Własna działalność gospodarcza – jak zarządzać finansami w małej firmie?

Posiadasz własną firmę i samodzielnie zarządzasz jej finansami? A może zatrudniasz świetnych pracowników w księgowości, ale i tak co jakiś czas chcesz sam skontrolować budżet całej firmy? Dobrze się składa, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.

W Polsce finansami mikrofirm najczęściej zarządza sam właściciel lub współwłaściciel. Taka sytuacja zdarza się w większości przypadków. Jeśli zajmowanie się finansami firmy to jeden z twoich wielu obowiązków, koniecznie zapoznaj się z poniższym poradnikiem. Z pewnością pozwoli ci on na usprawnienie zarządzania budżetem firmy.

Zapisuj wszystkie wydatki

Szczególnie na samym początku działalności firmy, zdarzają się różne wydatki – również takie nieprzewidziane. Są to bardzo często niewielkie kwoty, jednak mimo to, warto je wszystkie podliczać i uwzględniać w bilansie firmy. Małe kwoty, które się skumulują, często potrafią zaskoczyć, więc warto mieć nad nimi kontrolę.

Planuj finanse firmy

Podstawą każdej firmy jest jej budżet. Żeby dobrze go poznać policz wszystkie stałe koszty swojej firmy, oraz koszty cykliczne takie jak ubezpieczenia, czy koszt wynajmu lokalu. Dzięki takiemu zestawieniu w łatwy sposób dowiesz się ile musi zarobić twoja firma, by pokryć koszty. Ustal cele na najbliższe miesiące, kwartały i a nawet cały rok do przodu. Taka motywacja świetnie wpływa na pracę.

Budżet firmy można rozplanować na podstawie dochodów z ubiegłych lat. W tym przypadku jednak trzeba zwrócić uwagę na to, czy dochód nie był zawyżony przez np. jedno bardzo dobre finansowo zlecenie. Jeśli bardzo trudno jest o to, by dostać podobne zlecenie i w tym roku – dochód z takiego zlecenia najlepiej odjąć od rocznego przychodu – dzięki temu budżet będzie o wiele bardziej realny.

Przy posiłkowaniu się dochodami z lat ubiegłych pod uwagę trzeba też wziąć wszelkie zmiany niezależne od nas, np. obecna sytuacja na rynku, przepisy podatkowe.

Narzędzia finansowe – dobierz odpowiednie dla siebie

Mając przed sobą odpowiednio zaprojektowany budżet, jesteśmy w stanie zobaczyć, gdzie mogą czekać nas gorsze okresy. Przewidując wcześniej problemy z utrzymaniem płynności finansowej, możemy wcześniej pomyśleć o odpowiednim zabezpieczeniu, np. kredycie firmowym, kredycie obrotowym, leasingu czy faktoringu. Takie narzędzia finansowe w tym kredyt dla firmy z pewnością pomogą zachować stabilne finanse naszej firmy, nawet w trudniejszych miesiącach.

Przewiduj nieplanowane wydatki

Posiadając zarys finansów firmy, o wiele łatwiej jest stwierdzić czy jeśli będziemy musieli ponieść nieplanowane wydatki, to będzie je nas na nie stać. Nawet jeżeli nasza firma działa bez zarzutu, a zyski odpowiednio rosną – trzeba myśleć o różnych nieprzewidzianych komplikacjach. Na takie sytuacje powinniśmy mieć poduszkę finansową.

W miesiącach, kiedy mamy większe przychody, powinniśmy odkładać pieniądze na następne gorsze miesiące. Takie sprawy wydają się dla każdego oczywiste, jednak w Polsce tylko niewielki procent właścicieli małych firm potwierdza, że zawsze ma odłożoną finansową rezerwę.

Negocjuj terminy na swoją korzyść

Prawdziwą zmorą zwłaszcza dla małych firm są bardzo długie terminy płatności faktur. Od 31 dnia czyli od momentu doręczenia faktury masz prawo skorzystania z naliczania ustawowych odsetek, jako opłaty za tzw. kredyt kupiecki. Nie jest to oczywiście rozwiązanie problemu z wydłużonymi terminami zapłaty, jednak chociaż częściowo pozwoli to sfinansować poniesione przez firmę straty.

Bardzo dobrym sposobem na przyśpieszenie płatności, jest oferowanie klientom rabatów w zamian za krótki termin płatności faktur.

Omijaj niepotrzebne wydatki

Zakładając firmę bardzo często można natrafić na pokusy. Piękne, designerskie akcesoria do biura, najnowszy sprzęt... ponoszenie takich kosztów jest bardzo przyjemne, jednak nie przynoszą one później odpowiednich przychodów. Warto więc walczyć z takimi pokusami i kupować rzeczy, które naprawdę są nam potrzebne w danym momencie. Takie podejście z pewnością wyjdzie ci na korzyść.

Sprawdzaj swoich kontrahentów

Jeżeli pomimo twoich kolejnych próśb, pieniądze nadal nie docierają na konto firmy, można wysłać do klienta wezwanie do zapłaty. Żeby jednak nie doprowadzać do takich sytuacji, możemy wprowadzić do swojej firmy kilka rutynowych czynności, które pomogą nam w sprawdzeniu nowych klientów jeszcze przed podjęciem współpracy.

Najłatwiejszym sposobem sprawdzenia jest przejrzenie opinii o danych firmach w Internecie, czy sprawdzenie ich w bazach dłużników. Co ciekawe, takich rzeczy nie robi wiele firm w Polsce. Szkoda, bo taki mały nawyk może naprawdę ustrzec firmę przed wieloma problemami.

Zmierz się z trudnymi decyzjami

Klienci zdarzają się różni. Często są sytuacje, gdzie klient chce długich terminów płatności, a ostatecznie nie wywiązuje się z nich. Nie bój się w takich sytuacjach upominać o swoje pieniądze. Jeśli termin zapłaty minął 7 dni temu – czasem wystarczy zwykły telefon do klienta.

Pamiętaj też o tym, że od każdej przeterminowanej płatności należą ci się ustawowe odsetki, a także opłata zryczałtowana na poczet poniesionych wydatków powiązanych z dochodzeniem należności. Z tych możliwości jednak najlepiej jest korzystać w ostateczności i to w przypadkach klientów, z którymi nie będziemy mieć więcej styczności.

Zrezygnuj z niewypłacalnych kontrahentów

Wielu właścicieli małych firm w Polsce twierdzi, że nawet połowa wystawionych przez nich faktur nie jest opłacana w wyznaczonym terminie. Część z tych firm ma obawy przed upominaniem się o zaległe należności, nie chce w taki sposób stracić swoich klientów.

W takich przypadkach warto jest się poważnie zastanowić nad tym, czy naprawdę chcemy takich kontrahentów w dalszym otoczeniu naszej firmy. Prowadzenie firmy to sztuka podejmowania naprawdę trudnych biznesowych decyzji. Im lepiej podjęte decyzje, tym mniej negatywnych wpływów na płynność finansową twojej firmy.