Klient nie zapłacił faktury? Regis pokazuje, że windykacja to nie jedyne rozwiązanie

Kwota niezapłaconych na czas faktur w województwie śląskim wyniosła 5,6 mld zł na koniec 2025 roku^. To niepokojąca liczba, biorąc pod uwagę, że zaraz po województwie mazowieckim stanowi drugi najwyższy wynik w Polsce. Dla firm z Jaworzna i całego regionu taka sytuacja oznacza, że statystycznie rzecz ujmując, mają one więcej szans, niż większości regionów w naszych kraju, na to, że któraś z wystawionych faktur nie zostanie opłacona na czas. Co wtedy? Jak wskazuje firma skupującą faktury Regis, windykacja jest jednym z możliwych rozwiązań, ale nie jedynym.

Pierwsza rzecz do wykonania, to oczywiście telefon lub mail do klienta. Jak to nie pomaga, to kolejnym krokiem będzie wezwanie do zapłaty. A jeśli takie pismo nie przyniesie żadnych efektów, to pozostaje zlecić windykację zewnętrznej firmie, która może oddać sprawę do sądu. Ewentualnie można jeszcze sprzedać fakturę.

Od czego zacząć? Od ustalenia, dlaczego doszło do opóźnienia. Brak płatności kilka dni po przekroczeniu terminu może okazać się zwykłym przeoczeniem. Jednak zupełnie inaczej należy traktować sprawę, w której klient od kilku tygodni obiecuje przelew, przestaje odbierać telefon albo ma już problemy z regulowaniem innych zobowiązań.

Ogromne znaczenie ma czas, w jakim są realizowane działania mające na celu odzyskanie należności. Przecież nieopłacona faktura oznacza dla każdej firmy dziurę w budżecie i brak środków na własne wydatki - wynagrodzenia, podatki, materiały czy inne materiały niezbędne do kolejnej realizacji. Szczególne znaczenie ma to dla mniejszych firm, które nie posiadają dużych rezerw gotówki.

Skala problemu jest widoczna również w danych branżowych. Na koniec 2025 roku zaległości handlu hurtowego i detalicznego wynosiły 8,7 mld zł, przemysłu 7,5 mld zł, a budownictwa 5,9 mld zł. W przypadku budownictwa kwota ta wzrosła w ciągu roku o ponad 295 mln zł^.

– Im wcześniej przedsiębiorca sprawdzi, jakie ma możliwości, tym łatwiej będzie mu wybrać rozwiązanie odpowiednie do sytuacji – wyjaśnia Piotr Brzostowiecki, Prezes firm skupującej faktury Regis sp. z o.o. – Czasem będzie nim dalsze dochodzenie zapłaty, a czasem korzystniejsza okaże się sprzedaż wierzytelności i szybsze odzyskanie gotówki – dodaje Piotr Brzostowiecki z Regis.

Podczas windykacji przedsiębiorca nadal pozostaje właścicielem wierzytelności wynikającej z faktury i czeka na odzyskanie należności. Korzystając ze skupu sprzedaje fakturę i otrzymuje za nią ustaloną wcześniej kwotę. To najważniejsza różnica.

Jeżeli firma wybierze windykację, jej celem jest doprowadzenie do zapłaty przez dłużnika. Może to nastąpić szybko, ale równie dobrze odzyskanie pieniędzy może wymagać kolejnych działań, a nawet skierowania sprawy do sądu.

Przy skupie faktur sytuacja wygląda inaczej. Firma przedstawia wierzytelność do analizy. Jeżeli zostanie ona zaakceptowana, otrzymuje ofertę jej zakupu. Po jej przyjęciu i dokonaniu cesji wierzytelności przedsiębiorca otrzymuje uzgodnioną cenę, a nabywca staje się nowym wierzycielem i przejmuje dalsze działania związane z odzyskaniem należności.

