Jakie są wymogi formalne w celu uzyskania adresu wirtualnego do prowadzenia firmy?

Usługa wirtualnego adresu skierowana jest do każdego przedsiębiorcy, który nie musi posiadać stacjonarnej siedziby firmy. Zanim jednak podpiszemy umowę z firmą świadczącą takie usługi, musimy spełnić kilka wymogów formalnych. Przede wszystkim trzeba okazać dokument potwierdzający naszą tożsamość oraz uiścić opłatę abonamentową. Posiadając wirtualny adres, możemy legalnie zarejestrować działalność gospodarczą w urzędzie.

Adres do rejestracji firmy a polskie prawo

Aby otworzyć własną działalność gospodarczą, trzeba podjąć szereg decyzji, a jedną z nich jest wybór adresu do rejestracji firmy. Takich informacji wymaga od przyszłego przedsiębiorcy nie tylko Urząd Skarbowy czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ale także kontrahenci, banki, operatorzy telefonii komórkowej czy dostawcy Internetu. Jeszcze do niedawna standardem było wynajmowanie biura lub korzystanie z własnego adresu do rejestracji firmy. W świetle obecnych przepisów adresem rejestracyjnym może być również tzw. wirtualne biuro.

Używanie wirtualnego adresu do rejestracji firmy to ostatnio bardzo częsta praktyka stosowana wśród przedsiębiorców. Początkowo budziła ona nieufność wśród urzędników. Szybko jednak okazało się, że pod wirtualnym adresem można prowadzić działalność na takich samych zasadach, jak we własnym lokalu. Rejestrując firmę w wirtualnym biurze, nie powinniśmy mieć z tym żadnych problemów. Zanim jednak udamy się do urzędu, musimy dopełnić formalności z firmą oferującą takie usługi.

Wybór wirtualnego biura powinien być podyktowany potrzebami naszej firmy. Jeśli zależy Ci na zwiększeniu prestiżu, warto wybrać biuro, które znajduje się w atrakcyjnej lokalizacji, np. w centrum dużego miasta lub w rozpoznawalnej dzielnicy biznesowej. Zwróć też uwagę na pakiet usług oferowanych przez wirtualne biuro. Dobrze, jeśli większość formalności związanych z prowadzeniem firmy będziesz mógł załatwić w jednym miejscu. Do zawarcia umowy będzie Ci potrzebny dokument tożsamości, a w niektórych przypadkach również adres zameldowania w Polsce. Po zawarciu umowy z wirtualnym biurem Twoja firma będzie miała tytuł prawny do podawania określonego adresu w relacjach z organami administracji publicznej, a także podczas codziennych transakcji z kontrahentami.

Dla kogo adres wirtualny jest dobrym rozwiązaniem?

Współpracę z wirtualnym biurem, np. w Warszawie powinny przede wszystkim rozważyć przedsiębiorcy, którzy nie mogą bądź nie chcą zarejestrować firmy w miejscu zamieszkania. Osoby, które wynajmują mieszkanie, mogą mieć problem z otrzymaniem zgody właściciela lokalu na użycie go w celach rejestracyjnych. Większość przedsiębiorców nie chce po prostu udostępniać swojego prywatnego adresu klientom i partnerom biznesowym. Jeśli chcesz wyraźnie oddzielić sprawy prywatne od zawodowych, wirtualne biuro będzie dla Ciebie trafnym wyborem.

Adres wirtualny w prestiżowej lokalizacji przydaje się również wtedy, gdy chcemy poprawić wizerunek firmy. Można go umieszczać na wizytówkach, materiałach reklamowych i stronie internetowej. Klienci darzą większym zaufaniem firmy, których adres jest rozpoznawalny.

Z wirtualnych biur korzystają przedsiębiorcy różnych branż, m.in. agencje marketingowe, firmy szkoleniowe, sklepy internetowe, kancelarie prawne, headhunterzy, copywriterzy. Jest to atrakcyjna usługa dla freelancerów, ale również dla małych i średnich firm, które nie potrzebują siedziby do realizacji swoich usług.

Jeśli zastanawiasz się nad wynajęciem wirtualnego biura w prestiżowej lokalizacji, skontaktuj się z firmą Beyond Office z Warszawy i poznaj więcej szczegółów.