Jaką kasę fiskalną wybrać dla kosmetyczki?

Usługi kosmetyczne oraz kosmetologiczne zaliczają się do grupy czynności, które nie podlegają zwolnieniom z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Przedsiębiorca planujący rozpoczęcie działalności w tym obszarze musi posiadać kasę fiskalną przed dokonaniem transakcji za wykonanie pierwszej usługi.

Kasa fiskalna – co przedsiębiorca musi o niej wiedzieć?

Kasy fiskalne dla kosmetyczek są urządzeniami elektronicznymi służącymi do rejestrowania obrotu oraz kwot należnego z tytułu sprzedaży podatku VAT. Ze względu na sposób zapisu danych mówimy o kasach z zapisem:
• papierowym,
• elektronicznym,
• online.

Zapis papierowy posiadają kasy najstarszego typu. Tu przebieg transakcji zapisywany jest w pamięci kasy, a kopie dokumentów drukowane są na drugiej rolce. Ten typ kas nie ma możliwości połączenia z Centralnym Repozytorium Kas. Obecnie takich kas się już nie produkuje i nie sprzedaje. Jeśli tego typu kasa fiskalna działająca od lat w salonie kosmetycznym zapełni swoją pamięć, nie będzie można jej już wyczyścić.

W kasie z zapisem elektronicznym kopie drukowanych dokumentów przechowywane są na nośnikach elektronicznych. Podobnie jak urządzenia opisane powyżej, kasy z zapisem elektronicznym nie mają łączności z CRK. Ich kupno będzie możliwe do 31 grudnia 2022 roku.

Najnowsza generacja urządzeń - kasy online przesyłają dane na nośniki zewnętrzne oraz do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. CRK gromadzi wszystkie paragony fiskalne, raporty dobowe, informacje o przeglądach okresowych oraz innych zdarzeniach czy operacjach wykonywanych na kasie. Kasa musi posiadać łączność z siecią Internet.
Posiadacze kas online nie mają obowiązku drukowania raportów dobowych. Klienci mogą otrzymywać dokumenty w formie papierowej lub elektronicznej.

Kasa fiskalna w salonie kosmetycznym a przepisy prawa

Zgodnie z artykułem 1111 ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług każdy podmiot, który prowadzi sprzedaż na rzecz odbiorców nieprowadzących działalności gospodarczej ma obowiązek rejestrowania transakcji na kasie fiskalnej. Ustawa oraz rozporządzenia wykonawcze do niej zakładają szereg odstępstw, na przykład z racji nieprzekraczania określonego przepisami limitu obrotów. Te zasady nie dotyczą jednak zakładów kosmetycznych – zarejestrowaną kasę fiskalną należy mieć już w pierwszych dniu działalności firmy.

Najnowsze zmiany dotyczą wprowadzenia obowiązku korzystania z kas online. Jeśli zakład posiada urządzenia starszego typu może z nich korzystać do ostatniego dnia czerwca roku 2021 - od 1 lipca 2021 roku usługi kosmetyczne i kosmetologiczne mogą być rejestrowane wyłącznie na kasach online.

Należy także pamiętać o zakazie sprzedaży towarów czy usług z pominięciem kasy. Jeśli zdarzy się awaria należy użyć rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku braku takiego urządzenia nie wolno prowadzić sprzedaży.

Kasa fiskalna a obowiązki przedsiębiorcy

1. Po zakupieniu kasy, bez względu na jej rodzaj, należy przeprowadzić fiskalizację urządzenia oraz zgłosić je w urzędzie skarbowym.
Fiskalizacja jest procedurą przestawienia kasy z trybu szkoleniowego na fiskalny. W praktyce polega to na zapisaniu w nieulotnej i niewymazywalnej pamięci kasy numeru NIP użytkownika. Zmiana numeru NIP pociąga za sobą konieczność wymiany modułu fiskalnego. Potwierdzeniem fiskalizacji jest wydruk raportu w kasach starszego typu lub przesłanie raportu fiskalizacji do CRK w kasach online.

2. Teraz czas na zgłoszenie rejestracyjne kasy do US w celu otrzymania numeru ewidencyjnego urządzenia. Zgłoszenia dokonuje się w sposób zależny od rodzaju kasy:
• przy kasach z zapisem papierowym i elektronicznym wniosek składa się w US w terminie 7 dni od fiskalizacji,
• dla kas online rejestracja i nadanie numeru przebiegają w CRK automatycznie wraz z fiskalizacją; nie trzeba w tym celu kontaktować się z urzędem skarbowym.

