Czy system whistleblowingowy wspiera system zarządzania organizacją, czy go komplikuje?

Zanim odpowiem na pytanie zadane w tytule, chciałbym na początku wyjaśnić, czym jest system whistleblowingowy. Mianowicie, jest to ogół przedsięwzięć organizacji, w szczególności o charakterze organizacyjnym, prawnym, technicznym i kadrowym, które mają na celu stworzenie warunków do: - skutecznego pozyskiwania i zarządzania informacjami o nieprawidłowościach i zagrożeniach w organizacji, - skutecznej ochrony osób, które przekazują informacje o tych naruszeniach (tzw. sygnaliści).

Pozyskiwanie i weryfikacja informacji o nadużyciach oraz ochrona sygnalistów nie są oczywiście celem samym w sobie. Tym celem jest przede wszystkim ochrona zasobów i wizerunku organizacji poprzez wczesną identyfikację nieprawidłowości i zagrożeń oraz skuteczne zarządzanie nimi. Profesjonalny system whistleblowingowy powinien więc zachęcać i stwarzać osobom związanym z organizacją warunki do przekazywania istotnych dla niej informacji. Co więcej, te informacje mogą dotyczyć każdego procesu funkcjonującego w organizacji, co sprawia, że takie narzędzie może być istotnym elementem jej systemu zarządzania, w tym wspierającego go systemu informacyjnego. Jeśli potrzebujesz dobrego systemu i pomocy w jego wdrożeniu, zajrzyj na stronę Enform - https://enform.pl/o-e-nform/.

 

W tym momencie można zadać pytanie - dlaczego trzeba tworzyć specjalne warunki do zgłaszania naruszeń, skoro można to zrobić bezpośrednio np. do osób decyzyjnych w organizacji? Teoretycznie tak, ale praktyka niestety nie idzie w tym przypadku w parze z teorią. Należy zauważyć, że informacje o nieprawidłowościach są trudno dostępne dla kierownictwa organizacji i nie tylko. Sami sprawcy nadużyć ukrywają i maskują swoje działania z obawy przed konsekwencjami, a ewentualni świadkowie naruszeń bardzo często nie chcą się narażać swojemu otoczeniu i po prostu odwracają głowy od problemu. Z analizy 338 projektów śledczych, które zrealizował Zespół usług śledczych i zarządzania ryzykiem nadużyć firmy doradczej PwC wynika, że 58% osób przewidywało negatywną reakcję ze strony zespołu wobec sygnalisty. Takie negatywne oddziaływanie otoczenia może przybrać formę okazywania dystansu, złośliwych komentarzy, wykluczenia z grupy, czy też jawne ignorowanie. Pewnie z tego powodu aż 73% sygnalistów zgłaszających nadużycia w ww. projektach pozostało anonimowymi, tzn. osoby te przekazały informacje o nieprawidłowościach w sposób, który uniemożliwił ich identyfikację. Anonimowość jest bardzo często jedynym skutecznym środkiem ochrony sygnalistów przed represjami.

W tym kontekście warto także podkreślić skuteczność systemów whistlelowingowych w porównaniu z innymi mechanizmami detekcji naruszeń. Z ostatniego2 raportu z badań nad tematyką nadużyć (2022 r.) przeprowadzonych przez Association of Certified Fraud Examiners (ACFE)3 wynika, że skuteczność sygnalistów w wykrywaniu nieprawidłowości w organizacji była na poziomie 42%, co zdeklasowało inne środki wykrywcze, takie jak audyt wewnętrzy (16%), nadzór przełożonych (12%) czy audyt zewnętrzny (4%). Co więcej, z badań wynika również, że organizacje z systemami whistleblowingowymi znacznie szybciej i częściej wykrywały naruszenia niż organizacje bez takich mechanizmów oraz ponosiły dwukrotnie mniejsze straty.

Źródło: Occupational Fraud 2022: A Report to the nations, ACFE

Mając świadomość czym jest system whistleblowingowy, jakim celom służy i jaka jest jego skuteczność, już na tym etapie można wnioskować, że mechanizm ten powinien wspierać proces zarządzania organizacją, a nie go komplikować. Co do zasady tak, aczkolwiek nie jest to takie oczywiste. To czy system będzie wspierał zarządzanie organizacją, czy będzie dla niej generował ryzyka, zależy przede wszystkim od tego, jak zostanie wdrożony i w jaki sposób będzie zarządzany. Nie da się ukryć, że drogę, którą podąży organizacja w tym zakresie będzie wyznaczało jej kierownictwo. W uproszczeniu można wskazać trzy główne postawy decydentów
z jakimi można się najczęściej spotkać w kontekście systemów whistleblowingowych, tj.:

lekceważenie idei sygnalizowania naruszeń oraz wymogów prawnych w tym zakresie,
wdrożenie i zarządzanie systemem na poziomie minimalnych wymagań prawnych (głównym celem wdrożenia jest uniknięcie potencjalnych sankcji prawnych),
wdrożenie i zarządzanie systemem w sposób profesjonalny i zaangażowany.