Oczywiście sprzedaż wierzytelności ma swoją cenę. Przedsiębiorca nie powinien zakładać, że za fakturę na 20 tys. zł automatycznie otrzyma dokładnie 20 tys. zł. Z drugiej strony nie musi już czekać, aż dłużnik zdecyduje się zapłacić. To właśnie dlatego przed wyborem rozwiązania warto odpowiedzieć sobie na proste pytanie, co w danej chwili jest ważniejsze – odzyskanie pełnej kwoty czy szybszy dostęp do pieniędzy?

Skup faktury warto wziąć pod uwagę wtedy, kiedy firma potrzebuje pieniędzy od razu i nie chce czekać na wynik windykacji, w tym sprawy prowadzonej w sądzie.

Wyobraźmy sobie niewielką firmę budowlaną. Zakończyła zlecenie, wystawiła fakturę na 40 tys. zł, termin płatności minął, a klient nadal nie zapłacił. Za kilka dni trzeba kupić materiały na kolejną budowę. Można czekać na przelew i ponawiać wezwania do zapłaty. Można też sprawdzić, czy faktura nadaje się do sprzedaży.

Podobny problem może mieć hurtownik, który potrzebuje środków na kolejną dostawę towaru, albo producent czekający na zapłatę od odbiorcy. W takich przypadkach liczy się nie tylko to, ile pieniędzy uda się odzyskać, ale również, kiedy będą one dostępne.

Sprzedaż wierzytelności może mieć sens w sytuacji, kiedy przedsiębiorca po prostu nie chce poświęcać kolejnych tygodni na telefony, wiadomości i pilnowanie płatności. Po zawarciu umowy cesji to nabywca wierzytelności staje się wierzycielem i zajmuje się dalszym dochodzeniem należności.

Nie oznacza to jednak, że skup długu zawsze będzie korzystniejszy od windykacji. Jeżeli dłużnik deklaruje zapłatę w krótkim terminie i przedsiębiorca może na nią poczekać, sprzedaż wierzytelności może nie być potrzebna. Decyzję warto podejmować po porównaniu dostępnych możliwości i kosztów.

Nie. Sam fakt, że termin płatności minął, nie oznacza jeszcze, że firma zajmująca się skupem zdecyduje się kupić daną fakturę. Każda sprawa wymaga wcześniejszej analizy.

Znaczenie ma przede wszystkim to, jaka firma jest dłużnikiem, ile wynosi należność i jaki jest termin płatności, a także z czego wynika kwota. Sprawdza się również dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub dostarczenie towaru. Jeżeli klient kwestionuje fakturę, zgłasza zastrzeżenia do wykonanej pracy albo twierdzi, że zlecenie zostało już rozliczone, ma to wpływ na możliwość jej zakupu.

Problemem może również okazać się sytuacja, w której dokumentacja jest niepełna. Sama faktura nie zawsze wystarczy. Z pewnością pomocne będą takie potwierdzenia sprzedaży usługi lub towaru, jak:

• zamówienie,

• umowa,

• protokół odbioru,

• potwierdzenie dostawy,

• korespondencja prowadzona z klientem.

– Właściciel firmy może przesłać fakturę do analizy, ale dopiero po sprawdzeniu dokumentów i sytuacji finansowej, w jakiej znajduje się firma dłużnika możemy powiedzieć, czy wierzytelność nadaje się do skupu i na jakich warunkach możemy ją odkupić – wyjaśnia Piotr Brzostowiecki z spółki skupującej faktury Regis.

Dlatego przed podjęciem decyzji o tym, czy sprzedać fakturę czy nie warto zebrać dokumenty dotyczące transakcji i przekazać firmie skupującej pełne informacje o sprawie. Pozwala to szybciej ocenić wierzytelność i przedstawić konkretną ofertę.

Cena zależy od konkretnej faktury i wyniku jej analizy. Nie ma jednej stawki, którą można zastosować do każdej niezapłaconej należności.

Pod uwagę brana jest między innymi kwota zadłużenia, termin wymagalności, sytuacja dłużnika oraz dokumenty potwierdzające zakup towaru lub wykonanie usługi. Znaczenie ma również to, czy klient kwestionuje obowiązek zapłaty i jakie działania zostały wcześniej podjęte w tej konkretnej sprawie.

