Czym kierować się przy wyborze sali na konferencję?

Aby choć po części oszczędzić naszym czytelnikom tego problemu, postaramy się przybliżyć aspekty jakie wziąć należy pod rozwagę dokonując rezerwacji.

Zapytaliśmy menadżera Śląskiego Kompleksu "Sztygarka", w którym znajdują się sale konferencyjne przeznaczone na różnego typu okazje, o czym przede wszystkim należy pamiętać szukając sali na konferencję? "Przede wszystkim pamiętać musimy, że pomieszczenie powinno zostać optymalnie dostosowane do liczby uczestników. Nierozsądnym byłoby bowiem wynajmowanie przestronnej, kilkusetosobowej sali, w której to podczas konferencji przebywać będzie do tuzina słuchaczy". Równie niekomfortowa może okazać się sytuacja odwrotna, kiedy to w niewielkiej sali będzie musiało tłoczyć się kilkadziesiąt osób. Z uwagi na ten fakt, priorytetem powinno być dla nas sporządzenie listy zadeklarowanych uczestników, którzy to z dużą dozą prawdopodobieństwa pojawią się na widowni podczas wydarzenia. Do całkowitej liczby takich osób w zależności od zainteresowania konferencją dodać powinniśmy od 10 do 20 % miejsc, a dopiero po uzyskaniu ostatecznego wyniku przystąpić do rezerwacji pomieszczenia odpowiadającego wymogom przedsięwzięcia."

Aspektem kluczowym, bez którego nie może się odbyć żadna wysokiej klasy konferencja jest dostęp do wszelkiej maści urządzeń multimedialnych – w tym do telewizora, rzutnika, komputera, czy sprzętu audio. Podczas dokonywania rezerwacji nie zapomnijmy także zapytać właścicieli sali o dostępność Internetu bezprzewodowego. Jeszcze do niedawna był to wyłącznie dodatek, który nie przesądzał o jakości wydarzenia, jednakże w dobie postępującej komputeryzacji, coraz większa liczba prelegentów przygotowuje swoje prezentacje na programach dostępnych w Chmurze (jak na przykład popularna aplikacja Prezi), dzięki czemu mogą się oni dzielić swoją wiedzą z innymi niezależnie od miejsca w którym się znajdują. Jedynym wymogiem jaki musi zostać spełniony jest właśnie dostęp do relatywnie szybkiego łącza internetowego, bez którego przedstawienie materiałów lub ich pobranie z konta pocztowego okazać się może niemożliwe.

W sytuacji, gdy wynajmujemy salę w sezonie letnim lub zimowym, upewnić się powinniśmy, że pomieszczenie, które pragniemy zarezerwować na konferencję gwarantuje odpowiednio wydajne ogrzewanie i/lub klimatyzację. Pozwoli to zapewnić nie tylko słuchaczom, ale i osobom prowadzącym wykłady oraz ćwiczenia komfort podczas jakże istotnego dla nich wydarzenia. Jeżeli uda nam się zaoszczędzić na wynajmie choćby niewielką sumę, warto ją przeznaczyć na catering lub choćby niewielkie poczęstunki dla wszystkich uczestników – znacznie podniesie to rangę wydarzenia, jednocześnie odsuwając od nich konieczność samodzielnego poszukiwania posiłków lub napojów w pobliskich sklepach, barach, czy restauracjach. Kiedy już zadbamy o wszystkie te aspekty, możemy skupić się na opracowywaniu planu ramowego wydarzenia i trzymaniu kciuków, aby prelegenci wypadli jak najlepiej!