Jak bezpiecznie przechowywać i transportować poufne dokumenty?

Firmowa dokumentacja i jej bezpieczeństwo to dość rozległy temat. Bezpieczeństwo dokumentów papierowych dotyczy ochrony ich przed ewentualną kradzieżą i utratą. Szczególnie ważne jest to w przypadku poufnych danych, ponieważ nieodpowiednie ich zabezpieczenie może mieć bardzo niekorzystne skutki. Warto zatem przyjrzeć się dostępnym na rynku opcjom zabezpieczenia poufnych dokumentów, aby uniknąć niebezpiecznych sytuacji. Jak zatem zabezpieczyć i ochronić poufne dane? Jak zabezpieczyć takie dokumenty na czas transportu? Czym jest bezpieczna koperta?

Poufne dokumenty – jak przechowywać i transportować?

Zgodnie z przepisami prawa poufne dokumenty zawierają informacje dotyczące spraw objętych tajemnicą służbową, a dostęp do ich treści mają jedynie osoby, w tym wypadku pracownicy, którzy rozpatrują daną sprawę. Treść takich dokumentów nie może być w żaden sposób ujawniona osobom do tego nieupoważnionym. Dokumenty poufne powinno się przechowywać pod ochroną przez okres 5 lat w miejscu zwanym kancelarią tajną. Jest to wyodrębniona w firmie komórka organizacyjna, której główne zadania to m.in. rejestracja i przechowywanie informacji niejawnych.

 

Prawo określa także szczegółowe zasady oraz okoliczności transportowania poufnych dokumentów – powinny być ona zabezpieczone w taki sposób, aby uniemożliwić dostęp do ich treści podczas transportu. W tym celu warto przewożone dokumenty zamieścić w takim opakowaniu, którego nie da się łatwo otworzyć. Takim rozwiązaniem może być przykładowo bezpieczna koperta. W dalszej części tekstu wyjaśniamy, czym ona konkretnie jest.

Bezpieczna koperta – gwarancja bezpieczeństwa poufnych danych

Bezpieczne koperty są rodzajem opakowań jednorazowych – nie da się ich otworzyć bez uszkodzenia zabezpieczeń. Gdy już raz zostaną otwarte, nie ma możliwości ich ponownego zamknięcia. Poza tym bezpieczna koperta posiada również miejsce na wpisanie danych adresata oraz informacji o zawartości. Służy głównie do transportowania i przesyłania ważnych dokumentów i gotówki, a także cennej biżuterii. W związku z tym bezpieczne koperty idealnie nadają się również do przesyłu poufnych dokumentów.

 

Dzięki zastosowaniu specjalnego, trwałego kleju bezpieczne koperty są odpowiednio zabezpieczone i dostanie się nich przez osoby trzecie jest mocno utrudnione. Natomiast jeśli już do tego dojdzie, z pewnością wyjdzie to na jaw, gdyż bezpiecznej koperty nie da się ponownie zamknąć, o czym już wcześniej wspominaliśmy. Koperty tego typu występują także w różnych formatach i wersjach kolorystycznych. Wytwarza się je z dobrej jakości tworzywa polietylenowego, które zapewnia im odporność na różne warunki atmosferyczne.

 

Jeśli zatem mamy do przesłania poufne dokumenty i zależy nam na zachowaniu ich bezpieczeństwa na czas transportu, warto zainwestować w przeznaczone do tego bezpieczne koperty. Dzięki temu będziemy mieć gwarancję, że przesyłane dane będą bezpieczne, a dokumenty dotrą do adresata w nienaruszonym stanie.