Dlatego dwóch przedsiębiorców, którzy mają faktury na taką samą kwotę, może otrzymać różne oferty. Faktura na 30 tys. zł wystawiona firmie działającej i regulującej inne zobowiązania będzie oceniana inaczej niż wierzytelność o tej samej wartości wobec przedsiębiorstwa mającego poważne problemy finansowe.

Trzeba pamiętać, że cena zakupu będzie niższa od kwoty, która znajduje się na fakturze. W zamian właściciel firmy otrzymuje pieniądze bez dalszego czekania na płatność od swojego klienta. Przed zaakceptowaniem oferty warto więc policzyć, czy takie rozwiązanie jest dla firmy opłacalne.

Do wstępnej analizy potrzebna jest przede wszystkim faktura oraz informacje pozwalające potwierdzić, z czego wynika należność. W zależności od sprawy mogą być potrzebne także dodatkowe dokumenty.

Może to być umowa lub zamówienie, potwierdzenie dostarczenia towaru, protokół odbioru wykonanych prac czy korespondencja z kontrahentem. Jeżeli dłużnik zgłaszał zastrzeżenia albo przedsiębiorca uzgadniał z nim nowy termin zapłaty, również warto o tym poinformować.

Im bardziej kompletna jest dokumentacja, tym mniej kwestii trzeba później wyjaśniać. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, kiedy z samej faktury nie wynika, czy usługa została wykonana zgodnie z ustaleniami albo czy towar rzeczywiście trafił do odbiorcy.

Przed przekazaniem dokumentów warto też sprawdzić podstawowe dane na fakturze, takie jak kwota, termin płatności czy dane kontrahenta. Jeśli do faktury została wystawiona korekta, trzeba ją również uwzględnić. Firma analizująca wierzytelność powinna znać jej rzeczywistą wartość oraz aktualny stan rozliczeń z dłużnikiem.

Można dochodzić zapłaty samemu, zlecić windykację albo sprzedać wierzytelność. To, które rozwiązanie wybrać, zależy od sytuacji firmy dłużnika i tego, jak szybko potrzebne są pieniądze.

Jeśli termin płatności minął kilka dni temu, zwykle warto zacząć od kontaktu z klientem. Całkiem możliwe, że wystarczy przypomnienie i ustalenie konkretnego terminu przelewu. Gorzej, jeśli minęły już tygodnie, a zamiast pieniędzy pojawiają się tylko kolejne obietnice zapłaty.

Wtedy trzeba zdecydować, co robić dalej. Można rozpocząć windykację i próbować odzyskać całą należność. Drugą możliwością jest sprzedaż wierzytelności. Firma otrzymuje wówczas ustaloną kwotę, a dalszym dochodzeniem zapłaty zajmuje się jej nabywca.

Wykupienie długów przez firmę zewnętrzną może być brane pod uwagę zwłaszcza wtedy, kiedy brak płatności zaczyna przeszkadzać w prowadzeniu firmy. Trzeba kupić towar, zapłacić dostawcy albo wyłożyć pieniądze na materiały do kolejnego zlecenia. Czekanie przez następne tygodnie nie zawsze się wtedy opłaca.

Nie oznacza to, że każdą przeterminowaną fakturę trzeba od razu sprzedawać. Cena jej zakupu będzie niższa od kwoty, którą powinien zapłacić klient. Jeśli więc dłużnik ma tylko niewielkie opóźnienie i wszystko wskazuje na to, że ureguluje należność, rozsądniej może być jeszcze poczekać.

Nie ma tu jednej reguły. W rozmowach z przedsiębiorcami specjaliści Regis spotykają się zarówno z fakturami krótko po terminie, jak i należnościami, na które firmy czekają od wielu miesięcy. Każda z takich sytuacji wymaga osobnej oceny.

Przypisy:

https://media.big.pl/informacje-prasowe/866286/mapa-kondycji-platniczej-firm-sprawdz-w-jakim-regionie-najlepiej-robic-interesy
Tamże