Prowadzisz działalność gospodarczą? Zobacz, o czym musisz pamiętać

Prowadzenie działalności gospodarczej to nie tylko możliwość pracy na własny rachunek, ale też szereg obowiązków, których niedopełnienie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Wielu przedsiębiorców koncentruje się na sprzedaży, marketingu czy obsłudze klienta, zapominając, że fundamentem każdego stabilnego biznesu są formalności. O czym musisz pamiętać, prowadząc firmę w 2025 roku?

Bez względu na to, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę – musisz na bieżąco wywiązywać się z obowiązków wobec urzędu skarbowego, ZUS-u i – w niektórych przypadkach – także urzędu statystycznego czy Krajowego Rejestru Sądowego.

Do najważniejszych obowiązków należą m.in.:

• składanie deklaracji VAT (jeśli jesteś czynnym podatnikiem),

• odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy,

• przesyłanie plików JPK,

• terminowe opłacanie składek ZUS,

• sporządzanie rocznych zeznań podatkowych.

Brak jednej deklaracji może skutkować mandatem, a dług wobec ZUS-u – utratą prawa do świadczeń lub blokadą konta. Dlatego tak ważne jest, by nie zostawiać tych spraw na ostatnią chwilę i nie traktować ich jako drugorzędnych.

Wielu właścicieli małych firm nie zdaje sobie sprawy, że niezależnie od skali działalności podlegają przepisom prawa cywilnego, konsumenckiego i RODO. Nawet jeśli nie zatrudniasz pracowników i obsługujesz wyłącznie klientów indywidualnych, powinieneś zadbać o:

• poprawne wzory umów (np. zlecenie, sprzedaż, współpraca),

• regulaminy (w sklepie internetowym, przy świadczeniu usług),

• politykę prywatności i zasady przetwarzania danych osobowych.

„Ignorowanie kwestii prawnych to jeden z najczęstszych błędów początkujących przedsiębiorców. Z pozoru drobny błąd w umowie może kosztować więcej niż roczne wsparcie radcy prawnego” – mówi Marta Laskowska, radca prawny współpracujący z KRSH. – „Dlatego zalecamy, by każdy przedsiębiorca – niezależnie od branży – miał kontakt do specjalisty, który sprawdzi dokumenty i doradzi przed podpisaniem wiążących umów”.

Choć wielu przedsiębiorców próbuje na początku oszczędzać, rezygnując z pomocy księgowej czy radcy prawnego, w praktyce takie decyzje często kończą się stratami. Profesjonalna księgowa to nie tylko osoba, która „robi PIT-y”, ale przede wszystkim partner, który dba o zgodność z przepisami, optymalizację podatkową i bieżące bezpieczeństwo firmy.

„Wielu naszych klientów przychodzi po pomoc dopiero wtedy, gdy dostają wezwanie z urzędu skarbowego. A wystarczyłoby wcześniej skonsultować wątpliwości – by uniknąć stresu, kosztów i utraty czasu” – podkreśla Karolina Stefańska, księgowa z biura KRSH w Bytomiu.

Dobre biuro rachunkowe, takie jak KRSH, nie tylko rozlicza, ale też doradza – przy wyborze formy opodatkowania, w razie zmiany przepisów czy przy zatrudnieniu pracowników. Współpraca z radcą prawnym z kolei daje poczucie bezpieczeństwa przy umowach, reklamacjach czy ewentualnych sporach z kontrahentami.

Każda faktura, umowa, paragon czy dowód zakupu to potencjalny dokument księgowy. Przechowuj je starannie – najlepiej w wersji papierowej i cyfrowej. W przypadku kontroli skarbowej to Ty musisz wykazać zasadność kosztów czy przychodów.

Nie zapominaj także o prowadzeniu ewidencji przychodów, ewidencji środków trwałych, list płac (jeśli zatrudniasz), a także dokumentacji RODO. Porządek w papierach to nie tylko obowiązek, ale i ochrona przed ryzykiem.

Przepisy dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej zmieniają się bardzo często – zarówno w zakresie podatków, jak i ubezpieczeń czy prawa pracy. Dlatego warto śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów, ZUS i UOKiK albo – co jeszcze lepsze – współpracować z księgową i prawnikiem, którzy regularnie aktualizują swoją wiedzę i poinformują Cię o tym, co się zmienia.

Dzięki temu nie przeoczysz ważnego obowiązku, nie stracisz ulgi ani nie narazisz się na karę z powodu niewiedzy.

Prowadzenie działalności gospodarczej to codzienne decyzje, ale też odpowiedzialność – wobec klientów, pracowników i urzędów. Samemu trudno być jednocześnie specjalistą od podatków, przepisów prawa i własnej branży. Dlatego tak ważne jest otoczenie się ludźmi, którzy uzupełniają Twoje kompetencje.

Biuro rachunkowe KRSH z Bytomia od lat wspiera przedsiębiorców z całej Polski – oferując nie tylko księgowość, ale też współpracę z doświadczonymi radcami prawnymi. Z nami masz pewność, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami – a Ty możesz spokojnie rozwijać swój biznes.