Wszystko, co powinno się wiedzieć o wirtualnych biurach

Każdy mniejszy lub średni przedsiębiorca wie, jak ważna jest oszczędność pieniędzy w przypadku niewielkiego biznesu. Coraz popularniejsze staje się przenoszenie swoich działalności gospodarczych do przestrzeni wirtualnej, gdyż jest to po prostu bardziej opłacalne i firma w ten sposób może stać się rozpoznawalna na większą skalę.  

Spoglądając na to jednak z perspektywy potencjalnego klienta, przed zakupem usług każdy z nas decyduje się na sprawdzenie firmy, z którą będzie miał okazję współpracować. Zwraca się uwagę między innymi na adres siedziby wybranej działalności gospodarczej. Z reguły, gdy adres ten mieści się w okolicach centrum miasta, spoglądamy na tę firmę bardziej przychylnie.  

Jak działa wirtualne biuro? 

Przedsiębiorcy, którym do prowadzenia firmy wystarczy tylko i wyłącznie komputer, mogą skorzystać z usług biur wirtualnych. Polega to na tym, że firma zajmująca się wynajmem takich miejsc, udostępnia nam prestiżowy adres siedziby, który będzie widniał w sieci jako osiedlenie naszej placówki. W dużej mierze redukuje to koszty związane z wynajmem biur fizycznych, więc jeśli takie biuro nie jest nam potrzebne, to e-biuro będzie dla nas świetną propozycją. 

Rola biur wirtualnych nie kończy się bezpośrednio na udostępnieniu nam adresu. Ich obowiązkiem jest również zajmowanie się odbieraniem za nas korespondencji, która przychodzi na adres firmowy. Przydaje się to w głównej mierze, kiedy nasza praca łączy się z częstymi wyjazdami. W ten sposób listy, które byłyby wysyłane na nasz adres prywatny, nie wracają z powrotem do nadawcy, a bezpiecznie czekają na nasz odbiór w biurze.   

Inne korzyści wynikające z posiadania e-biura 

Działalności, które decydują się udostępnić nam wirtualne biuro stale rozszerzają swoją ofertę, dbając przy tym o dobro klientów. W ich pakiecie możemy znaleźć chociażby wynajem sali konferencyjnej w przypadku, gdyby doszło do nagłego spotkania biznesowego oraz pomoc w sprawach takich jak przygotowanie pieczątki czy pozyskanie dotacji na rozwój działalności. 

Jednym z założeń wirtualnych biur jest zachowanie prywatności klienta. Na skutek wynajmu adresu, osoba fizyczna posiadająca firmę może chronić swój prywatny adres zamieszkania tak, aby nie był on wyraźnie widniejący w Internecie. 

Czy to wszystko jest legalne? 

Przedsiębiorcy mający obawy co do legalności udostępniania adresów mogą być spokojni. W 2014 roku Naczelny Sąd Administracyjny wydał orzeczenie w sprawie coworkingu oraz biur wirtualnych mówiące, że działalności gospodarcze mogą być wykonywane na zasadzie posiadania wynajętego adresu. Odnośnie odprowadzania podatku w Urzędzie Skarbowym miejmy na uwadze jednak, że musi zostać tam podany nasz prywatny adres. 

Na co zwrócić uwagę przed najmem takiego biura? 

W pierwszej kolejności, konieczne jest sprawdzenie czy firma, z którą chcemy zawrzeć umowę posiada swój lokal na własność, czy również go wynajmuje. Następnie warto przejrzeć regulamin umowy i poszukać w nim wzmianek o ukrytych kosztach oraz potencjalnej kaucji. Zaleca się również przejrzeć dokładnie zakres obowiązujących usług oraz zapytać o godziny otwarcia w celu odbioru korespondencji.