KSeF wystartował. Co oznacza Krajowy System e-Faktur dla przedsiębiorców?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) oficjalnie rozpoczął działanie. Nowe rozwiązanie, przygotowane przez Ministerstwo Finansów, ma na celu ujednolicenie procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w obrocie między firmami. Jak poinformował resort, start systemu przebiegł bez zakłóceń, a do platformy trafiły już pierwsze tysiące dokumentów.

Zgodnie z zapowiedziami rządu, KSeF jest kolejnym krokiem w cyfryzacji rozliczeń podatkowych i budowie nowoczesnej gospodarki. W początkowej fazie obowiązek korzystania z systemu objął największe podmioty działające na polskim rynku.

Kto musi korzystać z KSeF?

Od 1 lutego KSeF dotyczy firm, których roczne obroty w 2024 roku przekroczyły 200 mln zł. Według szacunków Ministerstwa Finansów jest to około 4,2 tys. największych przedsiębiorstw. Kolejny etap wdrażania systemu zaplanowano na 1 kwietnia – wtedy obowiązek obejmie pozostałe firmy, z wyłączeniem najmniejszych podmiotów.

Za najmniejsze przedsiębiorstwa uznawane są te, których miesięczne obroty dokumentowane fakturami w relacjach B2B nie przekraczają 10 tys. zł. Dla nich obowiązek korzystania z KSeF został odroczony do 1 stycznia 2027 roku. W praktyce oznacza to, że już od wiosny systemem zostanie objęta znaczna część osób pracujących na samozatrudnieniu i świadczących usługi na rzecz innych firm.

Jakich faktur nie obejmuje KSeF?

W 2026 roku poza systemem pozostaną m.in. faktury uproszczone w formie paragonów z NIP nabywcy, o ile ich wartość nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Również w tym przypadku pełne objęcie KSeF nastąpi od 2027 roku. Utrzymano także okres przejściowy dla faktur papierowych wystawianych przy użyciu kas fiskalnych – zakończy się on wraz z końcem 2026 roku.

Warto podkreślić, że Krajowy System e-Faktur nie jest obowiązkowy dla faktur konsumenckich. Dokumenty wystawiane osobom fizycznym, takie jak rachunki za prąd czy gaz, mogą być nadal wystawiane na dotychczasowych zasadach. Przepisy dopuszczają jednak dobrowolne korzystanie z KSeF również w tym zakresie.

Dostęp do systemu i odbiór faktur

Przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Są to m.in. aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna oraz system e-Mikrofirma dostępny przez e-Urząd Skarbowy. Podmioty posiadające NIP mają podstawowe uprawnienia do systemu, natomiast w przypadku innych form działalności konieczne może być złożenie formularza ZAW-FA.

Kary za brak korzystania z KSeF

Na razie przedsiębiorcy mogą liczyć na okres ochronny. W 2026 roku nie będą nakładane sankcje za błędy lub opóźnienia związane z wdrażaniem KSeF. Sytuacja zmieni się od 1 stycznia 2027 roku. Wówczas za wystawienie faktury poza systemem mogą grozić wysokie kary finansowe – nawet do 100 proc. kwoty VAT z faktury lub do 18,7 proc. kwoty brutto w przypadku dokumentów bez VAT.