Własny biznes bez papierologii. Jak uporządkować księgowość?

Prowadzisz firmę po to, żeby rozwijać pomysł, zdobywać klientów i zarabiać – nie po to, żeby wieczorami pilnować deklaracji, faktur i terminów. Księgowość da się jednak uporządkować tak, aby nie zajmowała więcej uwagi, niż naprawdę musi.

Nieuporządkowane sprawy księgowe rzadko wynikają wyłącznie z braku wiedzy. Znacznie częściej problemem jest brak czasu, odkładanie dokumentów na później i brak prostego systemu, według którego trafiają one do księgowości.

Do tego dochodzi stres związany z urzędami i obawa, że jeden przeoczony termin pociągnie za sobą kolejne problemy. Im więcej przedsiębiorca próbuje pamiętać samodzielnie, tym łatwiej o pomyłkę.

Prowadzenie księgowości firmy wymaga przede wszystkim regularności, dlatego warto ustalić:

• gdzie trafiają wszystkie faktury i dokumenty,

• jak często są przekazywane do księgowości,

• kto pilnuje terminów,

• w jaki sposób zgłaszane są nietypowe wydatki lub zmiany w firmie.

Taki prosty schemat pozwala ograniczyć chaos bez tworzenia rozbudowanych procedur.

Obsługa księgowa firmy to znacznie więcej niż wpisywanie faktur do programu. Zakres obowiązków zależy od rodzaju działalności, formy opodatkowania i tego, czy firma zatrudnia pracowników.

Najczęściej obejmuje między innymi:

• ewidencję sprzedaży i kosztów,

  Reklama

• rozliczenia podatku dochodowego,

• rozliczenia VAT i przygotowanie JPK,

• rozliczenia składek ZUS,

• przygotowywanie wymaganych deklaracji,

• porządkowanie i przechowywanie dokumentacji,

• rozliczenia roczne,

• obsługę kadrowo-płacową, jeśli firma zatrudnia pracowników.

Księgowość powinna działać jako stały proces, a nie akcja ratunkowa pod koniec miesiąca. Regularne przekazywanie dokumentów daje czas na wychwycenie braków i poprawienie ewentualnych nieścisłości.

Przy prostej działalności i niewielkiej liczbie dokumentów część przedsiębiorców decyduje się prowadzić rozliczenia samodzielnie. Program księgowy może ułatwić takie zadanie, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów.

Nie podpowie w każdej sytuacji, jak potraktować nietypowy koszt, nie przeanalizuje indywidualnej sytuacji firmy i nie zastąpi konsultacji przy zmianach w przepisach. Im bardziej rozwija się firma, tym więcej pojawia się kwestii, których nie da się sprowadzić do samego wystawiania faktur.

Wtedy rozwiązaniem może być outsourcing księgowy. Przedsiębiorca nie tworzy własnego stanowiska księgowego, lecz przekazuje bieżące rozliczenia zewnętrznemu zespołowi. Tak działa między innymi TAX, wspierając firmy w księgowości, podatkach, finansach i sprawach kadrowych.

Najniższa cena nie zawsze oznacza najlepszą współpracę. Znacznie ważniejsze jest to, czy przedsiębiorca wie, co dokładnie przejmuje biuro i czego nadal oczekuje od niego.

Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić:

• jaki jest dokładny zakres obsługi,

• jak przekazywane są dokumenty,

• jak szybko można uzyskać odpowiedź na pytanie,

• czy biuro przypomina o ważnych płatnościach,

• jak wygląda pomoc w razie kontaktu z urzędem,

• które czynności są dodatkowo płatne,

• kto odpowiada za poszczególne etapy rozliczeń.

Ważne jest również doświadczenie zespołu i znajomość specyfiki danej działalności. Księgowość wymaga ciągłego śledzenia zmian, dlatego przedsiębiorca powinien mieć pewność, że nie musi sam informować swojego biura o nowych obowiązkach.

Kalendarz obowiązków zależy od sytuacji konkretnej firmy, ale w przypadku wielu jednoosobowych działalności regularnie powtarzają się dwa ważne terminy:

• do 20. dnia miesiąca – co do zasady przypada termin opłacenia składek ZUS przez przedsiębiorcę oraz wpłaty zaliczki na podatek dochodowy,

• do 25. dnia miesiąca – podatnicy VAT co do zasady przesyłają JPK_VAT i rozliczają podatek VAT za poprzedni okres.

Do tego dochodzą rozliczenia roczne, obowiązki kadrowe, aktualizacje danych czy informacje związane ze zmianami w prowadzonej działalności. Nie każda firma ma więc identyczny kalendarz.

Najważniejsze nie jest zapamiętanie wszystkich dat, ale stworzenie systemu, który nie pozwoli ich przeoczyć. Może to być kalendarz z przypomnieniami, harmonogram przygotowany wspólnie z księgowością albo po prostu stały sposób komunikowania kwot i terminów płatności.

Nie potrzeba do tego skomplikowanego systemu. W małej firmie wystarczy często kilka prostych zasad:

1. Jedno miejsce na dokumenty – zamiast faktur rozsianych po skrzynce mailowej, telefonie i kilku folderach.

2. Stały termin przekazywania dokumentów – np. raz w tygodniu, zamiast wszystkiego ostatniego dnia miesiąca.

   Reklama

3. Czytelne opisy dokumentów – zwłaszcza przy kosztach, których przeznaczenie nie jest oczywiste.

4. Szybkie informowanie o zmianach – zatrudnieniu pracownika, zakupie środka trwałego, zmianie rachunku czy nowej formie współpracy z kontrahentem.

5. Jasny podział odpowiedzialności – przedsiębiorca powinien wiedzieć, co musi zrobić sam, a czego dopilnuje biuro.

Dzięki temu księgowość przestaje być zbiorem przypadkowych działań wykonywanych pod presją terminów.

Uporządkowana księgowość nie polega na tym, że właściciel całkowicie przestaje interesować się finansami firmy. Powinien wiedzieć, ile zarabia, jakie ma zobowiązania i jakie decyzje wpływają na podatki. Nie musi jednak samodzielnie wykonywać każdej czynności związanej z rozliczeniami.

Dobrze ustawiony obieg dokumentów, regularny kontakt z księgowością i jasny podział obowiązków pozwalają ograniczyć liczbę formalności, o których trzeba pamiętać każdego dnia. Dzięki temu więcej czasu zostaje na sprzedaż, klientów i rozwój – czyli dokładnie na to, dla czego powstała firma.