Jak uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej?

Kontrola podatkowa to dla wielu przedsiębiorców jedno z najbardziej stresujących doświadczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Choć nie zawsze można jej uniknąć, odpowiednie przygotowanie znacząco zmniejsza ryzyko nieprawidłowości, sankcji i dalszych postępowań. Kluczem do bezpieczeństwa podatkowego firmy jest świadomość swoich praw, dbałość o kompletną dokumentację podatkową, znajomość procedur oraz organizacja procesów wewnętrznych.

Zawiadomienie o kontroli podatkowej – co robić po jego otrzymaniu?

Zawiadomienie o kontroli podatkowej to pierwszy krok, który wymaga szybkiego, ale przemyślanego działania. Organy podatkowe zawiadamiają kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, a kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Po jego otrzymaniu należy:

• sprawdzić, czy zawiadomienie zawiera wszystkie elementy wskazane w art. 282b § 4 ustawy Ordynacja podatkowa,

  Reklama

• skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym,

• przeanalizować zakres planowanej kontroli i przygotować stosowną dokumentację.

Niezbędne dokumenty, które należy przygotować przed kontrolą

W zależności od charakteru działalności i zakresu kontroli, należy przygotować:

• księgi rachunkowe, ewidencje VAT, rejestry sprzedaży i zakupu,

• faktury przychodowe i kosztowe,

• umowy z kontrahentami i pracownikami,

• dowody zapłaty, wyciągi bankowe,

• deklaracje i korekty deklaracji podatkowych,

• dokumentację dotyczącą środków trwałych,

• ewentualne interpretacje indywidualne, jeśli były uzyskiwane.

  Reklama

Organizacja przestrzeni i stanowiska dla kontrolujących

Dobrą praktyką jest przygotowanie osobnego pomieszczenia lub biurka, które będzie służyło wyłącznie do obsługi kontroli. Umożliwia to zachowanie porządku i ograniczenie dostępu kontrolerów do innych obszarów działalności firmy. Warto dodać, że zgodnie z art. 286 § 2 pkt 2 lit. b Ordynacji podatkowej, jeśli podatnik nie zapewni kontrolującym samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów, kontrolujący może zażądać wydania dokumentów na czas trwania kontroli. 

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontakt z kontrolującymi

Warto z góry ustalić, kto będzie reprezentować firmę w kontakcie z urzędnikami – może to być właściciel, księgowy lub pełnomocnik. Osoba ta powinna znać procedurę kontroli podatkowej, mieć dostęp do dokumentacji i być przygotowana na udzielanie wyjaśnień.

Kluczowe uprawnienia kontrolowanego podczas kontroli podatkowej

Wielu przedsiębiorców nie zna swoich praw – a to może prowadzić do niepotrzebnych ustępstw. Każdy podatnik ma prawo do m.in.:

• otrzymania informacji o zakresie kontroli,

• obecności podczas wszystkich czynności kontrolnych,

• zgłaszania zastrzeżeń do protokołu kontroli,

• uzyskania kopii dokumentów wytworzonych przez organ kontrolny.

Czy można odmówić dostępu do dokumentów?

Zgodnie z treścią art. 286 §1 pkt 4 i 5 Ordynacji podatkowej kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w postaci elektronicznej, a także do zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą. Obecna regulacja Ordynacji podatkowej nie odnosi się w żaden sposób do możliwości wyłączenia żadnych dokumentów spod wykonywanej kontroli podatkowej. 

Zasadniczo zatem, podatnik ma obowiązek udostępnić dokumenty objęte kontrolą. W praktyce oznacza to więc, że kontroler ma prawo wglądu do pełnej dokumentacji przedsiębiorstwa, a właściciel firmy nie może mu tego odmówić. Choć przedsiębiorca ma prawo kwestionować zasadność żądania udostępnienia określonych dokumentów firmowych w trakcie kontroli, to w praktyce takie zastrzeżenia są często ignorowane przez kontrolujących. Niezależnie od tego, kontrolowany może zawsze zakwestionować zarówno treść protokołu pokontrolnego, jak i działania samego urzędnika. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca zostanie zobowiązany do udostępnienia wszystkich dokumentów – również tych poufnych – musi podporządkować się decyzji kontrolera, jednak w dalszym postępowaniu ma możliwość zaskarżenia takich działań.

