Jakie regały wybrać do firmowego archiwum?

Porządek w dokumentacji firmowej to jeden z koniecznych wymogów, jeśli chcemy prowadzić biznes sprawnie i odpowiedzialnie. Umiejętność szybkiego odszukania właściwego pisma nie tylko wpływa na lepsze funkcjonowanie wielu działów przedsiębiorstwa, ale jest zabezpieczeniem na wypadek kontroli zewnętrznej, np. skarbowej czy PIP. Aby ułatwić sobie utrzymanie wciąż rosnących zasobów archiwum w formie przejrzystej i uporządkowanej, trzeba wybrać odpowiednie meble. Jakie regały wybrać do firmowego archiwum? Na co zwrócić uwagę wybierając meble do przechowywania dokumentacji?

Regały do archiwum - na to zwróć uwagę przed zakupem!

Uporządkowanie ton dokumentów nie jest zadaniem prostym, a utrzymanie tego porządku wydaje się być jeszcze trudniejsze. Na powodzenie całej akcji ogromny wpływ będzie mieć sposób zagospodarowania przestrzeni przeznaczonej na archiwizację dokumentów. Zanim zadecydujesz, jakie regały wybrać do firmowego archiwum, zastanów się, jakie są potrzeby i możliwości Twojej firmy.

Odpowiedz sobie na pytania:

- jaką przestrzeń możesz przeznaczyć na przechowywanie dokumentacji? Czy jest to oddzielne pomieszczenie czy część większej przestrzeni? Czy powierzchnia archiwum może w przyszłości powiększyć się?

- jak wiele dokumentacji w Twojej firmie trzeba archiwizować? Czy jest to dokumentacja jednorodna, czy raczej zróżnicowana, związana z funkcjonowaniem wielu odrębnych działów?

- w jakich warunkach otoczenia prowadzone będzie firmowe archiwum? Czy pomieszczenie jest odpowiednio wentylowane, suche i ciepłe, czy dokumenty będą w takich warunkach bezpieczne?

Dopiero po przeanalizowaniu powyższych kwestii będziesz wiedzieć, jakiego typu mebli do biura szukać, by zorganizować niezawodne, profesjonalne archiwum firmowe.

Regały przesuwne do archiwum - tak czy nie?

Regały do archiwum to np. regały przesuwne, które cieszą się coraz większą popularnością. Na czym polega ich wyjątkowość? Są świetnym rozwiązaniem, gdy dokumentów do archiwizowania wciąż przybywa, a miejsce na ich przechowywanie jest mocno ograniczone.

Regały przesuwne mogą wykorzystywać więcej powierzchni pomieszczenia, ponieważ dzięki możliwości przesuwania ich po specjalnym torowisku wmontowanym w posadzkę (lub umieszczonym na jej nawierzchni), mogą być ustawione jeden obok drugiego – bez pozostawiania przestrzeni na przechodzenie między meblami. Rozsunięcie mebli w wybranym miejscu sprawia, że tworzy nam się pusta przestrzeń do przemieszczania się.

Korzystanie z takiego systemu archiwizacji jest wygodne, bezpieczne i pozwala zaoszczędzić przestrzeń. Możliwość indywidualnego dopasowania regałów przesuwnych – liczby i wielkości półek, szerokości mebla, rodzaju torowiska – do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa sprawia, że jest to opcja niezwykle kusząca i z pewnością warta rozważenia. Regały jezdne są również wyjątkowo trwałe oraz prezentują się elegancko i profesjonalnie.

Dobre regały do archiwum to połowa sukcesu - o czym jeszcze pamiętać?

Regały do archiwum, które pomogą uporządkować dokumentację firmową to meble, bez których sensowna archiwizacja nie ma szans na prawidłowe funkcjonowanie. Pamiętaj jednak, że sukces prowadzenia archiwum zależny jest od wielu składowych. Bezpieczne, solidne i wygodne w użytkowaniu meble do archiwum to jedno. Potrzebni są jeszcze ludzie, którzy zadbają o prawidłową archiwizację dokumentów, a przede wszystkim – niezbędny jest plan, który nakreśli, w jaki sposób grupować, opisywać i układać dokumentację przedsiębiorstwa.