Masz pytania o KSeF? Odpowiadamy na najczęstsze wątpliwości dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to kolejne narzędzie, którego celem jest uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce. Jednak wśród przedsiębiorców to zagadnienie budzi sporo wątpliwości. Czym dokładnie jest w KSeF? Jakie korzyści przyniesie firmom jego wdrożenie? I wreszcie, jak wystawiać e-faktury?

Podstawowym celem, dla którego wprowadzany jest system KSeF, jest chęć cyfryzacji faktur i ich standaryzacji. Wysyłanie i odbieranie e-Faktur i UPO z systemu KSeF ma także doprowadzić do uszczelnienia systemu podatkowego. Jak podaje w swoich materiałach Ministerstwo Finansów, wprowadzenie KSeF może w ciągu kolejnych 10 lat zwiększyć przychody budżetu państwa z tytułu VAT nawet o 10 mld zł.

Chociaż system KSeF często jest omawiany w kontekście uszczelnienia systemu podatkowego, to w praktyce na wdrożeniu tego rozwiązania zyskają również przedsiębiorcy. Korzyści płynące z wystawiania e-faktur poprzez system KSeF są następujące:

• skrócenie terminu zwrotu VAT – przedsiębiorcy mogą liczyć, że zwrot podatku VAT otrzymają szybciej niż dotychczas (okres zostanie skrócony z 60 dni do 40 dni);
• brak konieczności raportowania JPK_FA i JPK_VAT RR – a to oznacza m.in. oszczędność czasu;
• brak konieczności wystawiania duplikatów faktur – dzięki systemowi KSeF zniszczenie czy zgubienie faktury nie będzie już problemem.

Pierwotnie Krajowy System e-Faktur miał obowiązywać od 1 lipca 2024 r. Jednak Ministerstwo Finansów poinformowało o konieczności wdrożenia KSeF w późniejszym terminie, podając jako powód wykryte błędy. Jednocześnie zdecydowano, że KSeF zostanie wprowadzony w dwóch etapach. Są one następujące:

• 1 luty 2026 r. – od tego dnia KSeF będzie obowiązkowy dla firm, których wartość sprzedaży w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł. Podana kwota obejmuje podatek.
• 1 kwiecień 2026 r. – obligatoryjny KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców.

Jednocześnie Ministerstwo Finansów nie dopuszcza możliwości, aby doszło do kolejnego przesunięcia terminu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że przedsiębiorcy już teraz powinni zacząć przygotowywać się do zmian, które wkrótce wejdą w życie. Część firm może zainteresować oferta REST API KSeF.

Chociaż już od pewnego czasu firmy mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane, to wiele z nich jeszcze tego nie robi. Jednym z powodów jest brak dostosowania posiadanych narzędzi (oprogramowania). Zasadniczo przedsiębiorcy mają dwie możliwości: korzystać z bezpłatnych narzędzi oferowanych przez Ministerstwo Finansów lub zdecydować się na rozwiązanie komercyjne.

Rozwiązania komercyjne są dobrym wyborem z perspektywy większych firm, które już korzystają z dedykowanego oprogramowania (np. systemu ERP) i nie chcą kolejnych narzędzi. Atrakcyjną propozycją w tej sytuacji są biblioteki dla KSeF, które ułatwiają wdrożenie obsługi KSeF w używanych już aplikacjach biznesowych. Wykorzystanie REST API KSeF pozwala zaoszczędzić zarówno czas, jak i środki finansowe – dzięki niemu rozszerzenie funkcjonalności użytkowanego oprogramowania jest o wiele prostsze.