Zasada proporcjonalności i adekwatności kontroli

Wskazania wymaga przy tym, że kontrola nie może być dowolna – musi być proporcjonalna do celu i zakresu. Dla przykładu, jeśli urząd żąda dokumentów z ostatnich 20 lat w sprawie kontroli dotyczącej jednej faktury – warto skonsultować się z doradcą i sprawdzić, czy nie dochodzi do naruszenia zasady prowadzenia postępowania podatkowego w sposób budzący zaufanie (art. 121 § 1. o.p.).

Jakie obszary są najczęściej weryfikowane podczas kontroli? Najczęstsze błędy podatkowe

W praktyce najczęściej sprawdzane są:

• poprawność faktur i ich zgodność z rejestrami VAT,

• koszty uzyskania przychodu – szczególnie te o charakterze reprezentacyjnym, doradczym lub zakupowym,

• prawidłowość rozliczeń z pracownikami i kontrahentami,

• korekty deklaracji podatkowej i ich przyczyny,

• terminowość składania deklaracji i płatności,

• uzasadnienie przyjętych form opodatkowania (np. ryczałt, Estoński CIT),

• zgodność danych z JPK i innymi ewidencjami.

Więcej na temat typowych zakresów kontroli znajduje się w artykule: Kontrola z urzędu skarbowego

Procedury archiwizacji i system przechowywania dokumentów

Nie tylko treść dokumentów jest istotna – ważna jest także ich dostępność i forma przechowywania. Dokumentacja podatkowa powinna być przechowywana zgodnie z przepisami i umożliwiać szybkie udostępnienie podczas kontroli. Dokumentację stanowiącą podstawę rozliczeń podatkowych należy przechowywać, dla celów kontaktów z administracją skarbową, zasadniczo do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku – art. 70 § 1 o.p.).

W jakich sytuacjach przeprowadzane są kontrole podatkowe?

Urząd Skarbowy przeprowadza kontrolę firmy w oparciu o analizę ryzyka. W praktyce, kontrole podatkowe często są przeprowadzane w trzech głównych przypadkach:

1. gdy firma osiąga niskie dochody i wykazuje bardzo wysokie wydatki,

2. gdy firma notuje znaczne straty,

3. gdy składa się wniosek o zwrot podatku VAT.

Poza nimi, oczywiście kontrole mogą być przeprowadzane także w innych sytuacjach, np. kiedy dochodzi do kwestionowania kosztów uzyskania przychodu. Nadto, jednym z pierwszych obszarów podlegających kontroli są rozliczenia podatkowe. W ramach tego etapu sprawdzana jest prawidłowość sporządzonych deklaracji – m.in. PIT, CIT czy VAT. Organy kontrolne mogą porównywać dane przekazane przez podatnika z informacjami uzyskanymi z innych źródeł, takich jak banki czy ZUS. Weryfikacji może również podlegać to, czy podatnik rozlicza się we właściwej formie – jako osoba fizyczna lub przedsiębiorca. Dodatkowo, kontrole mogą być inicjowane przez różnego rodzaju donosy, analizę branżową lub automatyczne systemy wykrywania anomalii.

Kontrola podatkowa i jej przygotowanie to proces, który powinien być traktowany jak obowiązkowy element zarządzania firmą. Dzięki odpowiednim procedurom, wiedzy o prawach podatnika podczas kontroli, bieżącej analizie ryzyk i przejrzystej dokumentacji, możliwe jest ograniczenie ryzyka sankcji, korekt czy postępowań karno-skarbowych.

W przypadku wykrycia nieprawidłowości – warto rozważyć złożenie czynnego żalu (warto wiedzieć także kiedy go złożyć) oraz dokonanie stosownej korekty, zanim urząd wyda decyzję. Jeśli nie zgadzamy się z ustaleniami – możemy złożyć zastrzeżenia do protokołu kontroli podatkowej lub podjąć działania w ramach postępowania podatkowego po kontroli.

W przypadku bowiem ujawnienia przez kontrolę podatkową nieprawidłowości co do wywiązywania się przez kontrolowanego z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego oraz niezłożenia przez podatnika deklaracji lub niedokonania przez niego korekty deklaracji w całości uwzględniającej ujawnione nieprawidłowości, organ podatkowy wszczyna postępowanie podatkowe w sprawie, która była przedmiotem kontroli podatkowej, nie później niż w terminie 6 miesięcy od zakończenia kontroli (art. 165b ustawy Ordynacja podatkowa).

Dla osób, które chcą pogłębić wiedzę z zakresu kontroli, postępowań podatkowych, zabezpieczeń i egzekucji – warto zapoznać się z ofertą kursów przygotowanych przez IKIDP, zawierających m.in. wzory pism i praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców.