Reklama

Elektroniczny obieg dokumentów. Co powinieneś o nim wiedzieć?

AWAP

05/03/2019 07:38

Dzięki takim nowoczesnym rozwiązaniom przedsiębiorstwa oszczędzają czas i pieniądze na tych czynnościach, które niegdyś musiał wykonywać człowiek. Przy tym rośnie wydajność pracowników, którzy mogą skupić się na właściwej pracy. Elektroniczny obieg dokumentów ponadto jest bezpieczniejszy, a kadra ma lepszą kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie. Poznaj kilka faktów o elektronicznym obiegu dokumentów.

Sposób na efektywne wykorzystanie nieustrukturyzowanych danych

Wszystkie pliki, w których znajdują się niewykorzystane oraz nieusystematyzowane dane to potężne źródło informacji. Niestety, jeśli nie jesteś w stanie prawidłowo nimi zarządzać, stają się bezużyteczne. Najważniejszą kwestią w takim przypadku jest ich uporządkowanie w taki sposób aby zaliczały się do:

Bazy danych, gdzie znajdziesz informacje o Twoich klientach (baza CRM)
Informacji o stanie magazynów oraz wytworzonych produktach (baza ERP)

Można również połączyć powyższe bazy z kolejnymi dokumentami, które również zaliczają się do comiesięcznego obiegu. Chodzi między innymi o faktury, wypowiedzenia, rachunki i wszelkie inne podobne pliki.

W tym celu tworzy się system o nazwie Enterprise Content Management. Co o nim warto wiedzieć?

Zintegrowane systemy gwarantujące efektywne zarządzanie informacją w firmie

ECM jest połączeniem różnego rodzaju systemów zarządzania, dzięki czemu możesz wszystkie potrzebne dokumenty firmy trzymać w jednym miejscu. Co konkretnie wykorzystuje ECM?

Rozwiązania z zakresu zarządzania dokumentacją
Elektroniczny obieg dokumentów, inaczej zwany workflow
System zarządzania procesami w prowadzonym biznesie

Kilka faktów o elektronicznym obiegu dokumentów

#1 Jest to system, który ułatwia cyfrowy przepływ różnego rodzaju dokumentów pomiędzy pracownikami na różnych szczeblach, według ściśle określonych reguł.

#2 Informacje, ale również zadania oraz dokumenty przekazywane są za pośrednictwem Internetu. Mogą być także udostępniane na urządzenia mobilne za pomocą dedykowanych aplikacji czy wiadomości mailowych.

#3 Przykładowym systemem, który można wymienić jako łatwy do zoptymalizowania, to: obieg faktur i ich akceptacja, składanie wniosków urlopowych, rozliczanie delegacji służbowych.

#4 Typowy przepływ dokumentu to wprowadzenie go do systemu, edycja, dodawanie zmian i komentarzy oraz zatwierdzenie go przez osobę decyzyjną, mającą odpowiednie uprawnienia.

#5 Główną zaletą i faktem jest, że elektroniczny obiegu dokumentów porządkuje wiele procesów, które do tej pory wprowadzały chaos oraz bałagan. Dzięki temu ograniczamy znacznie nakład pracy związany z powyższymi czynnościami. Czyli nie ma mowy o gubieniu dokumentacji oraz niedotrzymywaniu terminów w jej wypełnianiu oraz wysyłaniu.