Staż pracy na nowych zasadach – ZUS udostępnił pracodawcom narzędzie do weryfikacji zaświadczeń

​​​​​​​Każdy pracodawca może już teraz zdalnie zweryfikować zaświadczenie, które ZUS wydał w odpowiedzi na wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy (formularz USP). Autentyczność zaświadczenia można sprawdzić na stronie internetowej ZUS.

Od 1 stycznia 2026 r. osoby zatrudnione w jednostkach sektora finansów publicznych mogą zwrócić się do pracodawcy, aby doliczył im do stażu pracy inne okresy aktywności zawodowej niż te wykonywane na podstawie umowy o pracę. Nowe przepisy będą miały zastosowanie do pozostałych pracodawców od 1 maja 2026 r.

- ZUS przygotował dla pracodawców narzędzie potwierdzające autentyczność elektronicznych zaświadczeń. Aby ją zweryfikować, należy wejść na stronę zus.pl, kliknąć kafelek [Wyszukiwarki i usługi], a następnie link Usługa potwierdzania autentyczności zaświadczeń o podleganiu ubezpieczeniom lub opłacaniu składek, będącego odpowiedzią ZUS na wniosek USP (usługa na portalu eZUS) – tłumaczy Beata Kopczyńska, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie śląskim.

Co ważne, usługa nie weryfikuje zaświadczeń, które ZUS wydaje na podstawie innych wniosków, np. składanych na formularzu US-7.

Weryfikacja elektronicznego zaświadczenia krok po kroku
1. Pracownik:

a. pobiera ze swojego konta w eZUS zaświadczenie (plik o nazwie „usp zas a” lub „usp zas r” z rozszerzeniem „.pdf”),

b. udostępnia je pracodawcy w formie elektronicznej (np. przesyła mejlem albo przynosi na dysku USB).

2. Pracodawca:

a. zapisuje plik na dysku,

b. otwiera podstronę „Weryfikacja zaświadczenia”

c. klika w link [Kliknij tutaj, aby dodać plik] i wybiera właściwy plik zapisany na dysku komputera lub przeciąga plik na wskazane pole.

3. Usługa zwraca wynik:

a. „Zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS znajduje się zaświadczenie o treści identycznej z tą w przesłanym pliku,

b. „Zaświadczenie zostało zweryfikowane jako nieprawidłowe” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS nie ma zaświadczenia o identycznej treści.

- Przyczyną nieprawidłowości może być m.in. zmiana treści zaświadczenia. Aby wyjaśnić sytuację, pracownik, którego ono dotyczy, powinien zgłosić się osobiście do placówki ZUS albo umówić się na e-wizytę – podpowiada rzeczniczka.

Staż pracy na nowych zasadach
Do ZUS w pierwszym kwartale 2026 r. wpłynęło 587 tys. wniosków o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. Ponieważ Zakład ma 7 dni roboczych na rozpatrzenie takiego wniosku, proces jest maksymalnie zautomatyzowany. ZUS wydał blisko 1 mln zaświadczeń.

Beata Kopczyńska
regionalna rzeczniczka prasowa ZUS
w województwie śląskim