Uwaga na bariery

W procesie komunikacji występuje wiele przeszkód. Podczas przesyłania informacji w kanale komunikacji, przy kodowaniu i dekodowaniu, na jej jakość i dokładność ma wpływ szum wewnętrzny i zewnętrzny. Nie inaczej jest w komunikacji między pracodawcą a pracownikami.

W skutecznej komunikacji interpersonalnej strony uczestniczące w procesie komunikacji radzą sobie z występującymi barierami: różnicami w postrzeganiu, emocjami, niezgodnością komunikatów werbalnych i niewerbalnych czy brakiem zaufania między sobą. Przekładając to na organizację, menedżer – nadawca powinien podejmować działania w celu zwiększenia potencjalnych korzyści płynących ze skutecznej komunikacji i minimalizowania potencjalnych problemów.

Niespójne sygnały
Ludzie o odmiennej wiedzy i odmiennych doświadczeniach mogą często inaczej postrzegać to samo zjawisko. Pracownik mający ponadprzeciętne efekty pracy jest chwalony przez przełożonego w obecności innych pracowników. Pochwała ma na celu pokazanie, że jego wysiłek został zauważony oraz zmotywowanie pozostałych do osiągania równie wysokich wyników. Jednakże reakcja pracowników może diametralnie różnić się od oczekiwanej przez przełożonego. Zaczynają okazywać wrogość wobec wyróżnionego pracownika uważając, że np. podlizuje się szefowi.

„Tak” to „tak” czy „nie”?
Problemem mogą stać się sprzeczne lub niespójne sygnały wysyłane przez nadawcę. Osoba często zmieniająca zdanie w danej kwestii, deklarująca coś i nietrzymająca się tego powoduje zakłócenia w komunikacji. Różnice w postrzeganiu mogą wiązać się z różnicami językowymi – semantyką. Występuje to, gdy użyte w komunikacie słowa oznaczają co innego u nadawcy i u odbiorcy. Przyjmując, że w każdym języku występują słowa czy całe sformułowania posiadające wiele znaczeń i mogące być różnie interpretowane i odczytywane, należy zwrócić uwagę na to, aby odbiorca odebrał komunikat o znaczeniu zakładanym przez nadawcę.
Podobnie przedstawia się sytuacja z brakiem podobieństw znaczeń gestów oraz innych symboli u nadawcy i odbiorcy. Może to być uwarunkowane różnicami kulturowymi, sytuacją, w jakiej używa się określonych symboli, a nawet pozycją społeczną jednej lub drugiej strony. Jako przykład może posłużyć gest potakiwania głową w Bułgarii. Ruch głową z lewej strony na prawą oznacza „tak”, natomiast z góry do dołu – „nie”. W Polsce przyjęta jest odwrotna interpretacja tych gestów, co w praktyce, u osób niezdających sobie z tego sprawy, może doprowadzić do nieporozumień.

Minimalizowanie skutków różnic w postrzeganiu można przeprowadzać na kilka sposobów. Przede wszystkim należy formułować komunikat w sposób umożliwiający jego prawidłowe zrozumienie przez odbiorców o różnych poglądach i doświadczeniach. W przypadku nowej terminologii, którą ma posługiwać się wiele osób, należałoby przeprowadzić szkolenia wyjaśniające i ujednolicające znaczenie. Poznanie osobiste, bezpośrednie stron, swoich życiowych doświadczeń, pomaga nawiązaniu kontaktu i właściwego zrozumienia komunikatów. Empatia, czyli wczucie się w sytuację drugiej strony i próba spojrzenia z jej punktu widzenia oraz zwłoka pozwalająca przeanalizować istotne informacje, to metody dające szansę uniknięcia niejednoznaczności informacji. Pomocne jest też powtarzanie informacji, które doszły do odbiorcy, w celu upewnienia się, czy zostały dobrze odebrane i zrozumiane oraz zadawanie pytań w celu lepszego ich zrozumienia. Jako przykład ilustrujący występuje komunikat docierający do różnych działów firmy, informujący o konieczności przygotowania do sprzedaży wyrobu w „krótkim czasie”. Dla komórki badawczo rozwojowej „krótki czas” może oznaczać 2-3 lata, dla komórki finansowej 3-6 miesięcy a dla komórki sprzedaży kilka tygodni.

Publikacja sfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu
Społecznego. Projekt "Szkoła nie tylko dla dzieci" jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego
Funduszu Społecznego.
[url="http://www.szkolanietylkodladzieci.eu"]http://www.szkolanietylkodladzieci.eu


UWAGA: Archiwum dyskusji na forum znajdziesz tutaj.