PPK w mikro i małych firmach. Sprawdź jak wdrożyć PPK w swojej firmie?

Mamy trudne czasy dla bardzo wielu przedsiębiorców, którzy muszą walczyć o przetrwanie swoich firm. Liczy się każdy grosz, a tu tymczasem przyjdzie sięgnąć głębiej do kieszeni z powodu PPK czyli Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Od 2021r. PPK są obowiązkowe w mikro i małych firmach. Dokładnie mówiąc PPK są dobrowolne dla pracowników, ale obowiązkowe dla pracodawców. Wystarczy, że przedsiębiorca zatrudnia 1 osobę na umowie o pracę lub umowie zleceniu.

Zacznijmy od tego, kto się nie musi interesować PPK.  

Nie musisz wdrażać PPK u siebie w firmie, jeżeli:

jesteś osobą samozatrudnioną, tzn. prowadzisz działalność gospodarczą i odprowadzasz składki ZUS wyłącznie za siebie.
jesteś
mikroprzedsiębiorcą
zatrudniającym ludzi, ale otrzymałeś od wszystkich pracowników pisemne rezygnacje z udziału w PPK.

Wystarczy, że jeden pracownik chce oszczędzać w PPK i musisz go założyć i prowadzić w swojej firmie. Z wdrożeniem PPK musisz wyrobić się w konkretnych terminach:

do 23. kwietnia 2021r. będą musieli zawrzeć umowę o zarządzanie z wybraną przez siebie instytucją finansową prowadzącą PPK
do 10. maja 2021r. będą musieli zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.

Jeżeli firma do tego zobowiązana nie wdroży programu PPK, to wówczas Polski Fundusz Rozwoju (PFR) wezwie pisemnie do zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie 30-dniowym od otrzymania wezwania.

Istotną „zachętą” do wdrożenia obowiązkowego programu PPK w firmie jest kara grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń firmy w poprzednim roku obrotowym. Z pewnością będzie to miało poważny dyscyplinujący wpływ na zapominalskich przedsiębiorców.

Sprawdź szczegóły: Pracownicze Plany Kapitałowe - Jak wdrożyć PPK w mikrofirmach?

PPK: wpłaty od pracownika, pracodawcy i państwa

PPK oznacza wzrost kosztów po stronie pracodawcy, mniejsze wynagrodzenie po stronie pracownika i dodatkowe koszty po stronie państwa. Na środki gromadzone w PPK składają się trzy wymienione wyżej strony:

Pracodawca: 1,5% wynagrodzenia brutto (możliwość zwiększenia do 4%)
Pracownik: 2,0% wynagrodzenia brutto (możliwość zwiększenia do 4%)
Państwo: 250 zł jednorazowa wpłata powitalna i 240 zł cykliczna wpłata roczna

Jako pracodawca będziesz musiał sięgnąć do kieszeni wdrażając PPK.

Na przykładzie: Firma ABC ma miesięczny budżet wynagrodzeń pracowników uczestniczących w PPK na poziomie 100 000 zł. Koszt całkowity wynagrodzeń dla pracodawcy wynosi wówczas 120 480 zł miesięcznie.

Po przystąpieniu do PPK i opłacaniu składki w podstawowej wysokości 1,5% koszt całkowity wynagrodzeń dla pracodawcy wyniesie 121 980 zł czyli wzrośnie o kwotę 1500 zł miesięcznie.

Jakie są obowiązki pracodawcy w PPK?

PPK są wprowadzane rękami pracodawców, na których nałożono szereg obowiązków związanych z wdrożeniem i realizacją tego programu. Konkretne wsparcie we wdrażaniu PPK w firmach oferują instytucje finansowe zajmujące się zarządzaniem środkami PPK, ale nadal sporo zadań muszą zrealizować pracodawcy.

1. Poinformowanie pracowników o programie PPK

Pierwszy obowiązek pracodawcy ma charakter informacyjny. Należy poinformować wszystkich pracowników o zasadach działania PPK, prawach i obowiązkach osoby oszczędzającej w PPK, możliwościach uczestnictwa i rezygnacji w programie PPK.

Komplet materiałów informacyjnych można ściągnąć z oficjalnego portalu PPK lub skorzystać z materiałów informacyjnych udostępnianych przez instytucje finansowe prowadzące PPK.

2. Wybór instytucji finansowej zarządzającej środkami

Aktualny spis instytucji, spośród których można wybrać podmiot zarządzający PPK, prowadzi PFR i znajduje się on na oficjalnym portalu PPK.

Bezpieczeństwo środków jest takie same we wszystkich instytucjach finansowych i wynika z wymogów i zapisów ustawowych.

Wybór instytucji finansowej jest decyzją, której pracodawca nie może podjąć samodzielnie. W proces wyboru muszą być zaangażowane organizacje związkowe lub – w przypadku ich braku – reprezentacja pracowników wyłoniona specjalnie do tego celu lub już istniejąca w firmie. Gdyby okazało się, że pracodawca nie jest w stanie uzgodnić z reprezentacją pracowników wyboru instytucji finansowej w okresie do 30 dni przed terminem ustawowym na zawarcie umowy o zarządzanie, to wówczas może podjąć decyzję o wyborze instytucji finansowej samodzielnie.

Umowy z instytucją finansową są umowami podlegającymi przepisom Kodeksu Cywilnego, zatem możemy zetknąć się z taką sytuacją, z którą z jakiś względów wybrana instytucja finansowa odmówi zawarcia umowy. Na taki przypadek przewidziano specjalny status wyznaczonej instytucji finansowej, która nie ma prawa odmówić zawarcia takiej umowy o zarządzanie. Taką instytucją jest obecnie PFR TFI S.A.

