Skany faktur można przechowywać w chmurze – decyzja polskiego urzędu skarbowego.

Nowoczesne technologie coraz śmielej wkraczają do polskich firm, wprowadzając nowe standardy w zarządzaniu dokumentacją. W ostatnich latach polski Urząd Skarbowy dopuścił przechowywanie skanów faktur w chmurze, co dla wielu przedsiębiorstw stanowi istotny krok w kierunku cyfryzacji. Możliwość digitalizacji faktur i ich przechowywania w bezpiecznym środowisku cyfrowym nie tylko ułatwia zarządzanie dokumentacją, ale również stwarza nowe możliwości dla automatyzacji procesów księgowych. Technologia no code, która umożliwia tworzenie i wdrażanie aplikacji bez konieczności pisania kodu, staje się tu kluczowym narzędziem. Jak można wykorzystać no code do automatyzacji przechowywania i zarządzania fakturami w chmurze, jakie korzyści to przynosi oraz jakie wyzwania związane z tym rozwiązaniem mogą napotkać polskie firmy?

Jakie zmiany w przepisach pozwoliły na przechowywanie skanów faktur w chmurze?

Decyzja polskiego Urzędu Skarbowego, pozwalająca na przechowywanie skanów faktur w chmurze, wynika z dynamicznych zmian zachodzących w sposobie zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwach. Tradycyjnie faktury musiały być przechowywane w formie papierowej, co wiązało się z wieloma problemami – od zajmowania przestrzeni biurowej po ryzyko zgubienia dokumentów czy trudności w ich szybkim odnalezieniu w momencie kontroli. Wprowadzenie możliwości przechowywania faktur w formie cyfrowej stanowi odpowiedź na rosnące potrzeby firm, które szukają bardziej efektywnych sposobów zarządzania dokumentacją.

Zmiany te zostały uregulowane w polskim prawie podatkowym, które dostosowano do standardów cyfryzacji. Urząd Skarbowy określił jednak wyraźne warunki, jakie muszą spełniać firmy, aby przechowywanie faktur w chmurze było zgodne z prawem. Kluczowe wymagania obejmują m.in. zapewnienie integralności i autentyczności dokumentów, a także łatwość dostępu do faktur w przypadku kontroli podatkowej. Faktury muszą być archiwizowane w taki sposób, aby możliwe było jednoznaczne potwierdzenie ich oryginalności oraz niezmienności od momentu wystawienia. Technologie chmurowe, w połączeniu z odpowiednimi narzędziami do automatyzacji, mogą sprostać tym wymaganiom, zapewniając pełną zgodność z przepisami.

W tym kontekście technologia no code staje się potężnym narzędziem, które umożliwia firmom szybkie i łatwe wdrożenie systemów do przechowywania i zarządzania skanami faktur w chmurze. Aplikacje no code pozwalają na stworzenie własnych rozwiązań do zarządzania dokumentacją, bez potrzeby angażowania kosztownych zespołów programistycznych, co znacząco obniża koszty wdrożenia i przyspiesza proces transformacji cyfrowej.

Jak aplikacje no code wspierają automatyzację przechowywania faktur w chmurze?

Jednym z największych wyzwań związanych z przechowywaniem faktur w chmurze jest konieczność zapewnienia pełnej automatyzacji procesów związanych z ich archiwizacją, dostępem i kontrolą. Aplikacje no code umożliwiają firmom tworzenie złożonych systemów zarządzania fakturami bez potrzeby pisania kodu, co pozwala na szybkie wdrożenie rozwiązania i jego łatwe dostosowanie do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Wdrożenie aplikacji no code w obszarze zarządzania fakturami pozwala na automatyzację takich procesów jak skanowanie, przesyłanie do chmury, klasyfikowanie faktur, a także generowanie raportów księgowych na ich podstawie. Automatyzacja ta znacząco zmniejsza ilość pracy manualnej oraz minimalizuje ryzyko błędów związanych z ręcznym przetwarzaniem dokumentów. Przykładowo, firmy mogą zautomatyzować proces rozpoznawania treści na fakturach (OCR – optyczne rozpoznawanie znaków), co pozwala na automatyczne wyciąganie kluczowych informacji, takich jak kwoty, daty, numery faktur czy dane kontrahenta.

Aplikacje no code oferują również możliwość integracji z istniejącymi systemami księgowymi i ERP (Enterprise Resource Planning), co pozwala na automatyczne przesyłanie danych z faktur bezpośrednio do odpowiednich modułów księgowych. Taka integracja eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych do systemu, co nie tylko oszczędza czas, ale również zmniejsza ryzyko błędów księgowych, które mogłyby mieć negatywne konsekwencje w przypadku kontroli podatkowej.

