Backup poczty biznesowej – jeden z filarów bezpieczeństwa korespondencji

Ważnym aspektem każdej poczty firmowej jest też możliwość archiwizacji wiadomości, dzięki której można uchronić się przed utratą ważnych danych i np. odzyskać dostępy do poszczególnych obszarów działalności biznesowej. Niekiedy zwykły backup czasem okazuje się w tej kwestii niewystarczający, a zatem zawodny. Na szczęście istnieją rozwiązania, których możliwości przewyższają te oferowane przez standardową kopię zapasową.

Czym jest backup poczty?

Backup poczty elektronicznej to proces tworzenia kopii zapasowych wiadomości e-mail oraz załączników. Dzięki niemu można zapewnić im bezpieczeństwo oraz dostępność w razie awarii systemu, ataku hakerskiego, przypadkowego usunięcia i innych problematycznych sytuacji. Funkcja ta jest szczególnie istotna w kontekście biznesowym, ponieważ e-maile lub załączniki zawierają często informacje handlowe, poufne korespondencje z klientami czy dane wrażliwe, a także inne dane krytyczne dla funkcjonowania firmy.

Regularne tworzenie kopii zapasowych poczty biznesowej minimalizuje ryzyko utraty ważnych danych, zapewniając ciągłość działania przedsiębiorstwa. Nie naraża też go na ewentualne konsekwencje finansowe związane z niedotrzymaniem terminów wynikających z utraty informacji. Systematyczny backup poczty jest nie tylko zalecany, lecz wręcz wymagany.

Gdy zwykły backup nie działa

Obecnie, wybierając dostawcę serwera na swoją e-pocztę, z pewnością spotkasz się z ofertami zawierającymi automatyczny backup. To duże ułatwienie, jednak warto wiedzieć, że również w takiej postaci może się okazać niewystarczające. Dlaczego?

Standardowy automatyczny backup poczty wykonywany jest często cyklicznie o określonej porze, np. o 3 w nocy, co 24 godziny. Tak utworzona kopia zawiera wszystkie wiadomości, które znajdowały się na Twojej skrzynce do godziny 3. Nie znajdą się w niej natomiast te dostarczone np. o godzinie 3.03 i usunięte chwilę później – aż do kolejnej 3 w nocy. Jeśli zatem coś poważnego stanie się z Twoją pocztą pomiędzy tymi porami, to nie będziesz mieć dostępu do żadnej treści niezarchiwizowanych wiadomości.

Co począć z takim problemem?

Rozwiązaniem mogłoby być np. archiwizowanie wiadomości w momencie ich wysłania albo odebrania. Jeszcze lepiej, gdyby przechowywanie odbywało się w chmurze, na odrębnych fizycznych serwerach, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo korespondencji. Co więcej, na potrzeby biznesu warto byłoby wzbogacić funkcjonalność o konto zbiorcze, umożliwiające dostęp do kopii wiadomości wszystkich obsługiwanych kont pocztowych. Wydaje się to istotne zwłaszcza w firmach, gdzie zarządzanie korespondencją odbywa się centralnie, a poszczególne e-maile są dodatkowo kontrolowane.

O takiej usłudze, oferującej szereg innych dodatkowych funkcji, pomyślał jeden z dostawców serwerów pocztowych – NQ. SEJFmail to usługa dostępna wyłącznie dla kont tego dostawcy, umożliwiająca backup poczty w locie. Nie wymaga ona instalowania żadnych dodatkowych programów i działa niezależnie od obsługiwanego przez Ciebie programu pocztowego. NQ oferuje solidny hosting e-mail, podparty ponad 20-letnim doświadczeniem na rynku, a cała jej infrastruktura serwerowa znajduje się w Polsce.