
Pracownicy z zagranicy stanowią coraz większą część polskiego rynku pracy – w 2023 r. liczba zatrudnionych cudzoziemców przekroczyła milion.
Rok 2025 przynosi rewolucyjne zmiany w obszarze zatrudnienia cudzoziemców w Polsce. W życie wchodzi nowa ustawa (podpisana 20 marca 2025 r.) o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która całkowicie cyfryzuje procedury, wprowadza centralny rejestr umów, nakłada nowe obowiązki informacyjne na pracodawców oraz znosi dotychczasowy test rynku pracy, zastępując go lokalnymi listami zawodów wykluczonych. Ustawa zaostrza również sankcje finansowe za nieprzestrzeganie przepisów i przewiduje pewne ułatwienia dla pracowników sezonowych oraz wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Poniżej omawiamy te zmiany krok po kroku, uwzględniając kontekst specjalnych regulacji dla obywateli Ukrainy oraz wskazówki dla agencji zatrudnienia, jak przygotować się na nowe zasady.
Nowe przepisy wprowadzają pełną elektronizację procedur związanych z zatrudnianiem obcokrajowców. Oznacza to, że wszystkie wnioski, dokumenty i decyzje będą obsługiwane online – od złożenia wniosku o zezwolenie na pracę czy oświadczenia, aż po odbiór decyzji i ewentualne odwołania. Pracodawcy i cudzoziemcy otrzymają indywidualne konta w systemie teleinformatycznym, dzięki którym na bieżąco sprawdzą status postępowań. Znika papierologia i obowiązek osobistego stawiennictwa w urzędach – komunikacja z urzędami (uzupełnianie braków, wyjaśnienia) będzie odbywać się elektronicznie, co ma znacząco skrócić czas oczekiwania na decyzje. W założeniu nowe e-procedury pozwolą wydawać zezwolenia znacznie szybciej niż dotychczas (pojawiły się deklaracje o docelowym czasie ok. 14 dni roboczych na decyzję w prostych sprawach). Dla osób lub firm nieposiadających dostępu do Internetu powstaną specjalne punkty pomocy w urzędach, gdzie urzędnicy pomogą złożyć wniosek online.
Elementem cyfryzacji rynku pracy jest także uruchomienie centralnej platformy ofert pracy (system ePraca). Od II kwartału 2025 r. pracodawcy otrzymają obowiązek zgłaszania wolnych miejsc pracy do powiatowych urzędów pracy poprzez system teleinformatyczny. Każda oferta pracy będzie rejestrowana online, co zapewni większą transparentność rekrutacji i dostarczy urzędom danych o lokalnym rynku. To rozwiązanie, powiązane z reformą testu rynku pracy (omówioną dalej), ma zapewnić sprawniejsze kojarzenie ofert z kandydatami i zapobiegać nadużyciom (np. fikcyjnym ogłoszeniom).
Jedną z najważniejszych zmian jest powstanie centralnego rejestru umów zawieranych z cudzoziemcami. Pracodawca będzie zobowiązany zarejestrować każdą umowę o pracę lub umowę zlecenie z cudzoziemcem w systemie – praktycznie oznacza to przesłanie kopii podpisanej umowy do właściwego urzędu (wojewody lub starosty) przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca. Dotyczy to przypadków, gdy dla cudzoziemca wydano zezwolenie na pracę lub zarejestrowano oświadczenie o powierzeniu pracy. Taki wymóg ma umożliwić urzędom weryfikację czy warunki pracy (stanowisko, wynagrodzenie itp.) odpowiadają deklarowanym – i ukrócić proceder „dorabiania” umów tuż przed kontrolą.
Nowe obowiązki dokumentacyjne i informacyjne po stronie pracodawcy są bardzo szerokie. Każde powierzenie pracy cudzoziemcowi musi być teraz sformalizowane pisemną umową – najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy (dotychczas zdarzały się sytuacje pracy na podstawie samych ustaleń ustnych lub umów antydatowanych). Jeżeli umowa sporządzona jest wyłącznie w języku polskim, pracodawca musi zapewnić tłumaczenie przysięgłe na język zrozumiały dla cudzoziemca i przechowywać je przez cały okres zatrudnienia oraz 2 lata po jego zakończeniu. Alternatywą jest umowa dwujęzyczna – w takim przypadku dodatkowe tłumaczenie nie jest wymagane.
