Koniec papierowego awizo. Zmiany w korespondencji od stycznia 2026

Od 1 stycznia 2026 roku administracja publiczna wchodzi w nowy etap cyfryzacji. Jak potwierdza Ministerstwo Cyfryzacji, e-Doręczenia staną się podstawowym sposobem komunikacji urzędów z obywatelami i przedsiębiorcami. Tradycyjna korespondencja papierowa nie zniknie całkowicie, ale stanie się rozwiązaniem pomocniczym, stosowanym głównie wobec osób, które nie korzystają z narzędzi cyfrowych.

Decyzje administracyjne, wezwania czy odpowiedzi na wnioski będą w pierwszej kolejności trafiać do elektronicznych skrzynek odbiorczych. System e-Doręczeń funkcjonuje podobnie jak list polecony za potwierdzeniem odbioru, z tą różnicą, że cały proces odbywa się online. Każde doręczenie ma moc prawną, a ryzyko zagubienia przesyłki zostaje wyeliminowane.

Jak podkreślają przedstawiciele Poczty Polskiej, skala zmian jest znacząca - tylko w 2026 roku system może objąć nawet kilkadziesiąt milionów przesyłek. Celem jest nie tylko przyspieszenie procedur, ale także obniżenie kosztów funkcjonowania administracji i ograniczenie obiegu papierowych dokumentów.

Adres do e-Doręczeń można założyć w kilka minut za pośrednictwem serwisu gov.pl, potwierdzając tożsamość np. profilem zaufanym lub e-dowodem. Ministerstwo Cyfryzacji zachęca, by nie odkładać tej decyzji na ostatnią chwilę. Choć papierowe awizo nie zniknie całkowicie, od 2026 roku to cyfrowa skrzynka stanie się głównym miejscem, do którego będzie trafiać urzędowa korespondencja.

Z perspektywy obywateli zmiana ma przede wszystkim charakter praktyczny. Założenie adresu do e-Doręczeń jest dobrowolne, ale w coraz większej liczbie spraw może okazać się niezbędne. Osoby, które zdecydują się na korzystanie z systemu, otrzymają urzędową korespondencję bezpośrednio do swojej skrzynki elektronicznej, bez konieczności odbioru listów na poczcie. Ci, którzy nie mają takiego adresu, nadal będą obsługiwani w ramach tzw. usługi hybrydowej — pismo zostanie wysłane elektronicznie, następnie wydrukowane i doręczone przez listonosza. W przypadku nieobecności adresata procedura awizowania pozostanie bez zmian.

Dla urzędów to ostatni moment na pełne wdrożenie nowych rozwiązań. Resort cyfryzacji apeluje do instytucji, które nie zakończyły przygotowań, o pilne działania organizacyjne i techniczne. Brak adresu do e-Doręczeń po 1 stycznia 2026 roku może utrudnić realizację ustawowych obowiązków. W praktyce oznacza to konieczność uruchomienia elektronicznej skrzynki, dostosowania systemów zarządzania dokumentacją oraz poinformowania interesantów o nowych zasadach kontaktu.

Szczególne znaczenie e-Doręczenia mają dla przedsiębiorców. Dla większości firm obowiązek posiadania adresu do elektronicznej korespondencji już obowiązuje. Podmioty wpisane do KRS przed 2025 rokiem musiały wdrożyć system do kwietnia 2025 roku, podobnie jak przedstawiciele zawodów zaufania publicznego. Wyjątkiem są przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG przed 2025 rokiem, którzy mają czas do października 2026 roku. Od przyszłego roku e-Doręczenia zastąpią również komunikację prowadzoną dotąd przez platformę ePUAP, co w praktyce oznacza, że korzystanie wyłącznie ze starego systemu może okazać się nieskuteczne.