Nie bądź „trudnym partnerem”. Jak automatyzacja sprawia, że najwięksi kontrahenci chcą handlować właśnie z Tobą

Duża sieć handlowa lub kontrahent rzadko rezygnuje ze współpracy wyłącznie z powodu ceny. Znacznie częściej problemem okazuje się obsługa dostawcy, która angażuje zbyt wiele czasu i pieniędzy po stronie działu zakupów, magazynu i księgowości. Sprawdź, co sprawia, że firma zaczyna być postrzegana jako trudny partner biznesowy i jak automatyzacja procesów może pomóc to zmienić.

Trudny partner to dostawca, którego koszt obsługi pochłania marżę generowaną przez współpracę. Według analiz McKinsey niewłaściwe warunki umów i nieskuteczne zarządzanie nimi mogą prowadzić do utraty wartości odpowiadającej nawet 9% rocznych przychodów firmy. Dla dużego odbiorcy atrakcyjność dostawcy zależy nie tylko od jakości produktu, ale również od kosztu jego obsługi: liczby błędów, korekt, ręcznych interwencji i wyjątków w procesie. . Przykład? Rozbieżności między zamówieniem a dostawą, faktury odrzucone przez system księgowy, telefony o status wysyłki, korekty wystawiane po fakcie. Każda taka sytuacja oznacza dodatkowe wydatki operacyjne.

W dużych organizacjach ten koszt jest policzalny i uważnie oceniany. Organizacja Gartner wskazuje, że karta ocena dostawcy (supplier scorecard) uwzględnia m.in.

• terminowość dostaw,

• koszty,

• poprawność fakturowania

• elastyczność na zmiany w zamówieniach

• szybkość reakcji i jakość.

Dlatego dostawca, który regularnie „psuje” statystyki, przy najbliższym przeglądzie portfela ląduje na końcu listy kontrahentów, niezależnie od tego, jak atrakcyjny ma cennik.

Dokument wymagający interwencji człowieka kosztuje wielokrotnie więcej niż faktura przetworzona automatycznie i przekazana wraz z innymi dokumentami pomiędzy wszystkimi uczestnikami transakcji. Analizy międzynarodowe pokazują, że pełnym cyklu order-to-cash oszczędność sięga nawet 51 EUR na pojedynczym procesie.

Na tak wysoki koszt przy ręcznym przepływie dokumentów mogą składać się np.:

• czas poświęcony na wyjaśnianie rozbieżności między działami i firmami;

• wydłużenie cyklu DSO, bo faktura z błędem czeka w kolejce do wyjaśnienia;

• blokady płatności i rezerwy księgowe na pozycje sporne;

• koszt korekt, not oraz ponownych wysyłek dokumentów;

• ryzyko podatkowe wynikające z niespójności danych;

• a jeszcze niedawno nawet znaczki pocztowe.

Dostawca płaci za to podwójnie: raz własnym czasem, drugi raz – opóźnieniami w płatnościach. Potem dochodzi trzeci koszt: trudności w budowaniu dalszych etapów relacji B2B. Duży odbiorca, zniechęcony brakiem automatyzacji, może szybko zrezygnować z partnera na rzecz bardziej nowoczesnej konkurencji.

Ustrukturyzowana elektroniczna wymiana dokumentów (EDI) usuwa najczęstsze powody sporów oraz opóźnienia, bo dane w fakturze pochodzą z tego samego źródła co dane w zamówieniu. Nikt nie musi ręcznie przepisywać danych, więc znika jedno z najczęstszych źródeł błędów.

W praktyce cykl wygląda tak:

1. odbiorca wysyła zamówienie (ORDERS) prosto ze swojego systemu;

2. dostawca potwierdza je komunikatem ORDRSP – z ilościami, cenami i terminem realizacji;

3. przed wysyłką dostawca przekazuje awizo dostawy (DESADV) z numerami SSCC dla każdej palety;

   Reklama

4. magazyn skanuje etykiety i automatyzuje weryfikację zamówienia;

5. Faktura (INVOIC) trafia do systemu odbiorcy i dopasowuje się do dwóch wcześniejszych dokumentów.

„Ostatnim ogniwem tego łańcucha jest e-fakturowanie – i to właśnie jego efekty najszybciej widać w raportach finansowych kontrahenta.” – mówi Tomasz Kuciel, CEO EDITEL S.A - „Dostawca, z którym współpraca przebiega według tego wzoru, przestaje być postrzegany jako problematyczny i zaczyna być coraz chętniej wybierany do realizacji kolejnych zleceń.”

• planujesz rozpocząć współpracę z dużym kontrahentem,

• kontrahent wymaga elektronicznych zamówień, awizacji lub faktur,

• liczba dokumentów sprawia, że ręczna obsługa przestaje się skalować.

Jeżeli planujesz wejście do dużej sieci, producenta, dystrybutora lub operatora logistycznego, sprawdź już na etapie rozmów handlowych, jakie wymagania dotyczą wymiany dokumentów obowiązują dostawców: które komunikaty trzeba obsługiwać, w jakim standardzie i przez jaki kanał. To może zaważyć na decyzji dużego odbiorcy, które wybierze Twoją zautomatyzowaną firmę a nie konkurencję.

Aby stać się atrakcyjnym partnerem dla dużych podmiotów, wystarczy uporządkować trzy obszary: dane, format i kanał wymiany. Oto, jak to zrobić krok po kroku.

1. Zweryfikuj dane podstawowe – numery GLN lokalizacji, GTIN produktów, warunki handlowe i stawki VAT muszą zgadzać się z kartoteką odbiorcy.

2. Sprawdź, w jakich standardach pracują Twoi kontrahenci: np. EDIFACT, Peppol BIS, KSeF, formaty krajowe pokroju IS EFA, ZUGFeRD czy X-Rechnung.

3. Postaw na rozwiązanie obsługujące je wszystkie w ramach jednego systemu, zamiast budować osobny interfejs dla każdej sieci handlowej.

   Reklama

4. Ustal, kto po Twojej stronie monitoruje komunikaty zwrotne i reaguje na odrzucenia dokumentów.

Taki przebieg automatyzacji obiegu dokumentów może sprawić, że szybko zyskasz argument w negocjacjach z większym partnerem.

Wdrożenie automatyzacji wymiany dokumentów warto powierzyć specjalistom, którzy rozumieją związane z tym wyzwania biznesowe i proceduralne. EDITEL zajmuje się wymianą danych w łańcuchu dostaw od ponad 40 lat i obsłużył blisko miliard transakcji dla prawie 50 000 firm w ponad 20 krajach. Firma zapewnia możliwość otwarcia do wszystkich najważniejszych standardów polskich i międzynarodowych dzięki jednemu wdrożeniu - realizowanym bezpiecznie i przy pełnym wsparciu technicznym.

Chcesz sprawdzić, jak przeprowadzić cyfryzację w swojej firmie? Zacznij od niezobowiązującej rozmowy z konsultantami EDITEL i zobacz, które dokumenty da się zautomatyzować w pierwszej kolejności.