Ponadto na pracodawcę nałożono obowiązek informowania cudzoziemca o przysługujących mu prawach, w szczególności o prawie do przystąpienia do związków zawodowych. Przed rozpoczęciem pracy obcokrajowiec powinien otrzymać od firmy jasno przedstawione warunki zatrudnienia i informacje o prawach pracowniczych w zrozumiałym dla niego języku.
Raportowanie zmian w zatrudnieniu. Nowy system wymusza bieżące zgłaszanie określonych zdarzeń związanych z zatrudnieniem cudzoziemca. Pracodawca będzie musiał niezwłocznie powiadomić online właściwy urząd o takich sytuacjach, jak np.: niepodjęcie pracy przez cudzoziemca, zmiana miejsca wykonywania pracy, zmiana stanowiska czy przedwczesne zakończenie umowy (np. rozwiązanie umowy przed upływem terminu). Dotychczas obowiązek zgłaszania dotyczył głównie oświadczeń (pracodawca musiał powiadomić urząd pracy, jeśli cudzoziemiec nie stawił się do pracy w ciągu 7 dni). Teraz mechanizm raportowania obejmie wszelkie zezwolenia i umowy i będzie scentralizowany – co pozwoli władzom szybciej reagować na zmiany i ewentualne naruszenia warunków zatrudnienia.
Ograniczenie form zatrudnienia. W toku prac nad ustawą pojawił się pomysł, by cudzoziemcy mogli być zatrudniani wyłącznie na podstawie umów o pracę. Ostatecznie odstąpiono od tak rygorystycznego wymogu – nadal będzie możliwe zatrudnianie obcokrajowców na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia). Jednak wprowadzono pewne ograniczenie: umowy cywilnoprawne mają być dopuszczalne tylko w wybranych zawodach, które zostaną określone w rozporządzeniu ministra pracy. Celem jest ograniczenie nadużywania “śmieciówek” wobec cudzoziemców przy jednoczesnym pozostawieniu elastyczności tam, gdzie specyfika pracy tego wymaga. W praktyce większość pracowników z zagranicy powinna otrzymywać standardowe umowy o pracę – co zwiększa ich ochronę (ubezpieczenia, urlopy itp.), ale też wymaga od firm większej dyscypliny (np. terminowe zgłoszenie do ZUS).
Jedną z najbardziej odczuwalnych zmian jest likwidacja obowiązku przeprowadzania tzw. testu rynku pracy przed zatrudnieniem cudzoziemca. Dotychczas, aby uzyskać zezwolenie na pracę, pracodawca musiał najpierw zwrócić się do starosty o informację starosty (potwierdzającą brak bezrobotnych Polaków chętnych na dane stanowisko). Procedura ta była czasochłonna i często czysto formalna – przy rekordowo niskim bezrobociu w ostatnich latach rzadko udawało się znaleźć lokalnego kandydata, a cały proces tylko opóźniał zatrudnienie. Ustawodawca postanowił zastąpić jednolity test bardziej elastycznym mechanizmem lokalnych ograniczeń.
Nowe przepisy przewidują, że w razie pogorszenia się sytuacji na lokalnym rynku pracy starosta danego powiatu będzie mógł ustalić listę zawodów, w których nie wydaje się zezwoleń na pracę cudzoziemcom. Listy te (tzw. lokalne listy zawodów wykluczonych lub chronionych) będą tworzone w wybranych powiatach o wysokim bezrobociu lub dotkniętych zwolnieniami grupowymi i zatwierdzane przez wojewodę. Ograniczenia mają charakter czasowy i branżowy – np. w powiecie X starosta może wprowadzić np. półroczny zakaz zatrudniania cudzoziemców w zawodzie Y, jeśli uzna, że miejscowi pracownicy powinni mieć pierwszeństwo.
Celem takiego rozwiązania jest lepsze dostosowanie polityki zatrudniania do realiów regionalnych oraz przyspieszenie procedur tam, gdzie braki kadrowe są odczuwalne. Innymi słowy – zamiast wszędzie przeprowadzać fikcyjny test rynku pracy, ograniczenia będą tylko tam, gdzie rzeczywiście brakuje miejsc pracy dla lokalnej społeczności. Przykładowo, w regionach z wysokim bezrobociem urząd może czasowo zablokować zatrudnianie obcokrajowców w zawodach niewymagających specjalistycznych kwalifikacji (aby chronić miejscowych bezrobotnych). Z kolei w powiatach o niskim bezrobociu żadna lista wykluczonych zawodów nie powstanie, co oznacza brak dodatkowych barier dla zatrudniania cudzoziemców.
