Kiedyś ręcznie, dziś elektronicznie

Czy ktokolwiek myślał kiedykolwiek o obiegu dokumentów w swojej firmie w sposób pozytywny? Zapewne nie, ponieważ dokumenty to zazwyczaj konieczność ich ręcznego podpisywania, a to trwa, wysyłania, a to kosztuje, czy dokładnego sprawdzania, a to męczy i znowu - zabiera czas. Dokumenty papierowe zajmują również sporo miejsca i, nie łudźmy się, nikt nie lubi papierkowej roboty. A gdyby tak istniało coś, co sprawiało, że wszystko to, co opisywane jest powyżej, można znacznie przyśpieszyć, poufność danych na dokumencie wzmocnić, a zadowolenie klientów zwiększyć? Zapewne każdy zastanawia się teraz, gdzie ukryty jest haczyk, ale takiego tutaj nie ma. Wystarczy skorzystać z dobrodziejstw podpisu elektronicznego, który łatwo i bezpieczne zastąpi jego własnoręczne odpowiedniki. Taki, szyty na miarę podpis, dostarcza europejska firma Yousign. 

Podpis elektroniczny to rozwiązanie techniczne i prawne jednocześnie, które umożliwia osobom z obu stron transakcji na wyrażanie zgody i zatwierdzanie dokumentów w formie cyfrowej oraz zdalnej. Zupełnie tak samo jak w przypadku podpisu ręcznego, ale szybciej i wygodniej. I nieważne czy użyje się do tego celu komputera, telefonu, czy dedykowanej aplikacji. Podpis cyfrowy to narzędzie, które jest czymś więcej niż zwykłym znakiem graficznym. To narzędzie współczesnego życia biurowego i urzędowego, zgodne z warunkami i normami ustalonymi i kontrolowanymi przez Unię Europejską.

Własnoręczny podpis, zgodnie z art. 78 Kodeksu Cywilnego, jest wystarczający do zachowania pisemnej formy czynności prawnej. Głównie za sprawą unikalnych cech, jakie posiada nasze odręczne pismu, a tym samym podpis. Podpis elektroniczny, podobnie jak jego ręczny odpowiednik, również musi spełniać kilka podobnych cech: przede wszystkim musi identyfikować osoby podpisujące, musi posiadać dowód zgody podpisującego na podpis danego dokumentu oraz świadczyć gwarancję jego integralności, czyli potwierdzenie braku jakikolwiek zmian i edycji po złożeniu podpisu w sposób elektroniczny. 

Podpis elektroniczny Yousign ma dokładnie taką wartość jak taki, który składany jest w formie papierowej. Równoważność podpisu elektronicznego z takim składanym np. przy użyciu pióra, w prawie europejskim zapewnia rozporządzenie eIDAS, wdrożone w Polsce w ramach Ustawy o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej z 2016 roku. Co równie  ważne podpis taki wydany i użyty w jednym kraju Unii Europejskiej jest automatycznie ważny we wszystkich innych krajach Wspólnoty. Dlaczego więc nie ułatwiać sobie życia, stosując nowoczesne rozwiązania?

Dzięki rozwiązaniu dostarczanemu przez Yousign klient otrzymuje najbardziej intuicyjną na rynku aplikację do pospisywania elektronicznego. Dostępne statystyki mówią, że aż 70 procent dokumentów wysłanych z Yousign podpisywanych jest w ciągu pierwszej godziny. Głównie dlatego, że użycie tej platformy gwarantuje płynne, spersonalizowane i innowacyjne doświadczenie. Stworzenie wniosku o podpis, dodanie dokumentu i osób, które powinny je podpisać zajmuje w Yousign dosłownie kilka minut. Proces podpisywania może z kolei przebiegać zdalnie lub twarzą w twarz z dowolnego urządzenia. Aplikacja zawiera również możliwość śledzenia procesu podpisywania w czasie rzeczywistym, ma także możliwość automatycznego uruchomienia przypomnień, jeśli któryś z kontrahentów zapomni o konieczności złożenia cyfrowej sygnatury. Ile zajęłyby czasu wszystkie te czynności, gdybyśmy musieli pracować jedynie na własnoręcznie podpisywanych dokumentach? Cały zaoszczędzony w ten sposób czas i środki finansowe możemy poświęcić na ważniejsze dla naszego biznesu sprawy.

Takie zadania jak księgowość, prawo, zasoby ludzkie, fakturowanie, wyceny i umowy handlowe są codziennością każdej firmy i wymagają poświęcenia godzin pracy, często o niskiej wartości dodanej. Podpis elektroniczny od Yousign pozwoli każdemu pracownikowi znacznie skrócić czas poświęcany na te zadania i poświęcić go swojej podstawowej działalności. Nie inaczej jest z konsumentami, którzy już w 2018 roku deklarowali szeroką chęć korzystania z dobrodziejstw elektronicznego podpisu w kontaktach z usługodawcami oraz urzędnikami. “Konsumenci mają  świadomość wielopłaszczyznowego zastosowania e-podpisu. Wiele osób chciałoby w ten sposób zawierać umowy z podmiotami reprezentującymi bardzo różnorodne obszary.”, tłumaczyła już kilka lat temu Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w Krajowej Izbie Rozliczeniowej. Podpis elektroniczny po prostu musi wyprzeć swojego starszego, odręcznego brata. Nie ma od tego odwrotu.

To, o czym powinno się jednak wiedzieć to różnice w rozwiązaniach, jakie dostarczają podpis elektroniczny i elektroniczny podpis kwalifikowany . Ten drugi spełniać musi dodatkowe warunki tzw. podpisu zaawansowanego, a osoba ubiegająca się o taki podpis musi przejść nieco szerszy proces weryfikacyjny. Osoba ubiegająca się o zwykły podpis elektroniczny nie przechodzi tego typu, rozszerzonej procedury, a dostawcy tego typu rozwiązań nie muszą spełniać tak rygorystycznych warunków działalności jak ci dostarczający podpis kwalifikowany, co nie oznacza jednak, że rozwiązania te są mniej bezpieczne. Niezależnie od tego, jakim podpisem się posługujemy, może on stanowić dowód przed sądem i nie można odmówić mu skutku prawnego, ani też dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym. Jednym słowem, czy posługujemy się podpisem odręcznym, czy też elektronicznym, konsekwencje z jego użycia są identyczne.

Yousign to firma z siedzibą we Francji. To europejski lider w dziedzinie dostarczania usług podpisu elektronicznego. Firma skupia się przede wszystkim na przedsiębiorstwach zatrudniających poniżej tysiąca pracowników, pomagając im zredukować koszty związane z papierowym obiegiem dokumentów, koniecznością wykorzystywania usług kurierskich, czy sprostać innym wyzwaniom logistycznym, które bez wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów nie byłyby możliwe.