Nowa firma, pierwsze spotkanie z księgową. Co na nią przygotować?

Zakładasz firmę i zastanawiasz się, co przygotować na pierwsze spotkanie z księgową? To pytanie, które zadaje sobie niemal każdy nowy przedsiębiorca i dobra wiadomość jest taka, że odpowiedź jest prostsza, niż mogłoby się wydawać, szczególnie jeśli od razu wybierzesz biuro rachunkowe działające online. Poniżej lista tego, co naprawdę jest potrzebne na starcie oraz jak wygląda przygotowanie tych rzeczy w modelu stacjonarnym, a jak w modelu zdalnym.

Dane rejestrowe firmy

Podstawa to numer NIP i REGON firmy, informacja o formie prawnej działalności oraz data rozpoczęcia działalności widoczna w CEIDG lub KRS. W tradycyjnym modelu współpracy konieczne było dostarczenie papierowego wydruku z rejestru lub dyktowanie danych na miejscu. W przypadku biura rachunkowego online większość tych informacji księgowa weryfikuje samodzielnie w publicznych rejestrach na podstawie samego numeru NIP, co skraca etap formalności do przesłania jednej wiadomości.

Następnie księgowa wymaga numeru rachunku bankowego, z którego firma będzie regulować zobowiązania podatkowe i składkowe, a także weryfikuje, czy jest to rachunek dedykowany wyłącznie działalności.

Forma opodatkowania i pełnomocnictwo

Forma opodatkowania to jedna z kluczowych decyzji na starcie działalności. Wśród możliwych rozwiązań jest ryczałt, zasady ogólne lub podatek liniowy, a w przypadku spółek dodatkowo kwestia ewentualnego estońskiego CIT. W sprawie wyboru odpowiedniej metody rozliczenia warto poradzić się samej księgowej. Każda z metod ma swoje zalety i ograniczenia, a ekspert może pomóc w poprawnej ocenie tego, która przyniesie największe zyski dla danej firmy. W przypadku biura rachunkowego online taka konsultacja może odbyć się telefonicznie lub mailowo.

Aby biuro rachunkowe mogło składać w imieniu przedsiębiorcy deklaracje podatkowe i dokumenty do urzędu skarbowego, niezbędne jest pełnomocnictwo UPL-1. W tradycyjnym modelu wiązało się to z wizytą w urzędzie skarbowym lub podpisaniem dokumentu papierowego. W modelu online pełnomocnictwo można podpisać elektronicznie, bez wychodzenia z domu, co dla nowego przedsiębiorcy z Jaworzna oznacza redukcję obowiązków w najbardziej zabieganym, pierwszym tygodniu działalności.

Pierwsze dokumenty księgowe

Jeśli firma zdążyła już wystawić pierwszą fakturę albo ponieść pierwszy koszt związany z działalnością, na przykład zakup sprzętu czy opłacenie domeny internetowej, warto mieć dokumenty potwierdzające te transakcje pod ręką. W biurze stacjonarnym oznaczało to zwykle teczkę lub segregator przynoszony na spotkanie. W modelu online te same dokumenty wystarczy zrobić zdjęciem telefonem i przesłać przez panel klienta, od razu po ich otrzymaniu, bez czekania na termin wizyty. To także uproszczenie w świetle niedawnego wejścia KSeF, który wymaga dokumentowania faktur na bieżąco, a nie w zależności od regularności spotkań z księgową.

Dlaczego model online wypada prościej?

Zestawienie tych procesów ukazuje powtarzalny wzór: w modelu stacjonarnym niemal każdy krok wymagał fizycznej obecności, podpisu na miejscu lub osobistego dostarczenia dokumentów. W modelu online te same czynności realizowane są zdalnie, znacznie szybciej i bez konieczności dopasowywania własnego grafiku do godzin otwarcia placówki. Dla nowego przedsiębiorcy z Jaworzna oznacza to realną oszczędność czasu na starcie – bez utraty jakości obsługi księgowej. Forma obsługi księgowej nie jest zobowiązaniem bezterminowym – migracja pomiędzy modelem stacjonarnym a zdalnym jest możliwa na każdym etapie prowadzenia biznesu. Dla nowego przedsiębiorcy priorytetem powinno być zminimalizowanie obciążeń administracyjnych w fazie rozruchu firmy.

– Nowi przedsiębiorcy często wyobrażają sobie, że rozpoczęcie współpracy z biurem rachunkowym to długi, formalny proces wymagający kilku spotkań – wskazuje Iwona Sikorska, specjalistka ds. księgowości z biura rachunkowego iKsięgowa. – W praktyce, przy dobrze zorganizowanej obsłudze online, cały etap wstępny da się zamknąć w kilka dni: podpisanie umowy, pełnomocnictwo oraz uruchomienie panelu do przesyłania dokumentów. Klient może w tym czasie skupić się na uruchamianiu samej działalności, zamiast martwić się formalnościami księgowymi.