Z pewnością, punktem wyjścia do podejmowania decyzji w kwestii zakresu i sposobu wdrożenia systemów dla sygnalistów będą wymagania prawne wobec podmiotów obowiązanych. Wymagania minimalne określone są w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: dyrektywa o sygnalistach) i obejmują w szczególności:

wdrożenie skutecznych, poufnych, bezpiecznych kanałów zgłaszania naruszeń;
ustanowienie wewnętrznych procedur przyjmowania i obsługi zgłoszeń;
spełnienie obowiązków informacyjnych wobec sygnalisty (informacje zwrotne);
zapewnienie bezstronności oraz należytej staranności w toku działań następczych;
zapewnienie dostępu do zgłoszeń wyłącznie osobom upoważnionym;
zarządzane danymi osobowymi zgodnie z wymogami RODO;
rejestrowanie zgłoszeń i ich retencja.

Powyższe wymagania mogą zostać doprecyzowane i rozszerzone przez prawo krajowe, które musi zaimplementować wymogi dyrektywy o sygnalistach.

Menedżerowie, którzy zamierzają lekceważyć ustanowione przepisy prawa muszą mieć świadomość ryzyka wynikającego z zakładanych przez dyrektywę UE sankcji w szczególności za:

uniemożliwianie lub utrudnianie dokonywania zgłoszeń;
podejmowanie działań odwetowych lub wszczynanie uciążliwych postępowań przeciwko sygnalistom i innym osobom określonym w przepisach;
naruszenie obowiązku zachowania w poufności tożsamości m.in. sygnalisty.

W tym kontekście warto także zauważyć, że dotychczasowe projekty ustawy implementującej, publikowane na stronie Rządowego Centrum Legislacji przewidywały także sankcje za brak ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych jak również za ustanowienie procedury naruszającej wymagania prawne w tym zakresie.

Wspomniane sankcje to jednak nie wszystkie problemy, które mogą spotkać organizacje, zarówno te ignorujące przepisy i standardy w obszarze ochrony sygnalistów, jak i te, które traktują je w sposób minimalistyczny. Pozorne, nieodpowiedzialne i nieprzemyślane wdrażanie systemu zgłaszania naruszeń oraz ochrony sygnalistów może doprowadzić do następujących konsekwencji:

Zgłoszenie przez sygnalistę nieprawidłowości poza kanałem wewnętrznym

Takie zgłoszenia skierowane do instytucji publicznych lub do mediów mogą zainicjować odpowiednio formalne działania (np. kontrolne, śledcze) organów władzy publicznej lub sprowokować media do wzmożonego zainteresowania organizacją w negatywnym kontekście. W takiej sytuacji organizacja traci kontrolę nad danym problemem i zamiast nim skutecznie zarządzać, musi reagować na działania otoczenia zewnętrznego. W konsekwencji, takie zgłoszenia mogą doprowadzić do nałożenia sankcji na organizację, jej kierownictwo lub jej pracowników (np. w związku z ujawnionymi przestępstwami lub innymi naruszeniami prawa), jak również boleśnie uderzyć w wizerunek podmiotu. Do zgłoszeń zewnętrznych mogą motywować sygnalistów nieskuteczne kanały zgłaszania naruszeń lub ich brak, jak również tzw. zamiatanie spraw pod dywan przez kierownictwo podmiotu;

Zgłoszenia fikcyjnych nadużyć.

Zgłoszenia nieprawdziwych naruszeń mogą niepotrzebnie angażować zasoby organizacji niezbędne do przeprowadzenia czynności wyjaśniających, jak również wprowadzać w niej niepotrzebny niepokój, podejrzenia czy wzmacniać antagonizmy poprzez tworzenie mylnego obrazu o jej pracownikach. Do przekazywania zgłoszeń o fikcyjnych zdarzeniach mogą prowokować nieudolnie prowadzone czynności wyjaśniające i pochopnie podejmowane przez kierownictwo decyzje.

Naruszenie bezpieczeństwa przetwarzania informacji prawnie chronionych.

