Przedsądowe wezwanie do zapłaty może wystosować wierzyciel do podmiotu, na koncie którego pojawiła się zaległość. Innymi słowy w sytuacji w której ktoś zakupił produkt, skorzystał z usługi a następnie nie wywiązał się ze swojego obowiązku uregulowania płatności. Można wyróżnić trzy rodzaje wezwań do zapłaty: pierwszym jest przedsądowe wezwanie do zapłaty, drugim ostateczne wezwanie do zapłaty trzecim zaś sądowe wezwanie do zapłaty. W jakich sytuacjach stosuje się poszczególne wezwania?

Wezwanie do zapłaty – co oznacza?

Słowo wierzyciel najczęściej kojarz się z bankiem lub innego rodzaju instytucją finansową, która udziela pożyczki klientowi. Jednak słowo to ma znacznie szersze zastosowanie. Wierzycielem może być chociażby firma, która zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za konkretny towar lub usługę.

W przypadku przedsiębiorstw potwierdzeniem dokonania transakcji, czy zawarcia umowy jest faktura VAT. Faktura jasno wskazuje jaką kwotę pieniędzy klient zobowiązany jest do zapłaty.

Można powiedzieć, że pojawia się tutaj element zaufania. Dwaj przedsiębiorcy zawierają umowę. Jeden z nich zobowiązuje się do wykonania konkretnych usług, drugi natomiast do dokonania za nie płatności we wskazanym terminie. Najczęściej już po skończonej pracy lub otrzymaniu zamówionego towaru. W sytuacji, gdy klient, nie jest skory do wywiązania się ze swojego zobowiązania finansowego, może to prowadzić do zaburzenia płynności finansowej sprzedawcy. Sytuacja taka powoduje również komplikacje księgowe i podatkowe: faktura VAT została już wystawiona, natomiast w dalszym ciągu klient nie przelał pieniędzy za wykonaną pracę, a podatek VAT oraz podatek dochodowy od wystawionej faktury niestety należy zapłacić. Oznacza to, że w chwili gdy termin płatności minął, na koncie usługobiorcy pojawia się zaległość, a tym samym staje się on dłużnikiem.

W przypadku dłużnika, który odmawia zapłaty, niezbędnym będzie wniesienie sprawy do sądu. W tym przypadku bardzo ważna staje się dokumentacja, którą przedstawia się w trakcie sprawy. Oczywiście podstawę stanowi dokument, który potwierdza wykonanie usługi, czy sprzedaż danych towarów – faktura VAT oraz umowa.

Zanim jednak przedsiębiorca przedstawi swoją sprawę w sądzie, musi przesłać do dłużnika przedsądowe wezwanie do zapłaty. Dokument ten określa się jako jeden z rodzajów windykacji miękkiej. Głównie dlatego, iż pozwala na polubowne zakończenie sprawy ponieważ dobrowolna spłata zobowiązania jest rozwiązaniem korzystnym dla obu stron.

Brak zapłaty za fakturę pomimo wystosowania wezwania do zapłaty skutkuje rozpoczęciem windykacji sądowej. W przypadku wniesienia sprawy do sądu należy pamiętać, że naliczone będą dodatkowe koszty sądowe, co sprawi, iż całkowita kwota  do spłaty znacznie wzrośnie. Dlatego wiele osób decyduje się na szybką spłatę zadłużenia, by w ten sposób uniknąć dodatkowych kosztów, a zatem wyższej, całkowitej sumy do spłaty.

Wezwanie do zapłaty a ostateczne wezwanie do zapłaty

Każdy wierzyciel może wystosować trzy rodzaje wezwań: pierwszym jest wezwanie do zapłaty. W tym piśmie określa się to, jak duże jest zadłużenie oraz termin jego spłaty. Tutaj także można uwzględnić ewentualne konsekwencje nieopłacenia zaległości, jak wniesienie sprawy do sądu. Warto poinformować, iż skutkuje to wpisaniem dłużnika do rejestru dłużników, co stawia taką osobę w niekorzystnym świetle w przypadku, gdyby chciała skorzystać z zakupu na raty, pożyczki czy kredytu.

Drugim rodzajem dokumentu jest ostateczne wezwanie do zapłaty. To również dokument, który zobowiązuje wierzyciela do uiszczenia opłaty w określonym terminie na zasadach polubownych. Oznacza to, że spłacenie zadłużenia pozwoli uchronić go przed rozprawą sądową i dalszymi konsekwencjami.

Trzecim rodzajem wezwania, jakie dłużnik może otrzymać, jest sądowe wezwanie do zapłaty. Dokument ten zostaje wystosowany przez sąd. W tym przypadku oprócz samej kwoty zadłużenia, niezbędne staje się pokrycie kosztów procesu sądowego.

Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty?

Zgodnie z prawem, już dzień po upływie terminu zapłaty, dana osoba staje się dłużnikiem. W praktyce sporo zależy od tego, jakie są relacje pomiędzy podmiotami. W przypadku firm najczęściej sprawy takie można załatwić w sposób polubowny. Wystarczy rozmowa telefoniczna, w trakcie której można wyjaśnić powód opóźnienia oraz ustalić nowy termin zapłaty.

Natomiast w przypadku braku kontaktu lub niedotrzymania kolejnego terminu warto rozważyć przesłanie wezwania do zapłaty, by dać do zrozumienia dłużnikowi, iż powinien w jak najkrótszym czasie uregulować swoje zadłużenie. Najlepiej przesłać wezwanie listem poleconym. Dzięki temu wierzyciel ma dodatkowe potwierdzenie, iż jego dłużnik faktycznie takie pismo odebrał, co jest istotne podczas składania sprawy do sądu.

Jakie informacje powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Aby dokument ten miał moc prawną, należy zawrzeć w nim konkretne dane:

• data i miejsce utworzenia dokumentu
• informacje na temat wierzyciela oraz dłużnika
• dokumenty, na podstawie których dłużnik zobowiązany jest do uregulowania zaległości, jak umowa, czy faktura VAT
• kwota i termin uregulowania zaległości
• sposób uregulowania płatności, jak na przykład przelew bankowy
• odręczny podpis osoby, która składa wezwanie do zapłaty
• dodatkowe informacje o następstwach uchylenia się od zapłaty, jak złożenie sprawy do sądu

Tak sporządzony dokument należy przesłać do dłużnika listem poleconym.