3. Właściciel firmy ma obowiązek założenia i prowadzenia książki kasy fiskalnej (książka serwisowa). Jest to rejestr zawierający historię użytkowania kasy. W treści książki znajdują się dane dotyczące miejsca użytkowania kasy, wykaz osób uprawnionych do serwisowania, informacje o fiskalizacji, awariach, naprawach, przeglądach okresowych. Podczas kontroli prowadzonych w firmach przez urzędników skarbowych książki serwisowe kas fiskalnych są przez nich szczegółowo sprawdzane. Brak wpisów o przeglądach może być podstawą do wydania decyzji o zwrocie dotacji udzielonej przez US na zakup kasy.

Dla wygody przedsiębiorców dystrybutorzy kas przeprowadzają fiskalizację, zajmują się zgłoszeniem do US, zakładają książkę kasy oraz serwisują urządzenie w ramach przeglądów technicznych oraz zgłaszanych przez użytkownika awarii.

Kasy fiskalne dla kosmetyczek cena

Przedsiębiorca poszukujący nowego urządzenia ma ogromny wybór kas fiskalnych. Dla komfortu klientów gabinetu warto zainwestować w kasę z terminalem płatniczym. Możliwość zapisywania transakcji i drukowania paragonów oraz faktur poszerzona jest o funkcje przyjmowania płatności kartą oraz telefonem lub smartwatchem. Badania konsumenckie potwierdzają, że przy płatnościach bezgotówkowych klienci są skłonni wydać znacznie więcej, niż w przypadku transakcji tradycyjnych.

Cena kas do gabinetów kosmetycznych zależy od rodzaju i parametrów urządzenia. Przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej. Ulga ta umożliwia odzyskanie nawet do 90% nakładów poniesionych za zakup kasy (nie więcej jednak niż 700 złotych). Wniosek o refundację składa się we właściwym urzędzie skarbowym.
Jeśli firma zostanie zamknięta przed upływem trzech lat ulga na kasę podlega zwrotowi. Pieniądze należy oddać także w przypadku niezapewnienia połączenia, które umożliwia transfer danych z kasy online do CRK lub niedopełnienia obowiązku technicznych przeglądów terminowych (przegląd obowiązkowy po upływie dwóch lat od fiskalizacji lub terminu ostatniego przeglądu).

Wirtualna kasa fiskalna w salonie kosmetycznym

Możliwość posiadania kas wirtualnych dają najnowsze przepisy Ministerstwa Finansów, które obowiązują od 1 czerwca 2020 roku. Na ich mocy podmioty gospodarcze mogą wykorzystywać w działalności kasy fiskalne wirtualne. Nie mają one formy tradycyjnych urządzeń z przyciskami i ekranem – kasy wirtualne to oprogramowanie komputerowe, które można instalować na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu. Przedsiębiorca tworzy wirtualną kasę w komputerze stacjonarnym, tablecie czy telefonie. W dobie rozwoju usług mobilnych ma to kapitalne znaczenie – kasa w telefonie czy tablecie może być użyta poza siedzibą firmy.
Kasy wirtualne w sposobie działania przypominają kasy online - mają ciągłe połączenie z CRK i przesyłają wszystkie dane o operacjach, czynnościach i zdarzeniach na kasie.
Zanim kasa wirtualna zostanie użyta, oprogramowanie musi przejść proces certyfikacji w Głównym Urzędzie Miar (czas oczekiwania to nawet kilkanaście tygodni).

Możliwość wykorzystywania aplikacji kasowych nadano na razie ograniczonej liczbie przedsiębiorców – kolejne obszary będą włączane sukcesywnie. Fiskus widzi w kasach wirtualnych skuteczne narzędzie do walki z szarą strefą, więc należy się spodziewać, że możliwość zakupu programu czy aplikacji kasy fiskalnej wirtualnej będą mieć niedługo wszystkie podmioty zobligowane do rejestrowania obrotu na kasach fiskalnych.

Artykuł powstał we współpracy z firmą Mico, oferującą bogaty wybór kas fiskalnych dla różnych branży.