W systemach whistleblowingowych co do zasady przetwarzane są informacje o charakterze wrażliwym, które wymagają realnej, skutecznej ochrony. Po pierwsze, zgłoszenia mogą zawierać dane osobowe osób zgłaszających, potencjalnych sprawców, świadków, a także osób pokrzywdzonych (np. mobbing). Po drugie, w zgłoszeniu mogą pojawić się informacje, na przykład o orientacji seksualnej, wyznawanej religii czy preferencjach politycznych osób, a należy pamiętać, że te informacje stanowią szczególne kategorie danych osobowych, co do których przetwarzania organizacja może nie mieć zarówno podstaw prawnych, jak również faktycznych. Po trzecie, zgłoszenia będą dotyczyły zdarzeń stanowiących naruszenie powszechnie obowiązującego prawa lub standardów wewnętrznych. Brak należytej ochrony tychże informacji w całym cyklu ich przetwarzania, w szczególności w zakresie ich poufności mógłby:

spowodować negatywne skutki wizerunkowe dla organizacji,
zainicjować działania instytucji państwa (np. postępowania śledcze lub kontrolne), a także
zdyskredytować cały system whistleblowingowy zarówno w oczach otoczenia wewnętrznego jak i zewnętrznego organizacji.


Utrata zaufania pracowników do własnej organizacji.

Jeżeli określone w procedurze zgłoszeń wewnętrznych i innych dokumentach powiązanych, zasady, w tym te dotyczące rzetelności wyjaśniana zgłoszeń i ochrony sygnalistów, nie będą przestrzegane w organizacji, to pracownicy, w szczególności Ci najbardziej zaangażowani, mogą się poczuć oszukani. Tak sytuacja będzie powodowała brak zaufania, frustrację, a nawet prowokowała pracowników do zmiany miejsca pracy.

Świadomość potencjalnych sankcji i zagrożeń związanych z nierzetelnym wdrażaniem systemu zgłaszania naruszeń, może pobudzać część menedżerów do bardziej aktywnych i zaangażowanych działań w tym zakresie. Ale czy to jest właściwe podejście? Czy traktowanie systemu whistleblowingowego jako kolejnego obowiązku ustawowego, który trzeba spełnić by uniknąć problemów natury prawnej przyniesie organizacji korzyści? Czy w ogóle można mówić o korzyściach dla organizacji w kontekście wdrażania wymagań dyrektywy o sygnalistach?

Tak, jak najbardziej! Skuteczne i rzetelne wdrożenie wymagań w zakresie ochrony sygnalistów może stanowić istotną wartość dodaną dla organizacji. Dla podmiotów świadomych i odpowiedzialnych to szansa zarówno na stworzenie bezpiecznego środowiska pracy, jak również na doskonalenie organizacji i wzmacnianie jej kultury organizacyjnej. Dla takich podmiotów budowanie skutecznego systemu zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów to przede wszystkim korzyści takie jak:

wczesna identyfikacja nadużyć i zagrożeń, które - przy braku odpowiedniej i szybkiej reakcji ze strony organizacji - mogą spowodować poważne konsekwencje natury prawnej, materialnej (straty i utracone korzyści), organizacyjnej, a także wizerunkowej;
większa efektywność w obszarze zarządzania ryzykiem nadużyć poprzez identyfikację zagrożeń i podatności w organizacji;
doskonalenie procesów wewnętrznych na podstawie przekazywanych przez sygnalistów informacji, umożliwiających poprawę efektywności procesów;
przeciwdziałanie naruszeniom, gdyż skuteczny system ochrony sygnalistów stanowi element odstraszający dla części potencjalnych sprawców naruszeń;
budowa kultury wzajemnej odpowiedzialności za organizację opartej na zaufaniu i dialogu;
wzmocnienie wizerunku i reputacji organizacji w oczach jej interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych.

Jaka jest więc odpowiedź na pytanie zadane w tytule: Czy system whistleblowingowy wspiera system zarządzania organizacją, czy go komplikuje?

To zależy.

Od czego?

Bardziej od kogo, gdyż to podejście kierownictwa organizacji do idei whistleblowingu będzie determinowało sposób jej wdrożenia i utrzymania. Dla organizacji zaangażowanych, świadomych i odpowiedzialnych system whistleblowingowy będzie narzędziem wspierającym system zarządzania, a dla pozostałych organizacji – obszarem ryzyka.

1 Sygnalista po polsku – dobre praktyki i rekomendacje wdrożeniowe. Budowa systemu zgłaszania nieprawidłowości w oparciu o etykę i wartości, PwC Polska Sp. z o.o., 2017

2 Podobnie jak z raportu z 2020 r. - Report to the nations. 2020 global study on occupational fraud and abuse, ACFE

3 Occupational Fraud 2022: A Report to the nations, ACFE.