Warto podkreślić, że to reakcja na zmieniający się rynek pracy. W 2024 r. firmy zgłosiły ponad 37 tysięcy zwolnień grupowych – najwięcej od czasów pandemii. Już w pierwszych miesiącach 2025 r. odnotowano dalsze falowe redukcje etatów. Rząd argumentuje, że nowy system „list” uszczelni zatrudnianie cudzoziemców i ochroni polskich pracowników w okresach wzrostu bezrobocia. Z drugiej strony, dla pracodawców oznacza to konieczność monitorowania sytuacji w poszczególnych powiatach – zatrudnienie cudzoziemca będzie uzależnione od tego, czy jego zawód nie figuruje akurat na liście wykluczeń w danej lokalizacji. Agencje i działy HR będą musiały na bieżąco śledzić te lokalne regulacje, które mogą dynamicznie się zmieniać.
Nowe przepisy znacząco podnoszą kary finansowe za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców oraz inne naruszenia zasad. Maksymalna kara grzywny za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi (czyli zatrudnienie bez wymaganego zezwolenia lub wbrew zakazom) wzrasta z dotychczasowych 30 tys. zł do 50 tys. zł. Co ważne, ustawodawca wprowadził zasadę kumulowania kar – wysokość grzywny ma być proporcjonalna do liczby nielegalnie zatrudnionych obcokrajowców. Innymi słowy, jeśli kontrola wykaże np. 3 nieuprawnionych cudzoziemców, kara wyniesie co najmniej 3 × 3000 zł (minimalnie 9 tys. zł). Ma to zapobiec sytuacji, w której pracodawcy ryzykują niską karę zatrudniając wiele osób „na czarno”. Teraz skala naruszenia przełoży się wprost na wymiar grzywny, co zdaniem resortu pracy jest bardziej sprawiedliwe i odstraszające.
Kary przewidziano też za inne uchybienia proceduralne. Przykładowo, brak pisemnej umowy z cudzoziemcem lub brak jej tłumaczenia na zrozumiały język może skutkować mandatem od 1 do 3 tys. zł. Sankcje finansowe grożą również za niezgłoszenie faktu zawarcia umowy do rejestru, za powierzenie pracy na warunkach innych niż określone w zezwoleniu (np. inne stanowisko lub niższa płaca niż deklarowana), czy za niezrealizowanie obowiązków informacyjnych wobec pracownika (np. niepoinformowanie o prawie do urlopu lub związków zawodowych). W poważniejszych przypadkach oprócz grzywien firmy mogą ryzykować utrata prawa do zatrudniania cudzoziemców na pewien okres.
Kontrola przestrzegania nowych przepisów będzie bardziej restrykcyjna. Ustawa wzmacnia uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy oraz Straży Granicznej. Kontrole legalności zatrudnienia cudzoziemców będą mogły być przeprowadzane bez uprzedzenia – znika wymóg wcześniejszej zapowiedzi, co uniemożliwi nieuczciwym pracodawcom „pozoranckie” przygotowanie się (np. nagłe podpisywanie umów przed zapowiedzianą wizytacją). Co więcej, PIP i Straż Graniczna będą mogły prowadzić kontrole jednocześnie u tego samego pracodawcy, uzupełniając się nawzajem. Dzięki pełnej cyfryzacji systemu inspektorzy zyskają szybki dostęp do danych o zgłoszonych umowach, pozwoleniach, statusie pobytu cudzoziemców etc. Ryzyko wykrycia nieprawidłowości znacząco wzrasta, a wraz z nim – potencjalne konsekwencje finansowe i prawne dla firmy. Przekaz dla pracodawców jest jasny: w nowym reżimie prawnym nie warto ryzykować. Lepiej zainwestować czas w dostosowanie się do przepisów niż płacić dotkliwe kary i tracić reputację.
