Jak sprawdzić, czy Twój biznes spełnia wymogi AML?

Wymogi związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy (AML) oraz finansowaniu terroryzmu (CFT) stają się coraz bardziej rygorystyczne. W Polsce ustawa AML nakłada obowiązki na tzw. instytucje obowiązane, takie jak biura rachunkowe, lombardy, galerie sztuki czy firmy ubezpieczeniowe. Niezgodność z przepisami może prowadzić do poważnych konsekwencji – od wysokich kar pieniężnych, przez utratę reputacji, aż po odpowiedzialność karną. Jak upewnić się, że Twój biznes spełnia wymogi AML? Oto kluczowe kroki.

Pierwszym krokiem jest ustalenie, czy Twoja firma podlega przepisom AML. Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, instytucjami obowiązanymi są m.in.:

• Biura rachunkowe,

• Domy aukcyjne i antykwariaty,

• Fundusze inwestycyjne i ASI,

• Lombardy,

• Kantory wymiany walut,

• Firmy ubezpieczeniowe.

Jeśli działasz w którejkolwiek z tych branż, masz obowiązek wprowadzenia procedur AML.

Każda firma podlegająca pod procedury AML musi przeprowadzić ocenę ryzyka (Art. 27 ustawy AML).

Ocena powinna uwzględniać:

• Charakter klientów (np. osoby eksponowane politycznie – PEP),

• Branżę i lokalizację geograficzną,

• Rodzaj oferowanych usług lub produktów,

• Kanały dystrybucji.

Wynik oceny powinien być udokumentowany i aktualizowany regularnie, przynajmniej co dwa lata.

Każda instytucja obowiązana musi stworzyć i wdrożyć wewnętrzną procedurę AML (Art. 50).

Powinna ona zawierać:

• Zasady identyfikacji klientów i beneficjentów rzeczywistych,

• Procesy monitorowania transakcji,

• Sposób raportowania podejrzanych działań do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF),

• Szczegółowe procedury w przypadku klientów wysokiego ryzyka.

Dzięki takim procedurom możliwe jest szybkie wykrywanie podejrzanych transakcji.

Podstawą zgodności z AML jest identyfikacja i weryfikacja tożsamości klientów, beneficjentów rzeczywistych oraz osób eksponowanych politycznie (PEP). W przypadku współpracy z klientem należy:

• Zebrać dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, PESEL, NIP),

• Zweryfikować dokumenty tożsamości,

• Sprawdzić kontrahenta na listach sankcyjnych (krajowych i międzynarodowych).

Firmy są zobowiązane do monitorowania transakcji klientów pod kątem nietypowych działań, takich jak:

• Duże, jednorazowe wpłaty i wypłaty,

• Transakcje międzynarodowe z krajami wysokiego ryzyka,

• Szybkie transfery dużych sum bez wyraźnego celu gospodarczego.

W przypadku wykrycia podejrzanych działań należy zgłosić je do GIIF w formie raportu SAR (Suspicious Activity Report).

Każda firma musi zapewnić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące AML. Zgodnie z Art. 52 ustawy AML, szkolenia te powinny obejmować:

• Aktualne przepisy,

• Przykłady podejrzanych działań,

• Procedury identyfikacji i raportowania.

Regularne szkolenia pomagają zwiększyć świadomość pracowników i uniknąć błędów w realizacji obowiązków.

Przepisy nakładają obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z klientami i transakcjami przez co najmniej 5 lat. Dotyczy to zarówno dokumentów związanych z identyfikacją klientów, jak i raportami SAR.

Ręczne monitorowanie transakcji i weryfikacja klientów mogą być czasochłonne i podatne na błędy. SystemAML oferuje rozwiązania, które automatyzują kluczowe procesy:

• Sprawdzanie list sankcyjnych,

• Monitorowanie transakcji,

• Generowanie raportów do GIIF,

• Weryfikacja beneficjentów rzeczywistych i PEP.

Dzięki takim narzędziom firmy mogą skupić się na rozwoju działalności, zamiast martwić się o zgodność z przepisami.

Podsumowanie

Przestrzeganie wymogów AML to nie tylko obowiązek prawny, ale także sposób na ochronę reputacji firmy i uniknięcie wysokich kar. Aby upewnić się, że Twój biznes spełnia wymogi, zastosuj powyższe kroki, wdroż procedury AML i rozważ automatyzację procesów za pomocą narzędzi takich jak SystemAML. W ten sposób zadbasz o bezpieczeństwo swojej firmy i jej klientów, a także zapewnisz sobie spokój w obliczu kontroli.