Porządek w biurze – nie trać czasu na szukanie dokumentów

Chociaż świadomość istoty ergonomii jest statystycznie wyższa w krajach zachodnich i skandynawskich, to ostatnio również w Polsce coraz więcej osób zdaje sobie sprawę z tego, że dobór odpowiednich mebli biurowych i akcesoriów silnie wpływa na jakość pracy i nasze samopoczucie, a długofalowo – także na stan zdrowia. Według badania „Świadomość ergonomiczna pracowników biurowych i ich pracodawców” aż 70% ankietowanych pracowników zdaje sobie sprawę z korzyści, jakie przynosi ergonomia (dla porównania w Szwecji jest to około 80%).

Ergonomia to zadowolenie

Jak wygląda przełożenie tej wiedzy na zastosowanie w praktyce? Niestety trochę gorzej; zaledwie 55% ankietowanych przyznaje, że stosuje zasady ergonomii w pracy. Na złą wydajność pracy i samopoczucie pracowników wpływają przede wszystkim nieodpowiednie ustawienie monitora, złe oświetlenie, złe wyposażenie stanowiska lub brak kluczowych elementów. Negatywnie oddziałuje na nas także niewłaściwa pozycja ciała związana z niedopasowanym biurkiem i krzesłem. O destrukcyjnym wpływie takich czynników na samopoczucie nie trzeba nikogo przekonywać; wystarczy popracować nawet godzinę na niewygodnym krześle, by w najlepszym razie poczuć ból pleców. Jeśli dołożyć do tego bałagan na biurku związany z brakiem odpowiednich akcesoriów, które mogą nam pomóc zorganizować nasze środowisko pracy, to katastrofa gotowa.

Biuro niczym dżungla

Polskie firmy dosłownie opływają w papier. Według raportu firmy KPMG, „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce, na jednego pracownika biurowego w skali miesiąca przypada ponad jedna ryza papieru (dokładnie 650 kartek!). Łatwo policzyć, że niewielka firma zatrudniająca kilkanaście osób w ciągu miesiąca wydrukuje lub zużyje blisko metrowy stos kartek. Archiwizacja takiej liczby dokumentów bez odpowiednich akcesoriów i mebli to istny horror!

Podstawą wydajnej i efektywnej pracy z dokumentami – a przede wszystkim ich szybkiego znajdowania, bez potrzeby przerzucania całych stert papieru – jest ich odpowiednie składowanie. AJ Produkty, czyli firma oferująca kompleksowe rozwiązania do biura, posiada w swojej ofercie całą gamę odpowiednich do firmy metalowych szaf (a także tych na przykład z laminatu), które pozwolą na wygodne zebranie dokumentów w jednym miejscu.

Tradycyjna szafa, nawet jeśli bardzo pojemna, jest raczej rozwiązaniem tymczasowym, jeśli dokumenty krążą po firmie. W sytuacji, w której profil firmy wymaga od nas składowania dużej liczby papierowych dokumentów i przechowywania ich przez długi czas, lepszym wyborem będą szafy na akta, znane doskonale z przychodni lekarskich czy archiwów. Pozwolą one na bardzo komfortowe segregowanie dokumentów i ich znalezienie, gdy zajdzie taka potrzeba.

Kupno odpowiedniej szafy warto rozważyć nawet na potrzeby jednej osoby. W tym przypadku dostępne są mniejsze szafki do postawienia tuż przy biurku. Może się okazać, że taka dodatkowa przestrzeń niezwykle ułatwi pracownikowi życie. Otóż czas, który do tej pory musiał poświęcać na utrzymanie porządku (lub wręcz przeciwnie – okiełznanie efektów jego braku) będzie mógł zostać wykorzystany w inny, z pewnością bardziej produktywny sposób. Oczywiście idealnym rozwiązaniem byłoby przeniesienie wszystkich papierów i dokumentów do wersji cyfrowej. Niestety nie szybko elektroniczne dokumenty staną się na tyle popularne i łatwe w obsłudze, by zastąpić tradycyjne odpowiedniki.