Gmail vs Outlook – jaką skrzynkę pocztową wybrać dla swojej firmy?

Biorąc pod uwagę, jak wiele czasu spędzamy codziennie na czytaniu i odpisywaniu na e-maile, poszukiwanie odpowiedniej skrzynki mailowej dla swojej firmy jest jak najbardziej uzasadnione. Dwoma liderami na rynku poczty elektronicznej są Google (Gmail) oraz Microsoft (Outlook). Czym różnią się te produkty? Który z nich jest lepszy?

Interfejs

Zarówno Gmail, jak i Outlook odznaczają się dość przejrzystym interfejsem. W obu przypadkach postawiono na prostotę użytkowania, przejrzystość skrzynki mailowej oraz intuicyjność obsługi.

Foldery, etykiety oraz wyszukiwanie

Gmail automatycznie filtruje wiadomość na kartach: Główne, Społeczności i Oferty. Dzięki temu użytkownik nie musi poświęcać czasu na wyszukiwanie ważnych e-miali w gąszczu reklam. Każda wiadomość może zostać oznaczona etykietą, która ułatwi późniejsze wyszukiwanie informacji. E-maile mogą zostać także zaznaczone: gwiazdką, jako odłożone oraz jako ważne.

W przypadku Outlook mamy do czynienia z tradycyjną strukturą folderów. Zamiast etykiet zastosowano tu kategorie. Po oznaczeniu e-maila kategorią nie trafia on do osobnego folderu, lecz pozostaje w skrzynce odbiorczej.

Bardziej intuicyjną wyszukiwarkę oferuje Gmail, który w. Użytkownik może przeszukać skrzynkę, wpisując słowo kluczowe (niczym w wyszukiwarce Google).

Łączność

Zarówno Gmail, jak i Outlook obsługują protokoły POP oraz IMAP. Na forach można jednak doszukać się informacji, iż klienci Outlook miewają czasem problemy z łącznością i brakiem obsługi protokołu IMAP.

Dodatkowe rozszerzenia i kompatybilność z innymi aplikacjami

Gmail, bez problemu współpracuje z Dokumentami Google wchodzącymi w skład pakietu G Suite dla firm. Zaletą jest możliwość otwierania załączników przesyłanych w postaci Dokumentów Google oraz bezpośrednie zapisywanie ich na swoim Dysku Google. Gmail łączy się także z aplikacjami innych firm (m.in. CRM). Może współpracować z kontami w mediach społecznościowych – współpraca ta polega na importowaniu kontaktów do książki adresowej. Co więcej, użytkownik może korzystać z Google Tłumacza bezpośrednio w oknie wiadomości. Funkcji tej brakuje w Outlooku.

Outlook jest nieco opóźniony w porównaniu do Gmaila w kwestii dodatkowych rozszerzeń i kompatybilności z nimi. Skrzynka dobrze integruje się z aplikacjami Office 365 oraz OneDrive. Outlook zapewnia łatwy dostęp do pakietu Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote Online).

Zarządzanie spamem i filtrami

Filtrowanie spamu w przypadku Gmaila działa skutecznie. Skrzynka doskonale spisuje się także do odfiltrowania niechcianych wiadomości, które w rzeczywistości nie są spamem (np. e-maile od konkretnego nadawcy). Wiadomości reklamowe dostosowane są do treści e-maili. Istnieje więc większe prawdopodobieństwo, że w jakikolwiek sposób zainteresują użytkownika.

W przypadku Outlooka niektóre działania muszą być zrobione ręcznie. Ponadto wiele wiadomości, które nie są spamem, trafia do folderu spam. W konsekwencji użytkownik często musi przeglądać nie tylko folder główny, ale także ten ze spamem.

Skrzynka mailowa powinna być dopasowana do indywidualnych potrzeba każdego z nas. Gmail jednak nadal pozostaje nieco przed Outlookiem, oferując bardziej zaawansowane funkcje, kompatybilność z różnymi aplikacjami oraz większą intuicyjność obsługi. Aby założyć konto firmowe Gmail z własną domeną skontaktuj się z polskim Google Premier Partner - Fly On The Cloud.