Zmiany w 2025 r. to nie tylko zaostrzenie obowiązków, ale też pewne ułatwienia, szczególnie w obszarach strategicznych rynku pracy. Rząd dostrzega potrzebę przyciągania zarówno pracowników sezonowych do sektorów takich jak rolnictwo czy turystyka, jak i wysoko wykwalifikowanych specjalistów do branż wymagających talentów.
Pracownicy sezonowi. Ustawa przewiduje wprowadzenie (a de facto wzmocnienie istniejącej już instytucji) krótkoterminowych zezwoleń na pracę sezonową – maksymalnie do 9 miesięcy w roku kalendarzowym. Procedura uzyskania takiego zezwolenia ma być uproszczona i szybsza, aby odpowiadać na potrzeby pracodawców np. w okresie zbiorów czy wysokiego sezonu turystycznego. Już wcześniej funkcjonowały osobne przepisy dotyczące pracy sezonowej, teraz jednak zostaną one zintegrowane z nowym cyfrowym systemem, co ułatwi składanie wniosków i monitoring wykorzystania takich zezwoleń. Dla pracodawców oznacza to, że zatrudnienie cudzoziemca na sezon (np. w sadownictwie czy gastronomii letniej) powinno przebiegać sprawniej, bez długiego czekania na decyzję w szczycie sezonu.
Wysoko wykwalifikowani specjaliści. Zmiany mają również na celu uczynienie polskiego rynku pracy bardziej atrakcyjnym dla fachowców o wysokich kwalifikacjach, w tym specjalistów branż IT, inżynierów, lekarzy itp. Planowane jest ułatwienie dostępu do rynku pracy dla takich specjalistów – mowa m.in. o uproszczonych procedurach uznawania ich kwalifikacji i zwolnieniach z niektórych wymogów biurokratycznych. Również procedura zezwolenia typu Blue Card (Niebieska Karta UE dla talentów) została znowelizowana – poszerzono definicję „wysokich kwalifikacji” o kompetencje zdobyte poprzez doświadczenie zawodowe, co zwiększy pulę osób uprawnionych. W praktyce, specjalista z wieloletnim doświadczeniem, ale bez dyplomu wyższej uczelni, również może zostać uznany za „wysoko wykwalifikowanego” i skorzystać z szybszej ścieżki legalizacji pobytu i pracy.
Wsparcie integracji i nauki języka. Interesującą nowością jest możliwość uzyskania dofinansowania nauki języka polskiego z Funduszu Pracy dla cudzoziemców, zwłaszcza zatrudnionych w sektorze ochrony zdrowia. Ma to pomóc w przełamywaniu bariery językowej i lepszej integracji specjalistów (np. lekarzy) z polskim otoczeniem zawodowym. Pracodawcy, którzy inwestują w takie kursy dla swoich zagranicznych pracowników, mogą liczyć na wsparcie państwa. To zachęta, by nie tylko sprowadzać fachowców z zagranicy, ale też umożliwiać im efektywną komunikację i zdawanie wymaganych egzaminów (np. lekarskich) w naszym języku.
Osobnym, ale bardzo istotnym wątkiem jest status obywateli Ukrainy przebywających i pracujących w Polsce na mocy tzw. specustawy ukraińskiej. Przypomnijmy, że specjalna ustawa z marca 2022 r. umożliwiła masowy legalny pobyt i zatrudnienie uchodźców z Ukrainy uciekających przed wojną, bez standardowych pozwoleń. Okres obowiązywania tych nadzwyczajnych rozwiązań został kilkukrotnie wydłużony. Obecnie legalny pobyt obywateli Ukrainy w Polsce na podstawie specustawy jest przedłużony do 30 września 2025 r. Oznacza to, że do tego dnia Ukrainki i Ukraińcy korzystający z ochrony czasowej mogą przebywać i pracować w Polsce bez dodatkowych zezwoleń (wystarczy nadany numer PESEL ze statusem UKR i zgłoszenie zatrudnienia).
