Firmowy multitool. Jak cyfryzacja pomaga lepiej zarządzać majątkiem firmy?

Cyfryzacja pomaga zarządzać firmowym majątkiem wtedy, gdy pozwala szybko odpowiedzieć na kilka prostych pytań: co mamy, gdzie to jest, kto z tego korzysta i ile nas to kosztuje. Sprzęt, wyposażenie i środki trwałe rzadko stoją w miejscu. Im większa firma i szybciej się rozwija, tym trudniej nadążyć za tym wszystkim bez uporządkowanych oraz aktualnych danych. Wdrożenie odpowiedniego systemu pozwala je uporządkować i wykorzystać nie tylko podczas inwentaryzacji, ale również w codziennym funkcjonowaniu firmy.

Zaczyna się zwykle niewinnie. Na budowie ktoś gorączkowo szuka sprzętu potrzebnego do pracy. W zakładzie produkcyjnym trzeba szybko sprawdzić, kiedy urządzenie było ostatnio serwisowane. Rzeczywistość jest dynamiczna, a zasoby firmy znajdują się w ciągłym obiegu. Dlatego sama informacja, że firma posiada 500 sztuk wyposażenia, staje się niewystarczająca. Znacznie ważniejsze jest to, gdzie znajduje się konkretny sprzęt, kto z niego korzysta, w jakim jest stanie i kiedy wymaga przeglądu lub zwrotu.

Zarządzanie środkami trwałymi kojarzy się wielu firmom z obowiązkową ewidencją i okresową kontrolą majątku. Tymczasem stawką jest znacznie więcej niż porządek w rejestrze. Brak kontroli może oznaczać realne koszty – nie tylko związane z zakupem czy utratą narzędzi, ale także ze sprawną organizacją pracy.

Dobrym przykładem jest Centrum Produkcyjne ZRE Katowice w Jaworznie. Przy skali obejmującej około 70 tys. sztuk narzędzi i materiałów eksploatacyjnych, kontrolowanie majątku wyłącznie na poziomie liczby pozycji byłoby zwyczajnie niewystarczające. Po wdrożeniu programu Narzędziownia firma zyskała m.in.:

• szybsze operacje magazynowe z wykorzystaniem RFID (radiowej technologii do identyfikacji),
• wygodniejszy i szybszy proces przyjmowania oraz księgowania dostaw,
• płynny obieg narzędzi i ich większą rotację, 
• pełną historię przeglądów poprawiają bezpieczeństwo pracy,
• bieżący monitoring wydatków związanych z eksploatacją narzędzi.

Cyfrowe zarządzanie środkami trwałymi wpływa nie tylko na porządek w ewidencji, ale także na tempo pracy, kontrolę kosztów i ciągłość realizacji zadań. Przy dużej skali nawet drobne usprawnienia w obiegu sprzętu mogą mieć znaczenie dla całego przedsiębiorstwa.

1. Co właściwie mamy? 
2. Gdzie to jest i kto z tego korzysta? 
3. Ile nas to kosztuje?
4. Czy wszystko jest sprawne i wymaga przeglądu?
5. Czy wykorzystujemy ten majątek efektywnie?

Oczywiście do tej listy możemy dopisać kolejne pytania, takie jak: „do którego działu lub oddziału rzecz została przeniesiona?” albo „dlaczego w tym roku ponownie kupiliśmy coś, co według ewidencji już posiadamy?”.

W tym miejscu cyfryzacja przestaje być modnym sloganem, a staje się użytecznym i wygodnym sposobem porządkowania informacji. One z kolei pozwalają szybciej odnaleźć potrzebny sprzęt, sprawdzić odpowiedzialność za jego użytkowanie czy mądrze zaplanować kolejne zakupy. Mogą też odkryć rzeczy, których wcześniej nie było widać – na przykład sprzęt, który mógłby pracować, a przez długi czas leży niewykorzystany.

Tak było w przypadku Eltel Networks. Po wdrożeniu systemu Narzędziownia od PWSK rotacja sprzętu i narzędzi wzrosła o 30%, a firma zyskała dokładniejszą kontrolę terminów przeglądów oraz możliwość analizowania źródeł nadmiernych kosztów.

W firmie nic nie dzieje się „w próżni”. Sprzęt pojawia się na stanie, jest wydawany, trafia do pracownika, wraca, przechodzi przegląd albo naprawę. Każda z tych czynności tworzy kolejną informację. Dlatego coraz większe znaczenie ma nie tylko sama ewidencja, ale również obieg majątku i dokumentów. Przyjęcia, wydania, zwroty, przesunięcia, likwidacje czy przekazania mogą być częścią jednego, uporządkowanego procesu.

W takich zastosowaniach program Narzędziownia sprawdza się jak szwajcarski scyzoryk – to jedno praktyczne rozwiązanie, w którym pod ręką zawsze masz funkcję potrzebną w danej chwili jak: moduł do inwentaryzacji, skaner wydań pracownikom, kalendarz przeglądów czy zarządzania zapotrzebowaniem, zamówieniami i zakupami.

I tu dochodzimy do ciekawej sytuacji: ten problem wcale nie jest zarezerwowany dla konkretnego sektora. W firmie budowlanej mamy sprzęt jeżdżący między różnymi inwestycjami. W przedsiębiorstwie produkcyjnym czy energetyce istotna jest dostępność narzędzi, kontrola ich wykorzystania, terminy przeglądów i stan techniczny wyposażenia. W wypożyczalniach kluczowe jest natomiast śledzenie obiegu sprzętu, jego dostępności, terminów zwrotu oraz historii użytkowania. Dla branży eventowej liczy się z kolei pewność, że cały sprzęt przeznaczony na realizację wydarzenia został spakowany, wydany ekipie, a po zakończeniu wrócił w komplecie. Codzienne pytania w każdym razie pozostają podobne: czy wiemy, co powinno znajdować się w danym miejscu i w jakim jest stanie?

Dlatego cyfrowa ewidencja środków trwałych i wyposażenia staje się podstawą świadomego zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa. Program Narzędziownia zapewnia stały dostęp do aktualnych informacji o lokalizacji, stanie, historii użytkowania oraz osobach odpowiedzialnych za dany sprzęt, a integracja z technologią RFID dodatkowo przyspiesza identyfikację zasobów i ogranicza ryzyko pomyłek.

Cyfryzacja czasem zaczyna się od bardzo przyziemnej potrzeby: żeby zamiast szukać, po prostu wiedzieć. Dlatego rozwiązania takie jak program Narzędziownia warto traktować właśnie jako firmowy multitool, który pozwala szybko zaprowadzić porządek i zebrać w jednym miejscu wszystkie informacje potrzebne do zarządzania tym, co firma posiada.

Co zmienia cyfryzacja procesu?

A kiedy wiadomo, co się ma, gdzie to jest i co się z tym dzieje, znacznie łatwiej zdecydować, co zrobić dalej i jak robić to dobrze.

Więcej o możliwościach programu Narzędziownia, rozwiązaniach RFID oraz cyfrowej ewidencji dowiesz się na stronie PWSK lub kontaktując się telefonicznie pod numerem +48 511 888 405