Jak wybrać najlepszy program księgowy?

Programy księgowe wspierają pracę pracowników księgowości od wielu lat. W tym czasie przeszły znaczącą ewolucję. Niektóre z nich, które były wolniej rozwijane, zniknęły z rynku. Ich miejsce zajęły nowoczesne i innowacyjne programy księgowe online w chmurze. Co cechuje te najlepsze z nich? Jak wybrać właściwy program księgowy aby ułatwić sobie życie i przyspieszyć pracę. Dziś postaramy się Wam pomóc znaleźć odpowiedź na te pytania.

Ewolucja programów do księgowości

Rozwój programów księgowych trwa już około 30 lat. Począwszy od lat 90 tych XX wieku gdy powstały pierwsze programy na komputery PC na dyskietkach. Wraz z rozwojem technologii rosły też potrzeby księgowych. Programy do księgowości musiały posiadać coraz bardziej rozbudowane możliwości i nadążać za zmieniającymi się przepisami prawa. Ten element był problematyczny zwłaszcza dla producentów, ponieważ w latach 90 i na początku XXI wieku prawo zmieniało się bardzo dynamicznie. Wiele firm nie wytrzymało konkurencji i tempa zmian co powodowało, że niektóre programy księgowe znikały z rynku, a rozwiązania albo przestawały być wspierane albo były przejmowane przez konkurencję. Dziś rynek programów do księgowości jest ustabilizowany, a prym wiedzie kilku dużych producentów.

Jakie możliwości powinien posiadać dobry program księgowy?

Prowadzenie księgowości może się znacząco różnić w zależności od specyfiki podmiotu. Małe firmy prowadzą księgowość uproszczoną w postaci księgi przychodów i rozchodów. Natomiast większe firmy i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz instytucje non-profit muszą prowadzić pełną księgowość w postaci księgi handlowej. Do tego dochodzą kwestie ewidencjonowania środków trwałych oraz ich amortyzacji. Jednak należy te możliwości traktować jako dość podstawowe. Tak więc co powinien potrafić program księgowy aby warto było wziąć go pod uwagę przy wyborze? W przypadku biur rachunkowych prowadzących zewnętrzną księgowość firm z pewnością istotna będzie możliwość efektywnego i szybkiego obsługiwania wielu baz danych i pracy z nimi. Istotną kwestią jest także liczba baz danych jakie może prowadzić biuro rachunkowe w programie.

Na co warto jeszcze zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania księgowego?

Na początek warto z pewnością zwracać uwagę na fundamentalne funkcjonalności. Później warto porównywać inne bardziej zaawansowane funkcje. Oto niektóre z najważniejszych możliwości, jakie powinien mieć program księgowy:

Rejestracja dokumentów księgowych - program powinien umożliwiać rejestrację dokumentów księgowych, takich jak faktury, rachunki, umowy, koszty, przychody i inne.
Kontrola salda - oprogramowanie powinno umożliwiać kontrolę salda konta, w tym salda początkowego, bieżącego i końcowego.
Śledzenie płatności - program powinien umożliwiać śledzenie płatności, w tym faktur do zapłaty, przeterminowanych płatności, płatności wpływających na konto i innych.
Generowanie raportów - program księgowy powinien umożliwiać generowanie różnych raportów księgowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie obrotów i sald, księga przychodów i rozchodów i inne.
Kontrola VAT - system powinien umożliwiać kontrolę podatku VAT, w tym generowanie deklaracji VAT, podsumowań podatku VAT i innych.
Obsługa wielu walut - oprogramowanie powinno umożliwiać obsługę wielu walut, w tym konwersję walut i obliczanie kursów wymiany.
Dostępność w chmurze - program księgowy powinien umożliwiać dostęp do danych z dowolnego miejsca, w tym z różnych urządzeń.
Automatyzacja - program powinien umożliwiać automatyzację różnych procesów księgowych, takich jak przypisywanie numerów kont i kategoryzowanie transakcji, a także schematy księgowań .
Integrowanie z innymi systemami - program powinien umożliwiać integrację z innymi systemami, takimi jak systemy płatności online, systemy sprzedaży i inne.
Zabezpieczenia - program powinien umożliwiać stosowanie różnych zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie danych, hasła i autoryzację użytkowników.

To tylko kilka z możliwości, jakie powinien mieć system do księgowości, ponieważ istnieją setki funkcji i opcji, które mogą być dostępne w zależności od konkretnych wymagań i potrzeb użytkownika.

Co wyróżnia najlepsze programy do prowadzenia księgowości?

Zdecydowanie są to dodatkowe rozwiązania, które wpływają znacząco na skrócenie procesów księgowania i obsługi rozliczeń rachunkowych. Do tego typu rozwiązań można zaliczyć np.

oprogramowanie OCR do skanowania i digitalizacji faktur;
elektroniczna wymiana danych z kontrahentami biura rachunkowego;
elektroniczne sprawozdania, opis analityczna i obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych;
masowa praca na wielu bazach danych;
raportowanie i przekrojowa analityka danych biznesowych;

W zasadzie wszystkie z wymienionych możliwości funkcjonalnych i technologicznych posiada jeden z najstarszych i najlepszych programów księgowych na rynku polskim czyli Comarch ERP Optima. Możecie dowiedzieć się o nim więcej i kupić wybrane moduły w dedykowanym sklepie internetowym pod adresem - https://optima-sklep.pl/