Legalny monitoring aut służbowych: Co musisz wiedzieć, zanim zainstalujesz lokalizatory?

Zarządzanie flotą pojazdów bez wsparcia nowoczesnych technologii to dziś strata czasu i pieniędzy. Telematyka pozwala na optymalizację tras, obniżenie zużycia paliwa i poprawę bezpieczeństwa kierowców. Zanim jednak wyposażysz firmowe auta w nadajniki, musisz zadbać o formalności. Dowiedz się, jak krok po kroku wdrożyć to rozwiązanie, nie naruszając przy tym praw pracowniczych.

Przedsiębiorcy często obawiają się, że instalacja lokalizatorów spotka się z oporem zespołu lub narazi firmę na kary ze strony urzędów. W rzeczywistości wdrożenie telematyki jest w pełni legalne, o ile zostanie przeprowadzone w sposób transparentny i zgodny z obowiązującymi aktami prawnymi.

Zarządzanie pojazdami służbowymi opiera się na relacji pracodawca-pracownik, co oznacza, że główne wytyczne znajdziemy w Kodeksie Pracy (art. 22). Podstawową zasadą, która determinuje monitoring GPS a kwestie prawne, jest zasada proporcjonalności i celowości.

Nie możesz śledzić pracownika "dla zasady" lub z czystej ciekawości. Prawo jasno określa, że instalacja takich systemów musi być podyktowana uzasadnionym interesem firmy. Wymienia się tu najczęściej:

• Zapewnienie bezpieczeństwa pracownika i mienia firmy (np. ochrona przed kradzieżą),

• Ochronę informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa,

• Pełną kontrolę nad organizacją i czasem pracy (np. optymalizacja dostaw w firmach kurierskich).

Jeśli Twój cel mieści się w tych ramach, masz pełne prawo do instalacji nadajników. Musisz jednak pamiętać o obowiązku informacyjnym.

Najczęstszym błędem przedsiębiorców jest instalowanie tzw. "pluskiew" w tajemnicy przed pracownikami. Działanie z ukrycia jest nie tylko nieetyczne, ale przede wszystkim niezgodne z prawem.

Jak regulują monitoring GPS przepisy w kontekście wdrażania?

1. Regulamin pracy i układ zbiorowy: Informacja o wprowadzeniu systemu lokalizacji musi znaleźć się w wewnątrzzakładowych aktach prawnych (regulaminie pracy lub obwieszczeniu, jeśli firma nie ma regulaminu).

2. Wyprzedzenie: Pracownicy muszą zostać poinformowani o nowym systemie na co najmniej 14 dni przed jego fizycznym uruchomieniem.

   Reklama

3. Jasne zasady: Zespół musi wiedzieć, w jakim celu dane są zbierane, w jakich godzinach działa śledzenie oraz jak długo informacje będą przechowywane w firmowych archiwach.

Od momentu wejścia w życie unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, firmy muszą zwracać szczególną uwagę na informacje płynące z systemów telematycznych. Lokalizacja pojazdu połączona z imieniem i nazwiskiem kierowcy stanowi dane osobowe.

Relacja na linii monitoring GPS a RODO  wymaga od pracodawcy wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń:

• Minimalizacja danych: Zbieraj tylko te informacje, które są absolutnie niezbędne do osiągnięcia celu (np. jeśli zależy Ci tylko na rozliczaniu czasu pracy, nie musisz analizować stylu hamowania kierowcy).

• Ograniczenie dostępu: Do panelu z mapami i raportami powinny mieć dostęp wyłącznie osoby upoważnione (np. menedżer floty, dział kadr, szef logistyki). Hasła i loginy muszą być rygorystycznie chronione.

• Czas retencji: Nie trzymaj danych z GPS w nieskończoność. Przechowuj je tylko tak długo, jak to potrzebne do celów rozliczeniowych lub dowodowych, a następnie trwale usuwaj.

  Reklama

Szczególnym wyzwaniem jest sytuacja, w której pracownik ma zgodę na korzystanie z auta służbowego po godzinach pracy (np. w weekendy czy podczas urlopu). W takich momentach pracodawca absolutnie nie ma prawa śledzić jego lokalizacji. Stanowiłoby to rażące naruszenie prawa do prywatności.

Najlepszym rozwiązaniem tego problemu, z punktu widzenia zarówno prawa, jak i wygody obu stron, są systemy z przełącznikiem jazdy służbowej i prywatnej. Dzięki prostemu przyciskowi lub aplikacji, pracownik po zakończeniu dnia roboczego wyłącza przesyłanie pozycji na mapie. System rejestruje jedynie sam fakt przejechania określonej liczby kilometrów, co pozwala na rzetelne rozliczenia księgowe, zachowując jednocześnie pełną prywatność kierowcy po godzinach pracy.