Kolejną zaletą aplikacji no code jest możliwość szybkiego dostosowania procesów archiwizacyjnych do zmieniających się przepisów prawnych. Firmy mogą samodzielnie modyfikować przepływy pracy w swoich aplikacjach no code, wprowadzając nowe reguły dotyczące przechowywania, archiwizacji czy dostępu do faktur. Elastyczność tych rozwiązań pozwala firmom na bieżąco reagować na zmiany w prawie podatkowym, co jest kluczowe w zapewnieniu zgodności z przepisami.

Jakie korzyści operacyjne przynosi automatyzacja z no code w przechowywaniu faktur?

Automatyzacja procesów związanych z przechowywaniem faktur w chmurze przynosi firmom wiele korzyści operacyjnych, które bezpośrednio przekładają się na efektywność działania przedsiębiorstwa. Po pierwsze, przechowywanie faktur w chmurze eliminuje potrzebę korzystania z fizycznych archiwów, co zmniejsza koszty związane z przechowywaniem dokumentacji papierowej oraz pozwala na lepsze wykorzystanie przestrzeni biurowej. Zamiast trzymać setki lub tysiące dokumentów w teczkach i segregatorach, wszystkie faktury mogą być dostępne w formie cyfrowej w każdej chwili i z każdego miejsca, co jest szczególnie istotne w erze pracy zdalnej.

Zautomatyzowane procesy przechowywania faktur w chmurze zmniejszają również ryzyko zgubienia dokumentów lub ich uszkodzenia. Tradycyjne archiwizowanie papierowych faktur narażone jest na ryzyko pożarów, zalania czy zwykłego zgubienia. W chmurze, dokumenty są bezpiecznie przechowywane na serwerach, które posiadają odpowiednie mechanizmy zabezpieczające przed utratą danych. Dodatkowo, aplikacje no code mogą zapewnić funkcje automatycznego tworzenia kopii zapasowych, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji.

Jednym z kluczowych aspektów, które przemawiają na korzyść automatyzacji z no code, jest również łatwość dostępu do faktur podczas kontroli podatkowej. W przypadku kontroli ze strony Urzędu Skarbowego, firmy muszą być w stanie szybko przedstawić wszystkie wymagane dokumenty. Dzięki przechowywaniu faktur w chmurze, w połączeniu z aplikacjami no code, możliwe jest szybkie wyszukiwanie i generowanie raportów, co pozwala na natychmiastowe spełnienie wymogów kontroli podatkowej. To zmniejsza stres i ryzyko związane z nieprzygotowaniem firmy do audytu, a także oszczędza czas i zasoby związane z ręcznym przeszukiwaniem dokumentacji.

Aplikacje no code pozwalają również na wprowadzenie automatycznych alertów, które przypominają pracownikom o konieczności przesyłania faktur, aktualizacji dokumentów czy archiwizacji. Automatyzacja tych procesów minimalizuje ryzyko opóźnień w przekazywaniu dokumentów, co z kolei może mieć wpływ na terminowość rozliczeń podatkowych oraz na zadowolenie kontrahentów.

Decyzja polskiego Urzędu Skarbowego o dopuszczeniu przechowywania skanów faktur w chmurze otwiera nowe możliwości dla polskich firm w zakresie zarządzania dokumentacją. W połączeniu z technologią no code, która umożliwia automatyzację procesów bez potrzeby programowania, przedsiębiorstwa mogą znacznie poprawić efektywność operacyjną i zapewnić pełną zgodność z obowiązującymi przepisami. Automatyzacja przechowywania faktur w chmurze przynosi szereg korzyści, od redukcji kosztów operacyjnych, przez zwiększenie bezpieczeństwa danych, po usprawnienie procesów związanych z audytem podatkowym.

W erze cyfryzacji, firmy, które zdecydują się na wdrożenie aplikacji no code do zarządzania fakturami, zyskują przewagę konkurencyjną, dzięki szybszemu dostosowaniu się do nowych przepisów i lepszej kontroli nad swoimi procesami księgowymi. To narzędzie, które umożliwia efektywną i elastyczną automatyzację, dostosowaną do zmieniających się potrzeb biznesowych. W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, no code to rozwiązanie, które umożliwia firmom sprawne przejście na cyfrowe zarządzanie dokumentacją, jednocześnie zapewniając bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.