Podróż służbowa - jak dobrze zorganizować?

Obecnie podróż służbowa, zwłaszcza w dużych firmach, korporacjach to już codzienność. Pracownicy podróżują coraz częściej, ponieważ wiele firm działa na obszarze całego kraju lub nawet Europy. Jednak jak się okazuje zorganizowanie takiej podróży służbowej, nie jest wcale wbrew pozorom takie łatwe.

Co zatem zrobić, aby dobrze zorganizować podróż służbową? Bez wątpienia dla osoby za to odpowiedzialnej, jest to nie lada wyzwanie. Jak mu sprostać?

Zrób listę

Ilość rzeczy, o które będzie musiała zadbać osoba odpowiedzialna za organizację podróży służbowych w firmie jest dość duża. Dlatego proponujemy zrobić sobie listę rzeczy do wykonania, aby o niczym nie zapomnieć. Ponadto dzięki temu można w każdej chwili skontrolować, co już zostało załatwione, a nad czym musimy jeszcze popracować.

Sposób dojazdu

Na pewno konieczny będzie dojazd na miejsce delegacji. W związku z tym musimy go zorganizować. Najlepiej będzie omówić to z osobą udającą się w podróż. Chodzi o to, aby ustalić, czy będzie korzystała z samochodu, pociągu, autobusu. Jeśli pracownicy posiadają samochody służbowe to problem rozwiązuje się sam. Jeśli jednak osoba wyjeżdżająca będzie korzystać z własnego auta, należy ustalić wszelkie szczegóły. W przypadku podróży pociągiem lub samolotem trzeba zarezerwować odpowiednio wcześniej bilet.

Zakwaterowanie i wyżywienie

Jeśli podróż potrwa dłużej niż jeden dzień nie możemy zapomnieć o zakwaterowaniu. Należy odpowiednio wcześnie znaleźć i zarezerwować hotel. Najlepiej, jeśli będzie jak najbliżej miejsc spotkań naszego pracownika. Pamiętajmy także o ewentualnym wyżywieniu.

Dokumenty:

Nie możemy zapomnieć o przygotowaniu odpowiednich dokumentów. Jest to szczególnie ważne, jeśli nasz pracownik wybiera się za granicę.

Może mała pomoc

Jeśli jednak samodzielne zorganizowanie podróży nas przerasta, możemy skorzystać z usług specjalistów. Są obecnie biura podróży, które mają w swoich usługach organizację takich podróży. Jest to dobre zwłaszcza w przypadku, jeśli nie mamy zbyt dużo czasu, a zorganizowanie takiej podróży jest czasochłonne. Takie biura mają już w tym doświadczenie i współpracują z wieloma partnerami. Czasem znalezienie miejsca w hotelu, zwłaszcza w dużych miastach może graniczyć z cudem. Natomiast wyspecjalizowane biuro bez wątpienia znajdzie nam na przykład schludny, tani hotel w Krakowie lub w innym dużym mieście.

Wszystko zapięte na ostatni guzik

Przed wyjazdem musimy sprawdzić czy wszystko zostało „zapięte ostatni na ostatni guzik”. Należy sprawdzić i potwierdzić rezerwacje, ewentualne wpłaty zaliczek lub opłaty. Zadbać o odpowiednie dokumenty i sprawdzić, czy na pewno posiadamy wszystkie. Wydać pracownikowi odpowiednie środki pieniężne na sfinansowanie podróży. Należy także podać wszelkie niezbędne informacje pracownikowi, nazwę i adres hotelu, godzinę wyjazdu, środek transportu. Ustalić dokładny grafik podróży służbowej i realizowanych spotkań. Jeśli zadbamy o każdy szczegół wszystko powinno udać się doskonale.

[vc_facebook type="standard"]