Jak często firma powinna zlecać niszczenie dokumentów? Praktyczny harmonogram

W każdej firmie prędzej czy później przychodzi moment, w którym trzeba uporządkować archiwa. Zalegające dokumenty nie tylko zajmują miejsce, ale też mogą stanowić realne zagrożenie dla bezpieczeństwa danych. Regularne niszczenie dokumentów to nie formalność, lecz obowiązek – zarówno ze względów prawnych, jak i praktycznych. Jak jednak ustalić właściwą częstotliwość takich działań?

Każdy typ dokumentacji firmowej ma określony ustawowo lub wewnętrznie czas przechowywania. Dla przykładu: dokumenty księgowe należy archiwizować przez 5 lat, kadrowe nawet 50 lat, a umowy z klientami czy korespondencję często wystarczy trzymać przez 2–3 lata. W praktyce jednak wiele firm przechowuje wszystko „na wszelki wypadek”, co prowadzi do nadmiaru papierów i ryzyka przypadkowego ujawnienia danych.

Nie istnieje jedna uniwersalna odpowiedź – częstotliwość powinna być dopasowana do charakteru działalności, ilości generowanej dokumentacji oraz obowiązujących przepisów. Oto przykładowy harmonogram:

• Co miesiąc – w firmach, które operują dużą ilością danych osobowych (np. kancelarie, gabinety, biura rachunkowe).
• Co kwartał – w większości średnich firm usługowych i handlowych, gdzie cykl dokumentacyjny jest bardziej przewidywalny.
• Co pół roku lub raz do roku – w małych firmach o ograniczonym obiegu dokumentów, np. jednoosobowych działalnościach.

Warto pamiętać, że likwidacja dokumentów w firmie powinna być zaplanowana i prowadzona systematycznie – nie dopiero wtedy, gdy szafy się nie domykają.

Zlecenie zewnętrznej firmie usługi niszczenia dokumentów to nie tylko wygoda. To przede wszystkim gwarancja, że proces został przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi normami. Rzetelny wykonawca oferuje:

• bezpieczne pojemniki na dokumenty,
• odbiór dokumentacji bez ingerencji w jej zawartość,
• niszczenie zgodne z normą DIN 66399,
• certyfikat potwierdzający zniszczenie.

W kontekście przepisów o ochronie danych osobowych, profesjonalne niszczenie dokumentacji firmowych to nie luksus, lecz konieczność.

Odkładanie decyzji o niszczeniu dokumentów często prowadzi do niepotrzebnego bałaganu, ale co gorsza – może skutkować ryzykiem wycieku danych. Nawet przypadkowe pozostawienie niepotrzebnej dokumentacji w ogólnodostępnym miejscu może narazić firmę na konsekwencje prawne i finansowe. Dlatego najlepiej traktować niszczenie dokumentów jako element firmowej rutyny – tak samo jak backup danych czy rozliczenia podatkowe.

Jeśli chcesz mieć pewność, że niszczenie dokumentów w Twojej firmie przebiega zgodnie z prawem i bezpiecznymi procedurami, warto powierzyć to specjalistom. Odwiedź niszczenie-dokumentacji.pl i poznaj ofertę kompleksowego niszczenia dokumentów – szybko, legalnie i z gwarancją poufności. Dzięki współpracy z doświadczonym partnerem oszczędzisz czas, unikniesz ryzyka i uporządkujesz firmowe archiwum bez zbędnych komplikacji.