Prawo pracy daje możliwość wykonywania obowiązków w godzinach stałych bądź elastycznych, jednak kontrolowanie czasu pracy bywa dla przedsiębiorców bardzo dużym wyzwaniem. Prowadzenie rejestracji w formie papierowej okazuje się nieefektywne, dlatego warto pomyśleć nad wdrożeniem w zakładzie odpowiednich systemów elektronicznych.
Rejestracja czasu pracy — jak robić to efektywnie?
Efektywna rejestracja czasu pracy pozwala śledzić, w jakich godzinach pracownicy wykonują swoje obowiązki. W niektórych firmach funkcjonują zaawansowane technologicznie systemy, dzięki którym możliwe jest dokładne notowanie, co pracownik robił w danym momencie. Jest to bardzo pomocne w kontekście podziału obowiązków czy wychwytywania tak zwanych wąskich gardeł, utrudniających procesowanie zadań w konkretnym czasie. Prawidłowa rejestracja czasu pracy powinna zostać wdrożona w każdym zakładzie, bez względu na to, czy zatrudnieni wykonują swoje obowiązki stacjonarnie, czy też w sposób zdalny. Jest to istotne także w kontekście rozliczania ewentualnych godzin nadliczbowych czy urlopów.
Praca w różnych systemach — jak ją rejestrować?
W przypadku pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin standardem jest wykonywanie obowiązków przez 5 dni w tygodniu, po 8 godzin dziennie. Niemniej jednak w konkretnych zakładach mogą obowiązywać różnorodne systemy czasu pracy, co wynika przede wszystkim ze specyfiki ich funkcjonowania. W takim przypadku konieczne jest stworzenie odpowiednich harmonogramów, zgodnie z którymi zatrudnieni stawiają się w miejscu pracy w konkretny dzień. Rozliczenie godzin normatywnych oraz nadliczbowych jest tutaj nieco utrudnione, dlatego tym bardziej istotne staje się efektywne rejestrowanie czasu pracy przy pomocy specjalistycznych programów. Są to narzędzia, które przydają się w biurach, a także w firmach produkcyjnych, działających w branży handlowej bądź usługowej.
Delegacja i przebywanie pracownika poza miejscem wykonywania obowiązków
Kwestia odbywania podróży służbowych została szczegółowo uregulowana w prawie pracy, jednak wiele wątpliwości wciąż budzi przebywanie pracownika poza miejscem wykonywania obowiązków, na przykład w celu przeprowadzenia spotkania służbowego czy zaprezentowania klientowi oferty. Niektórzy pracownicy przez niemal cały dzień pracują w terenie, dlatego monitorowanie sposobu, w jaki wykonują swoje obowiązki, jest znacznie utrudnione. W takim przypadku warto postawić na monitoring GPS zespołu. Dzięki niemu w każdym momencie można sprawdzić, gdzie dokładnie znajduje się konkretny pracownik. Daje to też możliwość zaplanowania w sposób efektywny trasy, jaką ma pokonać w najbliższym czasie, na przykład, aby uniknąć korków. Jednocześnie zainstalowanie systemów GPS powoduje większą równość wśród pracowników, którzy pracują w terenie i tych, którzy wykonują swoje obowiązki w biurze. Właściciel firmy czy bezpośredni przełożony ma natomiast wiedzę na temat tego, jak pracownicy wykorzystują czas pracy i czy stawiają się na miejscu w wyznaczonych godzinach.
