Kasy fiskalne dla lekarzy – najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi

Prowadzenie indywidualnej praktyki lekarskiej wiąże się z wieloma obowiązkami, w tym z koniecznością ewidencjonowania przychodów za pomocą kasy fiskalnej. Obowiązek ten rodzi wiele pytań związanych z koniecznością korzystania z takiego urządzenia, wyborem odpowiedniej kasy oraz sposobami uzyskania zwrotu kosztów. W poniższym artykule odpowiadamy na najczęściej pojawiające się pytania, aby rozwiać wszelkie wątpliwości związane z użytkowaniem kas fiskalnych w gabinecie lekarskim.

Lekarz prowadzący działalność gospodarczą musi mieć kasę fiskalną, jeśli jego usługi są świadczone na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Taki wymóg wynika z ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 5350), która nakłada obowiązek rejestrowania sprzedaży na przedsiębiorców. W związku z tym lekarze, którzy oferują usługi także dla osób prywatnych, a nie wyłącznie dla firm, są zobowiązani do posiadania odpowiedniego urządzenia fiskalnego.

Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 22 grudnia 2021 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2021 r. poz. 2442) przewiduje zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych dla przedsiębiorców, których roczny obrót nie przekracza 20 000 zł. Jednak usługi medyczne, takie jak te świadczone przez lekarzy, nie są objęte tym wyjątkiem. W praktyce oznacza to, że każdy lekarz prowadzący praktykę na rzecz osób fizycznych musi rejestrować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej. Wyjątkiem są lekarze z orzeczeniem o niepełnosprawności, ale przypadki te są rzadkie.

Na rynku dostępne są kasy fiskalne offline oraz online, które różnią się sposobem działania i przechowywania danych. Kasy offline, które zapisywały kopie paragonów na nośniku danych, były popularne jeszcze kilka lat temu. Jednak od początku 2023 roku ich sprzedaż została wstrzymana i obecnie można je nabyć tylko na rynku wtórnym. Warto jednak pamiętać, że lekarze i tak zobowiązani są do zaopatrzenia się w kasy fiskalne online, a także muszą zapewnić im stałe połączenie z internetem.

Obowiązek korzystania z kas fiskalnych online dla lekarzy wszedł w życie z dniem 1 stycznia 2021 roku. Wprowadzono go w ramach zmian mających na celu uszczelnienie systemu podatkowego i zwiększenie transparentności w rejestrowaniu sprzedaży. Kasy online są wyposażone w funkcję bieżącego przesyłania paragonów do Centralnego Repozytorium Kas, co pozwala organom skarbowym monitorować transakcje w czasie rzeczywistym. To rozwiązanie ma wiele zalet – z jednej strony minimalizuje ryzyko nieścisłości, z drugiej ułatwia prowadzenie działalności lekarzom, którzy mogą skupić się na pacjentach bez obaw o niespodziewaną kontrolę skarbową.

Zanim lekarz zacznie korzystać z kasy fiskalnej, musi przeprowadzić jej fiskalizację. Proces ten polega na aktywacji modułu fiskalnego przez wykwalifikowanego serwisanta, który uprawniony jest do przeprowadzenia tego typu operacji. Serwisant łączy kasę z Centralnym Repozytorium Kas i otrzymuje numer ewidencyjny, który zostaje trwale zapisany w pamięci urządzenia. Od tej pory pamięć fiskalna i tryb fiskalny są uruchomione, a kasa jest gotowa do sprzedaży. Na potwierdzenie serwisant drukuje raport fiskalny fiskalizacji. Fiskalizacja to krok niezbędny przed rozpoczęciem rejestracji sprzedaży – od tego momentu każda transakcja będzie automatycznie przesyłana do CRK i zapisywana w pamięci kasy.

Tak, lekarze mogą ubiegać się o zwrot części kosztów poniesionych na zakup kasy fiskalnej online. Zwrot ten może wynieść do 90% wartości netto urządzenia, jednak nie więcej niż 700 zł. Aby skorzystać z tej ulgi, lekarz musi spełnić kilka warunków. Przede wszystkim należy złożyć wniosek do urzędu skarbowego, załączając potwierdzenie zakupu kasy oraz dowód zapłaty (fakturę VAT, paragon). Zwrot można odliczyć od podatku w pierwszym okresie rozliczeniowym, w którym zaczęto korzystać z kasy. W sytuacji, gdy podatek do zapłaty jest niższy niż należny zwrot, różnicę można odliczyć w kolejnych okresach rozliczeniowych lub wnioskować o zwrot na rachunek bankowy.

Dobór odpowiedniej kasy fiskalnej zależy od specyfiki prowadzonej praktyki. Lekarze najczęściej decydują się na niewielkie, łatwe w obsłudze modele, które nie zajmują dużo miejsca. Kasy fiskalne dla lekarzy takie jak Novitus Mała Online czy Posnet Ergo Online są często wybierane ze względu na swoją kompaktowość i prostotę obsługi. Można do nich także szybko podłączyć terminal płatniczy, co ułatwia codzienną pracę w gabinecie.

Użytkowanie kasy fiskalnej wiąże się z koniecznością regularnego sporządzania raportów dziennych i miesięcznych. Raporty te stanowią potwierdzenie zarejestrowanych transakcji i są niezbędnym elementem dokumentacji prowadzonej w praktyce lekarskiej. Brak raportów lub nieprawidłowe ich sporządzenie może skutkować sankcjami ze strony organów skarbowych.