddania swojego głosu pisemnie za pośrednictwem innego członka organu. Zarząd może podjąć uchwałę także zdalnie.
Zmiana przepisów KSH ma zastosowanie nie tylko do nowo powstałych spółek, ale także do tych, które istniały przed nowelizacją. Jakie ma to znaczenie w praktyce? Aby dany podmiot mógł korzystać z nowych przepisów, nie jest wymagana zmiana umowy spółki.
Posiedzenia online w przypadku Zarządu spółki akcyjnej
Procedury w przypadku Zarządów spółki akcyjnej i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są porównywalne. Również w spółce akcyjnej, możliwe jest podejmowanie uchwał przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej. Podobnie też ukształtowano przepisy odnośnie oddawania głosów. Warto wspomnieć też, że jeśli posiedzenie Zarządu odbywa się zdalnie, odpowiednie zastosowanie mają przepisy, które obligują Radę Nadzorczą do ustanowienia szczegółowych zasad udziału w walnym zgromadzeniu. Zasady te mają zostać zebrane w regulaminie.
Jak przeprowadzić głosowanie online?
W obliczu wprowadzenia nowych przepisów, zachodzi konieczność rozważenia nowych rozwiązań technologicznych, które pozwolą na przeprowadzenie głosowania online, w taki sposób, aby zachowane były wszystkie zasady. Ma to szczególnie istotne znaczenie w sytuacjach, w których należy przeprowadzić głosowanie tajne. Niestety, większość firm, organizując posiedzenia zdalne lekceważy wymogi nakładane przepisami i korzysta z takich narzędzi jak Zoom czy Team, formularzy Google, ankiet. Te narzędzia mogą być bardzo przydatne w działalności codziennej spółki, ale nie spełniają wymogów związanych z identyfikacją uczestników głosowań i ich wiarygodnością. W przypadku konieczności poświadczenia poprawności głosowania, na przykład przed sądem, będzie to praktycznie niemożliwe.
Na szczęście są jednak proste w obsłudze, intuicyjne systemy do przeprowadzania posiedzeń online. Żeby z nich skorzystać, wystarczy urządzenie mobilne, posiadające kamerę i mikrofon oraz mające dostęp do internetu. Bez trudu można wybrać język interfejsu. Całość posiedzenia da się nagrać. Co więcej, na życzenie klienta, usługodawca może potwierdzić wiarygodność głosowania, korzystając z kwalifikowanej pieczęci firmowej. Bezpieczeństwo danych uczestników głosowania spełnia wszelkie wymogi RODO. Ciekawa jest technologia SVID, która umożliwia weryfikację przez głosującego jego tajnego głosu bez naruszania tajności głosowania.
Dzięki takim rozwiązaniom można prowadzić sprawy spółki, nie tylko wygodnie, ale też zgodnie z obowiązującymi przepisami.