Termin 30.09.2025 ma jednak ogromne znaczenie dla pracodawców planujących dalsze zatrudnienie obywateli Ukrainy. Po upływie tego okresu specjalnego każdy Ukrainiec chcący pozostać w pracy w Polsce będzie musiał posiadać „zwykłe” podstawy pobytowe i pracownicze (np. zezwolenie na pobyt czasowy i pracę lub inny tytuł pobytowy). Aby kontynuować zatrudnienie po wrześniu 2025, warto już z wyprzedzeniem rozpocząć procedurę legalizacji na zasadach ogólnych. Wniosek o pobyt czasowy co prawda składa sam cudzoziemiec, ale to pracodawca powinien go poinformować i przygotować odpowiednie dokumenty (umowę, zaświadczenia o dochodach firmy, itp.). Urzędy już teraz są obłożone wnioskami, więc nie należy zostawiać tego na ostatnią chwilę.
Warto też pamiętać, że od 2024 r. obowiązuje nowelizacja specustawy zaostrzająca pewne wymogi. Skrócono m.in. z 14 do 7 dni termin na zgłoszenie przez pracodawcę do urzędu pracy faktu zatrudnienia obywatela Ukrainy korzystającego ze specustawy. Pracodawcy powinni więc upewnić się, że wszystkie formalności przy zatrudnianiu nowych osób z Ukrainy (na podstawie specustawy) są dopełniane terminowo, aby nie narazić się na kary.
Podsumowując – 30 września 2025 to graniczna data, o której już dziś muszą myśleć firmy zatrudniające większą liczbę Ukraińców. Najlepiej przygotować indywidualny plan dla tych pracowników: kto będzie chciał zostać dłużej, jakie dokumenty trzeba zgromadzić, kiedy złożyć wnioski. Odpowiedzialne podejście teraz pozwoli uniknąć utraty cennych pracowników za dwa lata.
Dla agencji pracy takich jak here2hire nadchodzące zmiany to zarówno wyzwanie operacyjne, jak i szansa na wzmocnienie swojej roli jako eksperta w dziedzinie legalizacji pracy cudzoziemców. Oto kluczowe obszary, na które powinny zwrócić uwagę agencje HR, aby sprawnie dostosować się do nowych przepisów i wykorzystać je na swoją korzyść:
Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców w 2025 roku są bezprecedensowe – to największa reforma tego systemu od dekady. Pełna cyfryzacja procedur ma usprawnić obsługę rosnącej liczby obcokrajowców na polskim rynku pracy i ograniczyć biurokrację. Nowe obowiązki (rejestracja umów, tłumaczenia, raportowanie zmian) oraz surowe kary wymuszają na pracodawcach większą staranność i compliance, ale z drugiej strony powinny uczynić warunki pracy bardziej przejrzystymi i uczciwymi. Zniesienie testu rynku na rzecz lokalnych list ma przyspieszyć zatrudnianie tam, gdzie brakuje rąk do pracy, jednocześnie chroniąc lokalnych pracowników w regionach dotkniętych bezrobociem. Wprowadzono też zachęty i udogodnienia, aby zapełnić luki kadrowe w sektorach sezonowych i przyciągnąć do Polski wykwalifikowanych specjalistów z zagranicy.
Dla firm i agencji HR nadchodzi okres intensywnego dostosowywania się do nowych realiów. Kluczem będzie wcześniejsze przygotowanie – przeszkolenie kadr, aktualizacja dokumentów, wdrożenie narzędzi IT oraz śledzenie zmian prawa na bieżąco. Ci, którzy zrobią to zawczasu, zyskają przewagę nad konkurencją i unikną chaosu, gdy przepisy wejdą w życie. Zatrudnienie cudzoziemców w nowym, zdigitalizowanym otoczeniu prawnym może stać się dla organizacji atutem – pod warunkiem, że podejdziemy do niego strategicznie, z dbałością o zgodność z regulacjami. Agencje takie jak here2hire już teraz podejmują działania, by bezboleśnie przeprowadzić swoich klientów przez tę legislacyjną rewolucję. Rok 2025 będzie sprawdzianem elastyczności i profesjonalizmu na rynku pracy – wykorzystajmy ten czas jako szansę na rozwój, a nie zagrożenie.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym jak przeprowadzić onboarding pracowników z zagranicy zapraszamy na naszego bloga!
Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś koniecznie zainstaluj naszą aplikację, która dostępna jest na telefony z systemem Android i iOS.
Chcesz być na bieżąco z wieściami z naszego portalu? Obserwuj nas na Google News!
Twoje zdanie jest ważne jednak nie może ranić innych osób lub grup.
Komentarze opinie