3.  Podpisanie umowy o zarządzanie i umowy o prowadzenie PPK

Wybierając instytucję finansową prowadzącą PPK będziemy zawierali w określonej kolejności i czasie dwie odrębne, choć powiązane ze sobą, umowy:

- w pierwszej kolejności umowa o zarządzanie PPK, którą pracodawca zawiera w swoim imieniu.

- w drugiej kolejności - 10 dni roboczych później - umowa o prowadzenie PPK, którą pracodawca zawiera w imieniu swoich pracowników. Konstrukcja tej umowy jest taka, że jest to umowa ramowa, a zestawienie pracowników objętych tą umową stanowi załącznik do umowy, uaktualniany na bieżąco w miarę zachodzących zmian w zatrudnieniu i deklaracji rezygnacji z uczestnictwa w PPK. Data zawarcia umowy o prowadzenie PPK jest o tyle istotna, że jest datą przystąpienia danej osoby do oszczędzania w PPK. Od tej daty zaczyna się obowiązek dokonywania wpłat do PPK.

4.  Decyzja o zwiększeniu wpłat pracodawcy na PPK powyżej minimum

Pracodawca może podjąć decyzję o zwiększeniu wpłat na PPK dla pracowników powyżej wymaganego ustawowo minimum, które wynosi 1,5% wynagrodzenia brutto.

Pracodawca może poruszać się w widełkach pomiędzy 1,5% a 4% wynagrodzenia brutto.

5.  Naliczenia, wpłaty i dokumentacja PPK

Pierwszy miesiąc naliczenia i dokonania wpłat do PPK będzie się różnił między pracodawcami ze względu na przyjęte w firmach daty wypłaty wynagrodzeń.

Na przykładzie – p. Kowalski i p. Nowak prowadzący swoje działalności gospodarcze zawrą umowę o prowadzenie PPK dla swoich pracowników w tej samej dacie 10. maja 2021r. Kowalski wypłaca wynagrodzenie każdego 5. dnia miesiąca, a Nowak każdego 30. dnia miesiąca. W przypadku p. Kowalskiego pierwsze naliczenie wpłat do PPK nastąpi w związku z wypłatą 05. czerwca i będzie odprowadzone do 15 lipca br. W przypadku p. Nowaka pierwsze naliczenie zostanie dokonane 30. maja i będzie wpłacone do PPK do 15. czerwca br.

Potem naliczenia będą się odbywać regularnie, co miesiąc. 

Pracodawcy są zobowiązani założyć rachunki w PPK:

dla pracowników w wieku 18-55 lat – automatycznie, bez wniosku ze strony pracownika.
dla pracowników w wieku 55-70 lat – na podstawie pisemnego wniosku pracownika o chęci oszczędzania w PPK.
dla pracowników, którzy przekroczyli wiek 70 lat - nie ma możliwości założenia nowego rachunku w PPK.

 W przypadku osób zatrudnionych na umowie o pracę, które znajdują się na urlopie bezpłatnym lub pobierają zasiłek rehabilitacyjny, nie ma obowiązku zakładania rachunków w PPK.

Naliczenia i wpłaty będą różniły się miesiąc do miesiąca ze względu na odejścia pracowników, zatrudnianie nowych pracowników, rezygnację z oszczędzania w PPK przez pracownika oraz deklarację dodatkowych wpłat PPK od pracownika.

Pracodawca musi być przygotowany na prowadzenie dokumentacji w sprawie PPK i być w stanie udokumentować prawidłowość wyliczeń wpłat i ich terminowość. Pracownicy mogą wysuwać roszczenia na gruncie Kodeksu Cywilnego i może dochodzić do sporów sądowych na tym tle.

Należy przechowywać dokumentację związaną z PPK przez cały okres zatrudnienia oraz przez kolejne 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym okres zatrudnienia wygasł. Forma zatrudnienia – umowa o pracę czy też umowa zlecenie lub zrównana z nią – nie ma znaczenia dla okresu przechowywania dokumentacji.

Uwaga na wysokie kary finansowe

Ustawa o PPK zawiera szereg przepisów dyscyplinujących i wymuszających realizację zapisów ustawowych przez pracodawcę. Przewidywane kary są bardzo dotkliwe finansowo.

Jeżeli pracodawca nie zawrze umowy o zarządzanie PPK, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% rocznego funduszu wynagrodzeń w ostatnim zakończonym roku obrotowym. Takiej samej wysokości grzywna jest przewidziana dla pracodawcy, który nakłania pracownika do rezygnacji z oszczędzania w PPK.

Jeżeli pracodawca nie dopełnia któregokolwiek z obowiązków zgłoszenia osoby zatrudnionej do PPK, dokonywania wpłat do PPK w terminie, podania danych identyfikujących osobę oszczędzającą w PPK, prowadzenia dokumentacji PPK, podlega karze grzywny w wysokości od 1 tysiąca złotych do 1 miliona złotych.

Dodatkowo w przypadku nie terminowego przekazywania wpłat do PPK pracodawca musi się liczyć z koniecznością naprawienia szkody na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu Cywilnego, na co składają się nie tylko odsetki za czas opóźnienia świadczenia przez dłużnika (art. 481 kc), ale również utracone zyski.

Artykuł powstał przy współpracy z doradcami Firmaster - doradztwo dla mikro i małych firm.